# Bewerberdaten DSGVO-konform: Löschfristen, Talent-Pool, AGG-Aufbewahrung > Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden? Löschkonzept zwischen AGG-Fristen und DSGVO, Einwilligung für Talent-Pools, Auskunftsrechte und die Rolle des Bewerbermanagementsystems. URL: https://techport.ai/hr-beratung/recruiting/bewerberdaten-dsgvo --- 1. [HR-Beratung](/hr-beratung)/ 2. [Recruiting](/hr-beratung/recruiting)/ 3. Bewerberdaten und Datenschutz [Recruiting](/hr-beratung/recruiting) # Bewerberdaten und Datenschutz Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am 21\. August 2026 In fast jedem Bewerbermanagementsystem, das wir sehen, liegen Daten von Menschen, die sich vor fünf, sechs oder zehn Jahren beworben haben. Lebensläufe, Zeugnisse, Gesprächsnotizen, manchmal Gesundheitsangaben. Niemand hat sie gelöscht, weil niemand festgelegt hat, wann. Und niemand nutzt sie, weil niemand weiß, ob er darf. Das ist ein Risiko ohne Nutzen. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald der Zweck entfällt. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gibt abgelehnten Bewerbenden Fristen für Entschädigungsansprüche. Zwischen beidem liegt ein Löschkonzept, das wenige Seiten braucht und das die meisten Unternehmen nicht haben. ## Woran Sie es merken * Auf die Frage, wie lange Bewerberdaten gespeichert werden, gibt es keine einheitliche Antwort. * Löschungen passieren manuell, wenn jemand daran denkt. * Ein Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO löst Hektik aus, weil niemand weiß, wo überall Daten liegen. * Für den Talent-Pool gibt es keine dokumentierte Einwilligung. ## Warum das passiert Bewerberdaten entstehen in vielen Kanälen: Portal, E-Mail, Dienstleister, persönliche Postfächer von Führungskräften. Das Bewerbermanagementsystem ist nur ein Ort von vielen. Und die Frist ist unbequem: Löschen nach zwei Monaten wäre zu früh wegen möglicher AGG-Ansprüche, Aufbewahren ohne Ende ist verboten. Ohne klare Regel passiert das Bequemste, nämlich nichts. ## So gehen wir vor 1. **Datenflüsse aufnehmen.** Wir zeichnen auf, wo Bewerberdaten entstehen, wohin sie fließen und wo Kopien liegen. Persönliche Postfächer und Dienstleister sind die üblichen blinden Flecken. 2. **Löschkonzept festlegen.** Wir definieren Fristen je Fall: abgelehnt ohne Kontakt, abgelehnt nach Gespräch, eingestellt, Talent-Pool mit Einwilligung. In der Praxis hat sich für abgelehnte Bewerbende eine Frist von sechs Monaten nach Absage bewährt, weil Ansprüche nach dem AGG innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht und innerhalb von weiteren drei Monaten eingeklagt werden müssen. 3. **Im System automatisieren.** Löschung und Anonymisierung laufen im Bewerbermanagementsystem nach Regel, nicht nach Erinnerung. Für den Talent-Pool wird die Einwilligung im System eingeholt, dokumentiert und bei Ablauf erneuert. 4. **Prozesse schließen.** Führungskräfte bekommen Bewerbungsunterlagen nur noch im System, nicht per Mail. Dienstleister werden vertraglich verpflichtet, Daten nach Abschluss zu löschen. Auskunftsersuchen bekommen einen Standardprozess mit Frist. ## Was Sie davon haben * Sie können jedem Bewerbenden und jeder Aufsichtsbehörde in einem Satz sagen, was mit den Daten passiert. * Der Talent-Pool wird nutzbar, weil die Rechtsgrundlage stimmt. * Datenpannen durch verstreute Kopien werden unwahrscheinlich. ## Aus unseren Projekten Bei Datenflussaufnahmen im Recruiting finden wir Bewerberdaten fast immer an Orten, die niemand auf der Liste hatte: in Postfächern von Führungskräften, in Teams-Kanälen, bei Dienstleistern ohne Löschvereinbarung. Das Löschkonzept selbst ist in ein bis zwei Wochen geschrieben. Die eigentliche Arbeit ist, die Nebenwege zu schließen, und das gelingt nur, wenn Führungskräfte Unterlagen ausschließlich im System bekommen. ## Gut zu wissen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Bewerbungsverfahren ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, ergänzt um [§ 26 BDSG](https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html), dessen Fortgeltung nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs umstritten ist. Für die Speicherung über das Verfahren hinaus braucht es eine Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a, die freiwillig, informiert und widerrufbar sein muss. Der Betriebsrat hat bei der Einführung und Änderung des Bewerbermanagementsystems mitzubestimmen. ## Häufige Fragen Dürfen wir Bewerbungen per E-Mail überhaupt noch annehmen? Ja. Sie müssen die Daten dann aber in das System überführen und die Mail löschen. Ein Bewerbungsportal ist der einfachere Weg, weil der Datenfluss von Anfang an kontrolliert ist. Was ist mit Gesprächsnotizen der Führungskräfte? Sie sind Bewerberdaten und unterliegen denselben Fristen und dem Auskunftsrecht. Notizen gehören ins System, nicht in private Ordner, und sie sollten sich auf die dokumentierten Auswahlkriterien beziehen. ## Sprechen wir über Bewerberdaten und Datenschutz Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind. [Erstgespräch vereinbaren](/kontakt)[Unsere Beratung](/so-funktionierts) ## Weiterführend [RecruitingSourcing-Kanäle und Talent-PoolsWelche Recruiting-Kanäle wirklich liefern, wie ein Talent-Pool aufgebaut und DSGVO-konform gepflegt wird, warum Mitarbeiterempfehlungen meist ungenutzt bleiben und wie Personaldienstleister gesteuert werden.](/hr-beratung/recruiting/sourcing-und-talentpools)[HR-Daten und SystemeStammdatenqualität und Single Source of TruthDieselbe Person in fünf Systemen mit fünf Wahrheiten: Wie ein HR-Datenmodell entsteht, welches System führend ist, wie Bereinigung und Schnittstellen funktionieren und wie Qualität dauerhaft gehalten wird.](/hr-beratung/hr-daten-und-systeme/stammdaten)[Mitbestimmung und ComplianceHR-Software und BetriebsratJedes HR-System ist mitbestimmungspflichtig, auch ohne Überwachungsabsicht. Wie die Einführung mit dem Betriebsrat gelingt: frühe Information, Rahmenbetriebsvereinbarung, Datenschutzkonzept, KI-Klauseln.](/hr-beratung/mitbestimmung-und-compliance/betriebsrat)[WissenHR-Regulatorik-RadarWas gilt, was kommt, was Sie jetzt tun sollten.](/hr-beratung/regulatorik-radar)[WissenHR-GlossarBegriffe der Personalarbeit, kurz erklärt.](/hr-beratung/glossar) Zurück zum Feld [Recruiting](/hr-beratung/recruiting) ## Quellen * [Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj) * [§ 26 BDSG, Datenverarbeitung fuer Zwecke des Beschaeftigungsverhaeltnisses](https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html) * [§ 15 AGG, Entschaedigung und Schadensersatz](https://www.gesetze-im-internet.de/agg/__15.html) * Europaeischer Gerichtshof, Urteil vom 30. Maerz 2023, C-34/21 (Beschaeftigtendatenschutz) Rt Geschrieben von [Redaktion techport.ai](/ueber-uns), HR-Beratung Mehr als 15 Jahre Erfahrung in HR-Prozessen und HR-Systemen, Einführung von HR-Software in mittelständischen Unternehmen, Verhandlung von Betriebsvereinbarungen zu IT-Systemen. Diese Seite gibt den Stand zum angegebenen Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen arbeiten wir mit Ihren Rechtsberatern zusammen. [Mehr über uns](/ueber-uns) Weiter im Angebot [ Software Individuelle Prozesssoftware für den Mittelstand. ](/loesungen)[ IT-Beratung Strategie, Architektur, Betrieb und Sicherheit. ](/it-beratung)[ IT-Reifegrad-Check In zehn Minuten zur Standortbestimmung. ](/it-beratung/reifegrad-check)[ HR-Reifegrad-Check 24 Aussagen, Ergebnis je Themenfeld. ](/hr-beratung/reifegrad-check)[ Förderung BAFA-Zuschuss und über 50 Programme für die Umsetzung. ](/foerderung)[ Prozesse in der Praxis Wie aus Abläufen belastbare Software wird. ](/sop-praxis)[ Daten und KI Auswertungen, Prognosen und Assistenzsysteme. ](/daten-ki)[ Über uns Wer hinter techport.ai steht. ](/ueber-uns)