# DSGVO-konforme KI im Unternehmen und im HR | techport.ai

> Was DSGVO-konforme KI ausmacht: Rechtsgrundlage, AV-Vertrag, Drittland, DSFA und Art. 22, dazu eine Checkliste für die Auswahl. Jetzt Ratgeber lesen.

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# DSGVO-konforme KI im Unternehmen und im HR

KI ist im Personalbereich angekommen: Stellentexte, Auswertung von Lebensläufen, Assistenten für interne Fragen. Mit jeder Anwendung stellt sich die Frage, unter welchen Bedingungen sie erlaubt ist. Dieser Ratgeber erklärt, was DSGVO-konforme KI ausmacht, welche Pflichten beim Arbeitgeber liegen und woran Sie einen Anbieter messen können.

Stand: 23. Oktober 2026. Der Text gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

## Was „DSGVO-konforme KI“ wirklich bedeutet

Die Aussage „DSGVO-konform“ auf einer Produktseite sagt wenig. Die Datenschutz-Grundverordnung richtet ihre Pflichten an den Verantwortlichen, also an das Unternehmen, das die KI einsetzt. Ob ein Einsatz rechtmäßig ist, entscheidet sich deshalb im eigenen Betrieb: am Zweck, an der Rechtsgrundlage und an der Ausgestaltung. Zwar kennt die DSGVO Zertifizierungen (Art. 42), sie mindern die Verantwortung des Verantwortlichen aber nicht.

Ein Anbieter kann die Voraussetzungen schaffen, etwa durch Rollen, Protokolle, Löschfristen und klare Verträge. Eine gute Arbeitsgrundlage ist die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz (DSK) vom 6. Mai 2024, gedacht als Prüfliste für Auswahl, Einführung und Nutzung.

## Rechtsgrundlage: Wann darf KI Beschäftigtendaten verarbeiten?

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Im Beschäftigungsverhältnis war dafür lange § 26 BDSG die zentrale Vorschrift. Der Europäische Gerichtshof hat am 30. März 2023 (C-34/21) eine wortgleiche hessische Regelung beanstandet, weil sie nicht den Anforderungen an „spezifischere Vorschriften“ nach Art. 88 DSGVO genügt. Seitdem gilt § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG als in Teilen nicht anwendbar.

In der Praxis stützen Arbeitgeber KI-Anwendungen deshalb direkt auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

*   **Buchstabe b:** Die Verarbeitung ist für den Arbeitsvertrag oder dessen Anbahnung erforderlich, etwa bei der Bearbeitung einer Bewerbung.
*   **Buchstabe c:** Eine rechtliche Pflicht verlangt die Verarbeitung, etwa im Sozialversicherungsrecht.
*   **Buchstabe f:** Ein berechtigtes Interesse überwiegt die Interessen der Beschäftigten. Das verlangt eine dokumentierte Abwägung.

Daneben können Betriebsvereinbarungen als Kollektivvereinbarung nach Art. 88 DSGVO eine Grundlage bilden, wenn sie die dort genannten Schutzmaßnahmen enthalten. Eine Einwilligung trägt im Arbeitsverhältnis dagegen selten, weil sie freiwillig sein muss und Beschäftigte vom Arbeitgeber abhängig sind. Für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien gelten zusätzlich die strengeren Regeln des Art. 9 DSGVO.

Ein eigenes Beschäftigtendatengesetz ist bis Oktober 2026 nicht verabschiedet. Halten Sie deshalb für jede KI-Funktion schriftlich fest, welchem Zweck sie dient und auf welche Rechtsgrundlage Sie sich stützen.

## Auftragsverarbeitung: der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO

Verarbeitet ein KI-Anbieter Daten in Ihrem Auftrag, ist er Auftragsverarbeiter. Dann brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt unter anderem:

*   Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Arten der Daten
*   die Bindung an Ihre Weisungen und die Vertraulichkeit
*   die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO
*   den Einsatz weiterer Unterauftragsverarbeiter nur mit Ihrer Genehmigung
*   die Unterstützung bei Betroffenenrechten und bei der Datenschutz-Folgenabschätzung
*   Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende

Bei KI kommt ein Punkt hinzu: Die DSK empfiehlt zu prüfen, ob Ein- und Ausgaben zum Training von Modellen genutzt werden, und dies möglichst auszuschließen. Lassen Sie sich außerdem eine vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standorten geben, einschließlich des Anbieters, dessen Sprachmodell genutzt wird.

## Drittlandtransfer: KI-Dienste aus den USA

Gelangen personenbezogene Daten in ein Land außerhalb der EU und des EWR, gelten die Regeln für Drittlandübermittlungen in Kapitel V der DSGVO (Art. 44 ff.). Das betrifft auch Fernzugriffe, etwa durch Support aus einem Drittland.

Für die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023 (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795). Er erlaubt Übermittlungen an US-Unternehmen, die nach dem Rahmen zertifiziert sind. Der Stand am 23. Oktober 2026:

*   Das Gericht der EU hat die Klage gegen den Beschluss am 3. September 2025 abgewiesen (T-553/23, Latombe).
*   Gegen dieses Urteil läuft ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof (C-703/25 P). Eine Entscheidung liegt noch nicht vor.
*   Der US Supreme Court hat am 29. Juni 2026 entschieden, dass Mitglieder der Federal Trade Commission jederzeit vom Präsidenten abberufen werden können (Trump v. Slaughter). Deren Unabhängigkeit war ein Baustein des Rahmens. Der Beschluss gilt weiter, Fachkanzleien raten aber zur Vorsorge.

Für die Praxis heißt das: Prüfen Sie, ob ein US-Empfänger zertifiziert ist, und vereinbaren Sie zusätzlich Standardvertragsklauseln als Rückfallebene. Läuft die KI ohne US-Dienst, stellt sich die Frage in dieser Form nicht.

## Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Birgt eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen, verlangt Art. 35 DSGVO vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Die Muss-Liste der deutschen Aufsichtsbehörden nennt ausdrücklich den Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Bewertung persönlicher Aspekte. Für eine KI-gestützte Bewertung von Bewerbungen ist eine DSFA deshalb regelmäßig nötig. Auch allgemein hält die DSK fest, dass beim Einsatz von KI eine DSFA vielfach erforderlich sein wird.

Für die DSFA brauchen Sie Angaben des Anbieters zu Funktionsweise, Datenarten und Grenzen des Systems. Achten Sie schon bei der Auswahl darauf, dass er diese Unterlagen liefert. Eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 der KI-Verordnung betrifft dagegen öffentliche Stellen und bestimmte Fälle, nicht den üblichen privaten Arbeitgeber.

## Art. 22 DSGVO: Der Mensch muss wirklich entscheiden

Nach Art. 22 DSGVO dürfen Menschen nicht einer Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich automatisiert fällt und rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. Eine Absage auf eine Bewerbung gehört dazu.

Der EuGH versteht das Verbot weit (SCHUFA-Urteil vom 7. Dezember 2023, C-634/21): Schon ein Score kann eine automatisierte Entscheidung sein, wenn er für die spätere Entscheidung maßgeblich ist. Die DSK nennt ein Beispiel aus dem Recruiting: Wertet eine KI alle Bewerbungen aus und verschickt selbstständig die Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, verstößt das gegen Art. 22 Abs. 1 DSGVO. Eine nur formelle Beteiligung eines Menschen reicht nicht. Er braucht echten Entscheidungsspielraum, und Zeitdruck darf nicht dazu führen, dass Ergebnisse ungeprüft übernommen werden.

Zudem können Betroffene eine verständliche Erläuterung des tatsächlich angewandten Verfahrens verlangen (EuGH, 27. Februar 2025, C-203/22). Nachvollziehbare Begründungen sind deshalb Voraussetzung für die Auskunft.

## KI-Verordnung und Betriebsrat: was zusätzlich gilt

Neben der DSGVO gilt die EU-KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689). Seit dem 2. August 2026 müssen KI-Systeme, die mit Menschen interagieren, als solche erkennbar sein (Art. 50). KI für Einstellung und Auswahl gilt als Hochrisiko-System (Anhang III Nr. 4). Die Pflichten für Arbeitgeber als Betreiber (Art. 26) gelten nach dem KI-Omnibus ab dem 2. Dezember 2027, darunter menschliche Aufsicht, Protokolle für mindestens sechs Monate und die vorherige Information von Arbeitnehmervertretung und Beschäftigten. Mehr dazu im Ratgeber [KI-Verordnung im HR](/hr-software/eu-ai-act-hr).

Der Betriebsrat bestimmt bei technischen Einrichtungen mit, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine Betriebsvereinbarung zur KI kann zugleich Rechtsgrundlage nach Art. 88 DSGVO sein. Details im Ratgeber [Betriebsrat und KI](/hr-software/betriebsrat-ki).

## KI-Hosting in Deutschland: was der Serverstandort bringt

Ein Betrieb in Deutschland oder der EU vereinfacht vieles, weil Fragen zum Drittlandtransfer entfallen oder kleiner werden. Der Standort ersetzt aber weder Rechtsgrundlage noch AV-Vertrag, DSFA oder die menschliche Entscheidung.

Wichtig ist, dass der Standort für die gesamte Kette gilt. Fragen Sie schriftlich nach:

*   Wo werden die Daten gespeichert, und wo laufen die Sicherungen?
*   Wo rechnet das Sprachmodell, also wo werden Ihre Eingaben verarbeitet?
*   Von wo greifen Support und Entwicklung zu?
*   Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, und zu welchem Konzern gehören sie?

Eine eigene Installation im Haus bietet die größte Kontrolle, verlangt aber eigene IT-Kapazität für Betrieb, Aktualisierungen und Sicherungen. Wie Sie KI im Unternehmen insgesamt steuern, beschreibt unsere Beratung zur [KI-Strategie](/it-beratung/it-strategie-und-steuerung/ki-strategie). Speziell zu Bewerbungen finden Sie Hinweise auf der Seite [Bewerberdaten und DSGVO](/hr-beratung/recruiting/bewerberdaten-dsgvo).

## Checkliste: Kriterien für die Auswahl

1.  Zweck und Rechtsgrundlage sind für jede KI-Funktion schriftlich festgelegt.
2.  Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor, mit Liste aller Unterauftragsverarbeiter und Standorte.
3.  Der Anbieter sichert zu, dass Ihre Daten nicht zum Training fremder Modelle genutzt werden.
4.  Der Standort gilt für Speicherung, Modell, Sicherungen und Support.
5.  Rollen und Rechte werden serverseitig geprüft, die Anmeldung ist mit zweitem Faktor möglich.
6.  Protokolle zeigen, wer wann was gesehen oder geändert hat, bei KI auch Eingaben, Ergebnisse und menschliche Entscheidungen.
7.  Löschfristen werden automatisch umgesetzt, Auskunft und Export je Person sind möglich (Art. 15 und 20 DSGVO).
8.  Die KI schlägt nur vor. Absagen und Aussortieren laufen nie automatisch.
9.  Der Anbieter liefert Unterlagen für DSFA und Betriebsrat, etwa eine Gebrauchsanweisung und Informationstexte.
10.  KI-Antworten sind als solche gekennzeichnet.

## So unterstützt die techport HR Suite

Die techport HR Suite nimmt Ihnen die Verantwortung als Arbeitgeber nicht ab. Sie liefert konkrete Maßnahmen für Ihre Dokumentation und die Abstimmung mit dem Betriebsrat.

**Betrieb auf Servern in Deutschland, auf Wunsch als eigene Installation bei Ihnen im Haus.** Das Sprachmodell der KI-Bewerberbewertung läuft auf den Servern der Installation, Lebensläufe gehen an keinen externen KI-Dienst. Die KI im [Firmenwissen](/hr-software/wissensmanagement-software) läuft in Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU, Ihre Inhalte werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet.

**Datenschutz im Alltag:**

*   Rollen und Rechte je Modul, serverseitig geprüft, Zwei-Faktor-Anmeldung
*   lückenloses Änderungsprotokoll (wer, was, wann, vorher und nachher) und ein Zugriffsprotokoll je Dokument in der [digitalen Personalakte](/hr-software/digitale-personalakte)
*   Aufbewahrungs- und Löschfristen mit automatischer Löschung, Auskunft und Export je Person
*   verschlüsselte, automatische Sicherungen
*   Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO

**Entwickelt für die Anforderungen der EU-KI-Verordnung:** In der KI-Bewerberbewertung werden persönliche Merkmale wie Name, Geburtsdatum, Nationalität und Foto vor der Bewertung abgetrennt. Kriterien werden nach AGG geprüft und als unveränderliche Version freigegeben. Die KI schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Absagen verschickt das System nie automatisch. Jede KI-Anfrage und jede menschliche Handlung wird protokolliert. Dazu gehören eine Gebrauchsanweisung und eine Vorlage „Information für Bewerberinnen und Bewerber“. Antworten im Firmenwissen sind als KI-Antwort gekennzeichnet.

Die KI-Bewerberbewertung ist nach unserer Einschätzung ein Hochrisiko-KI-System nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung. Wir bereiten die Konformitätsbewertung bis zum 2. Dezember 2027 vor. Einen Überblick über alle Module finden Sie auf der Seite [techport HR Suite](/hr-software).

## Prüfen wir gemeinsam Ihren KI-Einsatz

In der Demo zeigen wir, wie Rollen, Protokolle, Löschfristen und KI-Funktionen der techport HR Suite zusammenspielen. Den Preis nennen wir Ihnen auf Anfrage, abhängig von Mitarbeiterzahl und Modulen.

[Demo anfragen](/kontakt?thema=hr-suite)[Preis anfragen](/kontakt?thema=hr-suite)

## Häufige Fragen

Was ist DSGVO-konforme KI?

DSGVO-konforme KI ist kein Produktmerkmal, sondern ein Einsatz, der die Regeln der DSGVO einhält. Dazu gehören ein festgelegter Zweck, eine Rechtsgrundlage, ein AV-Vertrag mit dem Anbieter, bei Bedarf eine Datenschutz-Folgenabschätzung und eine echte menschliche Entscheidung. Der Anbieter liefert die technischen Voraussetzungen, verantwortlich bleibt das Unternehmen.

Dürfen Beschäftigte frei verfügbare KI-Chatbots für Personaldaten nutzen?

Personaldaten gehören nicht in frei verfügbare KI-Chatbots ohne Vertrag mit dem Anbieter. Es fehlen meist ein AV-Vertrag, Klarheit über Training mit Eingaben und über Drittlandtransfers. Die DSK empfiehlt betriebliche Konten, Regeln für die Nutzung und geschlossene Systeme, bei denen die Kontrolle über Ein- und Ausgaben beim Unternehmen liegt.

Braucht man für KI im Recruiting eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Ja, für eine KI-gestützte Bewertung von Bewerbungen ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung regelmäßig nötig. Die Muss-Liste der deutschen Aufsichtsbehörden nennt KI zur Bewertung persönlicher Aspekte ausdrücklich. Planen Sie die DSFA vor dem Start ein und fordern Sie vom Anbieter Unterlagen zur Funktionsweise, zu Datenarten und zu den Grenzen des Systems an.

Reicht ein Server in Deutschland für DSGVO-konforme KI?

Nein, ein Server in Deutschland allein reicht nicht. Er vereinfacht Fragen zum Drittlandtransfer, ersetzt aber weder Rechtsgrundlage noch AV-Vertrag, Datenschutz-Folgenabschätzung oder menschliche Entscheidung. Prüfen Sie außerdem, ob der Standort für die ganze Kette gilt: Speicherung, Sprachmodell, Sicherungen, Support und Unterauftragnehmer.

Ist das EU-US Data Privacy Framework noch gültig?

Ja, der Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 gilt weiter (Stand 23. Oktober 2026). Das Gericht der EU hat eine Klage im September 2025 abgewiesen, ein Rechtsmittel beim EuGH ist anhängig. Seit einem Urteil des US Supreme Court vom Juni 2026 raten Fachkanzleien, zusätzlich Standardvertragsklauseln als Rückfallebene zu vereinbaren.

Was gilt für den Datenschutz in der digitalen Personalakte?

Für die digitale Personalakte gelten dieselben Grundsätze wie für Papier: Es dürfen nur erforderliche Daten hinein, der Zugriff ist auf befugte Personen beschränkt, und Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht (§ 83 BetrVG). Digital kommen Rollen, Protokolle und Löschfristen hinzu, die sich technisch durchsetzen und nachweisen lassen.

## Quellen

*   Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 6, 9, 22, 28, 32, 35, 42, 44 ff., 88: [https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj) (abgerufen 23.10.2026)
*   § 26 BDSG: [https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg\_2018/\_\_26.html](https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html) (abgerufen 23.10.2026)
*   EuGH, Urteil vom 30.3.2023, C-34/21: [https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=de&num=C-34/21](https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=de&num=C-34/21)
*   EuGH, Urteil vom 7.12.2023, C-634/21 (SCHUFA): [https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=de&num=C-634/21](https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=de&num=C-634/21)
*   EuGH, Urteil vom 27.2.2025, C-203/22, Pressemitteilung: [https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2025-02/cp250022en.pdf](https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2025-02/cp250022en.pdf)
*   Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework): [https://eur-lex.europa.eu/eli/dec\_impl/2023/1795/oj](https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2023/1795/oj)
*   Gericht der EU, Pressemitteilung 106/25 vom 3.9.2025 zu T-553/23: [https://curia.europa.eu/site/upload/docs/application/pdf/2025-09/cp250106de.pdf](https://curia.europa.eu/site/upload/docs/application/pdf/2025-09/cp250106de.pdf)
*   EuGH, Rechtssache C-703/25 P (Rechtsmittel Latombe): [https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=de&num=C-703/25](https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=de&num=C-703/25) (abgerufen 23.10.2026)
*   Faegre Drinker, „Trump v. Slaughter: Implications … for EU-US Data Transfers and the Data Privacy Framework“, 17.9.2026: [https://www.faegredrinker.com/en/insights/publications/2026/9/trump-v-slaughter-implications-of-the-us-supreme-court-ruling-for-eu-us-data-transfers-and-the-data-privacy-framework](https://www.faegredrinker.com/en/insights/publications/2026/9/trump-v-slaughter-implications-of-the-us-supreme-court-ruling-for-eu-us-data-transfers-and-the-data-privacy-framework)
*   DSK, Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“, 6.5.2024: [https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20240506\_DSK\_Orientierungshilfe\_KI\_und\_Datenschutz.pdf](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20240506_DSK_Orientierungshilfe_KI_und_Datenschutz.pdf)
*   DSK, Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bei KI-Systemen, Juni 2025: [https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/DSK-OH\_KI-Systeme.pdf](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/DSK-OH_KI-Systeme.pdf)
*   DSK, Liste der Verarbeitungstätigkeiten, für die eine DSFA durchzuführen ist (Muss-Liste), Version 1.1: [https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/ah/20181017\_ah\_DSK\_DSFA\_Muss-Liste\_Version\_1.1\_Deutsch.pdf](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/ah/20181017_ah_DSK_DSFA_Muss-Liste_Version_1.1_Deutsch.pdf)
*   Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): [https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj)
*   Verordnung (EU) 2026/1744 (KI-Omnibus): [https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj)
*   § 87 BetrVG: [https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/\_\_87.html](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html)
*   § 83 BetrVG: [https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/\_\_83.html](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__83.html)

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