# HR-Kennzahlen: Definitionen und Formeln, die im ganzen Unternehmen gleich gelesen werden > 35 HR-Kennzahlen mit Formel, Einheit und Lesart, geordnet nach den acht Feldern der Personalarbeit. Von Time-to-Fill über Frühfluktuation bis Entgeltgefälle und Stammdatenqualität. URL: https://techport.ai/hr-beratung/kennzahlen --- 1. [HR-Beratung](/hr-beratung)/ 2. HR-Kennzahlen Wissen # HR-Kennzahlen Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am 21\. August 2026 Eine Kennzahl ist nur dann eine, wenn sie in jedem Bereich gleich berechnet wird. Die Fluktuationsquote, die in der Produktion Austritte durch Kopfzahl zum Jahresende teilt und in der Verwaltung durch den Durchschnittsbestand, ist keine Kennzahl, sondern ein Streitpunkt. Diese Sammlung enthält die Kennzahlen, mit denen wir in Projekten arbeiten, mit Formel, Einheit und einer Lesart, die sagt, was der Wert bedeutet und was nicht. Sie ist als Referenz gedacht: Übernehmen Sie die Definitionen in Ihr HR-System, und jede Auswertung beginnt beim Inhalt statt bei der Rechenweise. Zielwerte nennen wir bewusst nur als Orientierung, weil sie von Branche, Region und Größe abhängen. [Strategie und Planung](#kpi-strategie-und-planung)[Recruiting](#kpi-recruiting)[Onboarding und Entwicklung](#kpi-onboarding-und-entwicklung)[Vergütung und Bindung](#kpi-verguetung-und-bindung)[Mobilität und Austritt](#kpi-mobilitaet-und-austritt)[HR-Daten und Systeme](#kpi-hr-daten-und-systeme)[Mitbestimmung und Compliance](#kpi-mitbestimmung-und-compliance)[Kommunikation und Change](#kpi-kommunikation-und-change) ## Strategie und Planung [Zum Themenfeld](/hr-beratung/strategie-und-planung) ### Besetzungsdauer kritischer Rollen Formel Summe der Kalendertage von Vakanzbeginn bis Arbeitsbeginn der Nachfolge, geteilt durch Anzahl der besetzten kritischen Rollen im Zeitraum Einheit Tage Lesart Misst das Risiko der Personalplanung dort, wo es wehtut. Nur für Rollen, die als kritisch definiert sind. Werte über 180 Tagen zeigen, dass Nachfolgeplanung oder Talent-Pool fehlen. ### Nachfolgeabdeckung Formel Anzahl kritischer Rollen mit mindestens einer sofort oder binnen zwölf Monaten bereiten Nachfolge, geteilt durch Anzahl kritischer Rollen, mal 100 Einheit Prozent Lesart Die wichtigste Kennzahl der Nachfolgeplanung. Unter 50 Prozent ist das Schlüsselpersonenrisiko ein Thema für die Geschäftsführung. ### Altersrisiko kritischer Rollen Formel Anzahl Inhaber kritischer Rollen ab 58 Jahren, geteilt durch Anzahl Inhaber kritischer Rollen, mal 100 Einheit Prozent Lesart Zeigt, wie viel Schlüsselwissen in den nächsten fünf bis acht Jahren das Unternehmen verlässt. Grundlage für Wissenstransfer und Übergangsmodelle. ### Beschäftigte je HR-Vollzeitkraft Formel Durchschnittliche Anzahl Beschäftigter im Jahr, geteilt durch Vollzeitäquivalente in HR inklusive Abrechnung Einheit Verhältnis Lesart Im Mittelstand liegen die Werte meist zwischen 60 und 120. Ein niedriger Wert ist nicht gut oder schlecht, er zeigt, wie viel Routine noch bei Menschen liegt statt im System. ### Personalkosten im Verhältnis zur Wertschöpfung Formel Gesamte Personalkosten, geteilt durch Bruttowertschöpfung, mal 100 Einheit Prozent Lesart Die Kennzahl, die HR mit der Sprache der Geschäftsführung verbindet. Nur im Zeitvergleich und innerhalb der Branche aussagekräftig. ## Recruiting [Zum Themenfeld](/hr-beratung/recruiting) ### Time-to-Approve Formel Kalendertage von Eingang der Personalanforderung bis zur dokumentierten Freigabe, im Durchschnitt je Zeitraum Einheit Tage Lesart Der unsichtbare Teil der Besetzungsdauer. Über fünf Tage zeigt, dass der Freigabeprozess nicht im System läuft. ### Time-to-Fill Formel Kalendertage von Veröffentlichung der Ausschreibung bis zur Annahme des Angebots, im Durchschnitt je Zeitraum Einheit Tage Lesart Misst die Leistung von Sourcing und Auswahl. Getrennt nach Stellenfamilie auswerten, ein Durchschnitt über alle Stellen verdeckt die Engpässe. ### Time-to-Start Formel Kalendertage von Annahme des Angebots bis zum ersten Arbeitstag Einheit Tage Lesart Hängt von Kündigungsfristen ab und ist nur begrenzt steuerbar. Entscheidend ist, was in dieser Zeit passiert, siehe Pre-Boarding. ### Kosten je Einstellung Formel Summe aller externen und internen Recruiting-Kosten im Zeitraum, geteilt durch Anzahl Einstellungen Einheit Euro Lesart Interne Kosten einschließen, sonst erscheint Active Sourcing teuer und die Anzeige günstig. Je Kanal auswerten. ### Kanalertrag Formel Anzahl Einstellungen über einen Kanal, geteilt durch Anzahl Bewerbungen über diesen Kanal, mal 100 Einheit Prozent Lesart Zeigt, welcher Kanal liefert und welcher nur Aufwand erzeugt. Ergänzend den Verbleib nach zwölf Monaten je Kanal betrachten. ### Angebotsannahmequote Formel Anzahl angenommener Angebote, geteilt durch Anzahl unterbreiteter Angebote, mal 100 Einheit Prozent Lesart Unter 80 Prozent deutet auf Probleme bei Gehalt, Geschwindigkeit oder Erlebnis im Auswahlprozess hin. Absagegründe erfassen. ### Verbleibquote nach zwölf Monaten Formel Anzahl Einstellungen eines Jahrgangs, die nach zwölf Monaten noch beschäftigt sind, geteilt durch Anzahl Einstellungen des Jahrgangs, mal 100 Einheit Prozent Lesart Die eigentliche Qualitätskennzahl des Recruitings. Je Kanal und Auswahlverfahren auswerten, dann lernen Sie, was bei Ihnen vorhersagt. ## Onboarding und Entwicklung [Zum Themenfeld](/hr-beratung/onboarding-und-entwicklung) ### Frühfluktuation Formel Anzahl Austritte mit weniger als zwölf Monaten Betriebszugehörigkeit, geteilt durch Anzahl Einstellungen in den vorangegangenen zwölf Monaten, mal 100 Einheit Prozent Lesart Der Gradmesser für Onboarding und Auswahlqualität. Nach Kündigungsseite trennen: Arbeitgeber oder Beschäftigte. ### Time-to-Productivity Formel Durchschnittliche Anzahl Tage bis zum Erreichen der mit dem Fachbereich definierten Produktivitätsschwelle je Stellenfamilie Einheit Tage Lesart Die Schwelle muss je Stellenfamilie definiert sein, etwa eigenständige Bearbeitung eines Standardvorgangs. Ohne Definition ist die Kennzahl wertlos. ### Fristgerechte Pflichtunterweisungen Formel Anzahl Beschäftigter mit allen fälligen Unterweisungen und Nachweisen im Gültigkeitszeitraum, geteilt durch Anzahl Beschäftigter mit Unterweisungspflicht, mal 100 Einheit Prozent Lesart Alles unter 100 Prozent ist ein Haftungsrisiko. Die Kennzahl gehört in den Monatsbericht, nicht in die Auditvorbereitung. ### Abdeckung Entwicklungsgespräche Formel Anzahl Beschäftigter mit dokumentiertem Entwicklungsgespräch in den letzten zwölf Monaten, geteilt durch Anzahl Beschäftigter, mal 100 Einheit Prozent Lesart Misst, ob der Prozess gelebt wird. Je Führungskraft auswerten, das ist meist aussagekräftiger als der Gesamtwert. ### Weiterbildungsstunden je Beschäftigten Formel Summe der dokumentierten Lernstunden im Jahr, geteilt durch durchschnittliche Anzahl Beschäftigter Einheit Stunden Lesart Eine Aufwandskennzahl, keine Wirkungskennzahl. Nur zusammen mit der Veränderung der Kompetenzeinschätzung sinnvoll. ## Vergütung und Bindung [Zum Themenfeld](/hr-beratung/verguetung-und-bindung) ### Fluktuationsquote Formel Anzahl Austritte im Zeitraum, geteilt durch durchschnittliche Anzahl Beschäftigter im Zeitraum, mal 100 Einheit Prozent Lesart Immer mit Durchschnittsbestand rechnen und nach freiwilligen und unfreiwilligen Austritten trennen. Je Bereich, Stellenfamilie und Zugehörigkeit auswerten. ### Unbereinigtes Entgeltgefälle Formel Durchschnittliches Bruttostundenentgelt der Männer minus durchschnittliches Bruttostundenentgelt der Frauen, geteilt durch durchschnittliches Bruttostundenentgelt der Männer, mal 100 Einheit Prozent Lesart Die Kennzahl, die nach der Entgelttransparenz-Richtlinie berichtet wird, je Gruppe gleichwertiger Arbeit und für alle Entgeltbestandteile. Ab fünf Prozent ohne Erklärung folgt die gemeinsame Entgeltbewertung. ### Bereinigtes Entgeltgefälle Formel Verbleibender Entgeltunterschied nach Geschlecht nach statistischer Kontrolle von Level, Erfahrung, Arbeitszeit und weiteren objektiven Kriterien Einheit Prozent Lesart Zeigt, welcher Teil des Gefälles nicht erklärt werden kann. Das ist der Teil, den Sie vor Gericht begründen müssten. ### Compa-Ratio Formel Individuelles Gehalt, geteilt durch Mittelwert des zugehörigen Gehaltsbands, mal 100 Einheit Prozent Lesart Werte zwischen 80 und 120 liegen im Band. Systematische Abweichungen nach Geschlecht, Alter oder Bereich sind Hinweise auf Ungleichbehandlung. ### Benefit-Nutzungsquote Formel Anzahl Beschäftigter, die ein Angebot im Jahr genutzt haben, geteilt durch Anzahl Anspruchsberechtigter, mal 100 Einheit Prozent Lesart Je Angebot auswerten. Unter 20 Prozent bedeutet: unbekannt, unpassend oder zu umständlich. ### Krankenquote Formel Summe der Ausfalltage durch Arbeitsunfähigkeit, geteilt durch Summe der Sollarbeitstage, mal 100 Einheit Prozent Lesart Nur aggregiert und ohne Diagnosen auswerten. Auffällige Bereiche sind ein Anlass für Gespräche über Arbeitsbedingungen, nicht über Personen. ### Beteiligungsquote Befragung Formel Anzahl abgegebener Antworten, geteilt durch Anzahl eingeladener Beschäftigter, mal 100 Einheit Prozent Lesart Sinkende Beteiligung heißt, die Belegschaft glaubt nicht mehr an Konsequenzen. Die Kennzahl misst das Vertrauen in den Prozess. ## Mobilität und Austritt [Zum Themenfeld](/hr-beratung/mobilitaet-und-austritt) ### Interne Besetzungsquote Formel Anzahl intern besetzter Stellen, geteilt durch Anzahl besetzter Stellen im Zeitraum, mal 100 Einheit Prozent Lesart Unter 20 Prozent ist ein Hinweis auf fehlende Sichtbarkeit oder Führungskräfte, die nicht loslassen. Getrennt für Führungspositionen auswerten. ### Rückkehrquote nach Elternzeit Formel Anzahl Beschäftigter, die zwölf Monate nach Ende der Elternzeit noch beschäftigt sind, geteilt durch Anzahl Rückkehrender, mal 100 Einheit Prozent Lesart Misst, ob Rückkehr und Vereinbarkeit funktionieren. Niedrige Werte sind teuer, weil erfahrene Beschäftigte gehen. ### Fristgerechte BEM-Angebote Formel Anzahl fristgerecht dokumentierter BEM-Angebote, geteilt durch Anzahl Beschäftigter mit mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten, mal 100 Einheit Prozent Lesart Alles unter 100 Prozent ist ein Risiko im Kündigungsschutzprozess. Die Kennzahl zeigt, ob die Frist im System erkannt wird. ### Wiedereinstellungsquote Formel Anzahl Einstellungen ehemaliger Beschäftigter, geteilt durch Anzahl Einstellungen im Zeitraum, mal 100 Einheit Prozent Lesart Rückkehrer sind schnell produktiv und günstig zu rekrutieren. Die Kennzahl misst die Qualität des Offboardings und der Alumni-Pflege. ## HR-Daten und Systeme [Zum Themenfeld](/hr-beratung/hr-daten-und-systeme) ### Stammdatenqualität Formel Anzahl Personendatensätze ohne Verstoß gegen definierte Qualitätsregeln, geteilt durch Anzahl aktiver Personendatensätze, mal 100 Einheit Prozent Lesart Die Regeln müssen definiert sein: Pflichtfelder gefüllt, Organisationszuordnung gültig, keine Dubletten, Konsistenz zu Abrechnung und Verzeichnisdienst. Unter 95 Prozent wird jede Auswertung angreifbar. ### Self-Service-Quote Formel Anzahl Vorgänge, die Beschäftigte oder Führungskräfte selbst im System abgeschlossen haben, geteilt durch Anzahl aller Vorgänge dieses Typs, mal 100 Einheit Prozent Lesart Je Vorgangstyp auswerten. Bei Standardvorgängen wie Adressänderung oder Urlaubsantrag sind über 90 Prozent erreichbar. ### Lösungsquote im Erstkontakt Formel Anzahl Anfragen, die ohne Weiterleitung abschließend beantwortet wurden, geteilt durch Anzahl Anfragen, mal 100 Einheit Prozent Lesart Die zentrale Kennzahl des HR-Servicedesks. Niedrige Werte zeigen Lücken in Wissensdatenbank oder Zuständigkeiten. ### Vollständigkeit der Zeiterfassung Formel Anzahl Beschäftigter mit lückenloser Arbeitszeiterfassung im Monat, geteilt durch Anzahl erfassungspflichtiger Beschäftigter, mal 100 Einheit Prozent Lesart Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts 2022 ist der Zielwert 100 Prozent. Die Kennzahl zeigt, wo Erfassung nicht gelebt wird. ## Mitbestimmung und Compliance [Zum Themenfeld](/hr-beratung/mitbestimmung-und-compliance) ### Bearbeitungsdauer von Hinweisen Formel Kalendertage von Eingang eines Hinweises bis zur Rückmeldung über Maßnahmen, im Durchschnitt und als Maximum Einheit Tage Lesart Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt die Rückmeldung innerhalb von drei Monaten. Das Maximum ist wichtiger als der Durchschnitt. ### Systeme mit gültiger Betriebsvereinbarung Formel Anzahl HR-relevanter Systeme, die von einer aktuellen Betriebsvereinbarung erfasst sind, geteilt durch Anzahl HR-relevanter Systeme, mal 100 Einheit Prozent Lesart Jedes System ohne Vereinbarung kann vom Betriebsrat gestoppt werden. Die Kennzahl setzt ein Systemverzeichnis voraus, das es oft noch nicht gibt. ## Kommunikation und Change [Zum Themenfeld](/hr-beratung/kommunikation-und-change) ### Nutzungsquote nach Go-live Formel Anzahl Beschäftigter oder Führungskräfte, die den neuen Prozess 90 Tage nach Go-live im System nutzen, geteilt durch Anzahl der vorgesehenen Nutzenden, mal 100 Einheit Prozent Lesart Die einzige Kennzahl, die sagt, ob ein Projekt sein Ziel erreicht hat. Unter 80 Prozent nach 90 Tagen heißt: Das Projekt ist nicht fertig. Rt Geschrieben von [Redaktion techport.ai](/ueber-uns), HR-Beratung Mehr als 15 Jahre Erfahrung in HR-Prozessen und HR-Systemen, Einführung von HR-Software in mittelständischen Unternehmen, Verhandlung von Betriebsvereinbarungen zu IT-Systemen. [Mehr über uns](/ueber-uns) Weiter im Angebot [ Software Individuelle Prozesssoftware für den Mittelstand. ](/loesungen)[ IT-Beratung Strategie, Architektur, Betrieb und Sicherheit. ](/it-beratung)[ IT-Reifegrad-Check In zehn Minuten zur Standortbestimmung. ](/it-beratung/reifegrad-check)[ HR-Reifegrad-Check 24 Aussagen, Ergebnis je Themenfeld. ](/hr-beratung/reifegrad-check)[ Förderung BAFA-Zuschuss und über 50 Programme für die Umsetzung. ](/foerderung)[ Prozesse in der Praxis Wie aus Abläufen belastbare Software wird. ](/sop-praxis)[ Daten und KI Auswertungen, Prognosen und Assistenzsysteme. ](/daten-ki)[ Über uns Wer hinter techport.ai steht. ](/ueber-uns)