# Digitale Personalakte für den Mittelstand | techport.ai > Digitale Personalakte mit Stammdaten, Verträgen und Dokumenten, Rechten je Rolle und Zugriffsprotokoll. Teil der techport HR Suite. Jetzt Demo anfragen. URL: https://techport.ai/hr-software/digitale-personalakte --- 1. [HR-Software](/hr-software)/ 2. Digitale Personalakte techport HR Suite # Digitale Personalakte: Stammdaten, Verträge und Dokumente an einem Ort Die Papierakte steht im Schrank, die Stammdaten liegen im Abrechnungsprogramm, der unterschriebene Vertrag als Scan im Netzlaufwerk. Die digitale Personalakte der techport HR Suite führt das zusammen: Stammdaten, Beschäftigung, Organisation, Dokumente, Maßnahmen, Aufgaben und Verlauf je Person. Wer was sieht, regeln Rollen, und jeder Zugriff auf ein Dokument wird protokolliert. Die Personalakte ist Teil der Personalverwaltung und arbeitet mit Recruiting, Onboarding und Urlaubsverwaltung auf derselben Datenbasis. [Demo anfragen](/kontakt?thema=hr-suite)[Alle Module der HR Suite](/hr-software) ## Kennen Sie das? * Für eine Bescheinigung sucht HR erst den Ordner, dann die aktuelle Adresse und dann die richtige Vorlage. * Wer die Akte zuletzt eingesehen hat, lässt sich bei Papier nicht sagen. * Eine Vertragsänderung ist genehmigt, aber die Wochenstunden stehen in der Akte noch auf dem alten Stand. * Teilzeit, zweiter Vertrag, neue Kostenstelle: Die Historie lässt sich nur aus Mails rekonstruieren. * Mitarbeitende schicken Adressänderungen per Mail, und HR tippt sie ab. * Am zweiten Standort gibt es eine eigene Akte, die niemand mit der ersten abgleicht. ## Was in der digitalen Personalakte steht Jede Akte ist in Bereiche gegliedert: * **Stammdaten:** die Personalstammdaten wie Name, Anschrift und Kontaktdaten. Eigene Zusatzfelder ergänzen, was Ihr Unternehmen darüber hinaus braucht. * **Beschäftigung:** Vertragsart, FTE, Wochenstunden, Entgeltgruppe und Kostenstelle, auch bei mehreren Verträgen je Person. * **Organisation:** Organisationseinheit, Stelle im Stellenplan und Führungskraft. * **Dokumente:** PDF-Dateien und Scans mit Kategorie, Sichtbarkeitsstufe, Versionen und Zugriffsprotokoll. * **Maßnahmen:** Änderungen an Arbeitszeit, Vertragsart, Team, Position, Führungskraft oder Befristung, jeweils mit Vorher und Nachher. * **Aufgaben und Verlauf:** offene Aufgaben zur Person und eine Historie aller Änderungen. Saubere Stammdaten sind die Grundlage jeder Personalverwaltung. Wie Sie Altdaten vor der Übernahme bereinigen, beschreibt unsere [Beratung zu HR-Stammdaten](/hr-beratung/hr-daten-und-systeme/stammdaten). ## Wer was sieht: Rechte, Sichtbarkeit und Protokoll Personalakten enthalten sensible Daten. Deshalb sieht jede Rolle nur, was sie darf, und das prüft der Server bei jedem Aufruf, nicht nur die Oberfläche. HR arbeitet mit den Akten, Führungskräfte sehen ihr Team, Mitarbeitende ihre eigenen Daten. Eine Prüferrolle für Revision oder Datenschutz kann nur lesen. Für jedes Dokument wählen Sie eine von vier Sichtbarkeitsstufen und legen damit fest, wer es sehen darf. Jeder Zugriff auf ein Dokument wird protokolliert. Das Änderungsprotokoll hält fest, wer was wann geändert hat, mit Vorher und Nachher. Neue Versionen eines Dokuments ersetzen die alte Fassung nicht stillschweigend. Die Suite löscht Daten nach Ablauf der hinterlegten Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch. Für Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO und die Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO exportieren Sie die Daten je Person. Mehr zu Datenschutz und KI lesen Sie im Ratgeber [DSGVO-konforme KI](/hr-software/dsgvo-konforme-ki). ## Änderungen per Freigabe statt per Mail Personalmaßnahmen wie eine neue Arbeitszeit, ein Teamwechsel oder eine Entfristung laufen als Workflow mit mehrstufiger Freigabe. Die Akte zeigt Vorher und Nachher. Nach der Genehmigung übernimmt das System die neuen Werte automatisch, niemand muss sie nachtragen. Die Workflows gestalten Sie im Workflow-Builder ohne Programmierung, mit Fristen und Folgeaufgaben. Im Self-Service pflegen Mitarbeitende ihre eigenen Daten, sehen ihre Dokumente und stellen Anträge, etwa für eine neue Adresse oder eine Bescheinigung. Genehmigte Änderungen übernimmt das System in die Stammdaten. Führungskräfte starten im Self-Service Maßnahmen für ihr Team. ## Verträge und Bescheinigungen aus Vorlagen Verträge und Bescheinigungen entstehen aus Vorlagen mit Platzhaltern. Die Suite füllt sie mit den Daten aus der Akte und prüft, ob Angaben fehlen, bevor das Dokument erstellt wird. Das Ergebnis landet direkt in der Personalakte. Unterschrieben wird wie bisher, die unterschriebene Fassung legen Sie als Scan in der Akte ab. ## Personalakte digitalisieren: so gehen Sie vor 1. **Bestand aufnehmen.** Welche Unterlagen gibt es, wo liegen sie und welche brauchen Sie wirklich? 2. **Kategorien und Sichtbarkeit festlegen.** Am besten gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat. Die Einführung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. 3. **Stammdaten übernehmen.** Aus dem bisherigen System oder aus Tabellen, vorher geprüft auf Lücken und Dubletten. 4. **Papierakten scannen und einordnen.** Unterlagen mit gesetzlicher Schriftform, etwa befristete Verträge, Kündigungen und Aufhebungsverträge, bewahren Sie zusätzlich im Original auf. 5. **Fristen hinterlegen.** Mit Aufbewahrungs- und Löschfristen löscht die Suite Unterlagen nach Ablauf automatisch. Neue Mitarbeitende brauchen keine Papierakte mehr: Bei einer Einstellung im Recruiting entsteht die Personalakte automatisch, zusammen mit dem [Onboarding](/hr-software/onboarding). Auch die [Urlaubsverwaltung](/hr-software/abwesenheitsverwaltung) arbeitet mit denselben Stammdaten. ## Sehen Sie sich die digitale Personalakte in einer Demo an Wir zeigen Ihnen die Personalakte mit Ihren Fragen: vom Anlegen über Freigaben bis zum Zugriffsprotokoll. Danach wissen Sie, wie der Umstieg von Papier oder Altsystem bei Ihnen aussehen kann. [Demo anfragen](/kontakt?thema=hr-suite)[Alle Module der HR Suite](/hr-software) ## Häufige Fragen Was ist eine digitale Personalakte? Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der Personalakte. Stammdaten, Verträge, Bescheinigungen und weitere Unterlagen einer Person liegen in einem System statt im Ordner. Gute Lösungen regeln Zugriffe über Rollen, protokollieren Einsichten und löschen nach Fristablauf. In der techport HR Suite ist sie Teil der Personalverwaltung und mit Recruiting und Onboarding verbunden. Ist die digitale Personalakte Pflicht? Eine allgemeine Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, gibt es nicht (Stand Oktober 2026). Gemeint ist meist § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung: Bestimmte Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden, eine Befreiung ist nur bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Mehr dazu im Ratgeber [digitale Personalakte Pflicht](/hr-software/digitale-personalakte-pflicht). Was darf in der Personalakte stehen? In die Personalakte gehören Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen, etwa Vertrag, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Abmahnungen und Zeugnisse. Private Angaben ohne Bezug zur Arbeit gehören nicht hinein. Beschäftigte dürfen ihre Akte nach § 83 BetrVG einsehen und verlangen, dass ihre eigene Erklärung zum Inhalt beigefügt wird. Dürfen wir Papierakten nach dem Scannen vernichten? Für viele Unterlagen ja, für manche nicht. Dokumente mit gesetzlicher Schriftform sollten Sie im Original behalten, etwa die Befristungsabrede (§ 14 Abs. 4 TzBfG), Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB), weil ein Scan nicht denselben Beweiswert hat. Legen Sie das Vorgehen in einer Scan-Richtlinie fest und stimmen Sie es mit Datenschutz und Rechtsberatung ab. Wer darf die digitale Personalakte einsehen? Das legen Sie über Rollen fest. HR arbeitet mit den Akten, Führungskräfte sehen ihr Team, Mitarbeitende ihre eigenen Daten und die Dokumente, die für sie freigegeben sind. Eine Prüferrolle kann nur lesen. Jeder Zugriff auf ein Dokument wird protokolliert, sodass Sie später nachvollziehen können, wer welche Unterlage geöffnet hat. Was kostet die digitale Personalakte? Die digitale Personalakte ist Teil der Personalverwaltung in der techport HR Suite. Den Preis nennen wir auf Anfrage, er hängt von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden und den Modulen ab, die Sie nutzen. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmen. In einer Demo sehen Sie vorher, ob die Akte zu Ihren Abläufen passt. ## Weiterführend [techport HR Suite HR-Software HR-Software mit Personalverwaltung, Recruiting, KI-Bewerberbewertung und Firmenwissen in einer Plattform. Betrieb in Deutschland. Jetzt Demo anfragen. ](/hr-software)[techport HR Suite Urlaubsverwaltung Urlaubsverwaltung mit Anträgen, Resturlaub, Teamkalender und Krankmeldungen. Führungskräfte genehmigen im Browser, HR behält den Überblick. Demo anfragen. ](/hr-software/abwesenheitsverwaltung)[techport HR Suite Onboarding und Offboarding Onboarding-Software ab der Zusage: Personalakte und Aufgaben für HR, IT und Führungskraft entstehen automatisch. Inklusive Offboarding. Demo anfragen. ](/hr-software/onboarding)[techport HR Suite Bewerbermanagement Bewerbermanagement-Software mit Pipeline, Karriereseite und Talentpools, verbunden mit Personalakte und Onboarding. Demo der techport HR Suite anfragen. ](/hr-software/bewerbermanagement) Weiter im Angebot [ Software Individuelle Prozesssoftware für den Mittelstand. ](/loesungen)[ IT-Beratung Strategie, Architektur, Betrieb und Sicherheit. ](/it-beratung)[ IT-Reifegrad-Check In zehn Minuten zur Standortbestimmung. ](/it-beratung/reifegrad-check)[ HR-Reifegrad-Check 24 Aussagen, Ergebnis je Themenfeld. ](/hr-beratung/reifegrad-check)[ Förderung BAFA-Zuschuss und über 50 Programme für die Umsetzung. ](/foerderung)[ Prozesse in der Praxis Wie aus Abläufen belastbare Software wird. ](/sop-praxis)[ Daten und KI Auswertungen, Prognosen und Assistenzsysteme. ](/daten-ki)[ Über uns Wer hinter techport.ai steht. ](/ueber-uns)