# Abwesenheitsmanagement und BEM: Elternzeit, Langzeiterkrankung, Fristen im Griff > Elternzeit, Pflegezeit, Langzeiterkrankung und betriebliches Eingliederungsmanagement als Prozesse: Fristen automatisch erkennen, rechtssicher dokumentieren, Rückkehr gestalten. URL: https://techport.ai/hr-beratung/mobilitaet-und-austritt/abwesenheiten-bem --- 1. [HR-Beratung](/hr-beratung)/ 2. [Mobilität und Austritt](/hr-beratung/mobilitaet-und-austritt)/ 3. Abwesenheiten und Eingliederungsmanagement [Mobilität und Austritt](/hr-beratung/mobilitaet-und-austritt) # Abwesenheiten und Eingliederungsmanagement Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am 21\. August 2026 Eine Mitarbeiterin ist seit sieben Wochen krank. Das betriebliche Eingliederungsmanagement hätte nach sechs Wochen angeboten werden müssen. Niemand hat es bemerkt, weil die Fehlzeiten in der Zeitwirtschaft liegen und die Personalabteilung erst bei der Entgeltfortzahlung hinschaut. Ein Jahr später steht eine krankheitsbedingte Kündigung im Raum, und das Arbeitsgericht fragt als Erstes nach dem BEM. Abwesenheiten sind kein Verwaltungsthema. Elternzeit, Pflegezeit, Langzeiterkrankung und Eingliederung haben Fristen, Formvorschriften und Folgen für Planung, Abrechnung und Rückkehr. Wer sie als Prozess führt, vermeidet Haftung und gewinnt Menschen zurück. ## Woran Sie es merken * Das BEM wird angeboten, wenn jemand daran denkt. Die Dokumentation ist lückenhaft oder fehlt. * Elternzeitanträge, Teilzeitwünsche und Rückkehrtermine werden in Mails und Kalendern verwaltet. * Die Rückkehr nach längerer Abwesenheit ist ein Überraschungsmoment für alle Beteiligten. * Fehlzeiten werden berichtet, aber nicht nach Ursachen und Bereichen ausgewertet. ## Warum das passiert Abwesenheiten entstehen in der Zeitwirtschaft, werden in der Abrechnung relevant und haben Folgen im HR-System. Drei Systeme, drei Zuständigkeiten, kein Prozess, der sie verbindet. Das BEM hat zudem keinen natürlichen Eigentümer: HR, Führungskraft, Betriebsarzt und Schwerbehindertenvertretung sind beteiligt, und ohne Auslöser im System wartet jeder auf den anderen. ## So gehen wir vor 1. **Fristen automatisieren.** Das System erkennt aus den Fehlzeiten, wann die Sechs-Wochen-Grenze für das BEM erreicht ist, und löst das Angebot aus. Ebenso Fristen für Elternzeit, Pflegezeit und Rückkehrgespräche. 2. **BEM-Prozess standardisieren.** Einladung, Information, Gespräch, Maßnahmen, Abschluss, mit Vorlagen und getrennter Ablage, weil Gesundheitsdaten besonderen Schutz genießen. Der Prozess wird mit Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung vereinbart. 3. **Rückkehr gestalten.** Für jede längere Abwesenheit gibt es vor der Rückkehr ein Gespräch, einen aktualisierten Arbeitsplatz, Zugänge und einen Einarbeitungsplan. Das ist Onboarding in klein. 4. **Auswerten.** Fehlzeiten werden nach Bereich, Dauer und Muster ausgewertet, aggregiert und datenschutzkonform. Auffälligkeiten führen zu Gesprächen über Arbeitsbedingungen, nicht über Personen. ## Was Sie davon haben * Im Streitfall liegt ein dokumentiertes BEM vor, und das entscheidet über krankheitsbedingte Kündigungen. * Rückkehrende bleiben, weil die Rückkehr vorbereitet ist. * Fehlzeiten sinken dort, wo ihre Ursachen in den Arbeitsbedingungen liegen. ## Aus unseren Projekten Wenn wir BEM-Prozesse aufnehmen, ist der Auslöser fast nie automatisiert, und die Sechs-Wochen-Grenze wird in vielen Fällen erst Monate später bemerkt, wenn überhaupt. Die Automatisierung aus der Zeitwirtschaft ist technisch einfach und wird meist in wenigen Wochen umgesetzt. Die größere Arbeit ist die Abstimmung des Verfahrens mit Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung und Betriebsarzt, und sie lohnt sich, weil das Verfahren danach von allen getragen wird. ## Gut zu wissen [§ 167 Absatz 2 SGB IX](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9_2018/__167.html) verpflichtet Arbeitgeber, Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, ein Eingliederungsmanagement anzubieten, unabhängig von einer Schwerbehinderung. Das Angebot ist formfrei, muss aber belehren und dokumentiert sein. Seit Mai 2025 kann Elternzeit in Textform beantragt werden, die Schriftform ist nicht mehr erforderlich. Gesundheitsdaten aus dem BEM unterliegen Artikel 9 DSGVO und gehören nicht in die allgemeine Personalakte. ## Häufige Fragen Muss die Mitarbeiterin am BEM teilnehmen? Nein, die Teilnahme ist freiwillig. Die Pflicht des Arbeitgebers ist das ordnungsgemäße Angebot. Genau deshalb ist die Dokumentation des Angebots so wichtig: Sie belegt, dass Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind. Darf die Führungskraft die Fehlzeiten ihres Teams sehen? Dauer und Zeitraum ja, Diagnosen nie. Die Zugriffsrechte im System müssen das abbilden. Wir richten sie so ein, dass Führungskräfte planen können, ohne Gesundheitsdaten zu sehen. ## Sprechen wir über Abwesenheiten und Eingliederungsmanagement Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind. [Erstgespräch vereinbaren](/kontakt)[Unsere Beratung](/so-funktionierts) ## Weiterführend [Mobilität und AustrittOffboarding ohne WissensverlustWenn jemand geht, bleiben offene Zugänge, verlorenes Wissen und ein Eindruck. Wie Offboarding als Prozess im System läuft: Übergabe, Deprovisioning, Austrittsgespräch, Alumni.](/hr-beratung/mobilitaet-und-austritt/offboarding)[HR-Daten und SystemeArbeitszeiterfassung rechtssicher gestaltenDie Erfassungspflicht gilt seit 2022, das Gesetz zur elektronischen Erfassung ist im Entwurf. Was heute gilt, was 2027 kommen soll, wie Vertrauensarbeitszeit bleibt und wie ein System mit Betriebsrat eingeführt wird.](/hr-beratung/hr-daten-und-systeme/arbeitszeiterfassung)[Vergütung und BindungFlexible Arbeit und ArbeitszeitmodelleHybride Arbeit ohne Wildwuchs: Regeln, die für alle gelten, Arbeitszeitmodelle, die zur Arbeit passen, die geplante Wochenhöchstarbeitszeit und die Abbildung im System.](/hr-beratung/verguetung-und-bindung/flexible-arbeit)[WissenHR-Regulatorik-RadarWas gilt, was kommt, was Sie jetzt tun sollten.](/hr-beratung/regulatorik-radar)[WissenHR-KennzahlenDefinitionen und Formeln, die im ganzen Unternehmen gleich gelesen werden.](/hr-beratung/kennzahlen) Zurück zum Feld [Mobilität und Austritt](/hr-beratung/mobilitaet-und-austritt) ## Quellen * [§ 167 SGB IX, Praevention und betriebliches Eingliederungsmanagement](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9_2018/__167.html) * [§ 16 BEEG, Inanspruchnahme der Elternzeit](https://www.gesetze-im-internet.de/beeg/__16.html) * [Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj) Rt Geschrieben von [Redaktion techport.ai](/ueber-uns), HR-Beratung Mehr als 15 Jahre Erfahrung in HR-Prozessen und HR-Systemen, Einführung von HR-Software in mittelständischen Unternehmen, Verhandlung von Betriebsvereinbarungen zu IT-Systemen. Diese Seite gibt den Stand zum angegebenen Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen arbeiten wir mit Ihren Rechtsberatern zusammen. [Mehr über uns](/ueber-uns) Weiter im Angebot [ Software Individuelle Prozesssoftware für den Mittelstand. ](/loesungen)[ IT-Beratung Strategie, Architektur, Betrieb und Sicherheit. ](/it-beratung)[ IT-Reifegrad-Check In zehn Minuten zur Standortbestimmung. ](/it-beratung/reifegrad-check)[ HR-Reifegrad-Check 24 Aussagen, Ergebnis je Themenfeld. ](/hr-beratung/reifegrad-check)[ Förderung BAFA-Zuschuss und über 50 Programme für die Umsetzung. ](/foerderung)[ Prozesse in der Praxis Wie aus Abläufen belastbare Software wird. ](/sop-praxis)[ Daten und KI Auswertungen, Prognosen und Assistenzsysteme. ](/daten-ki)[ Über uns Wer hinter techport.ai steht. ](/ueber-uns)