# Datenmigration planen: Analyse, Bereinigung, Testläufe und beweisbarer Abgleich > Warum Migrationen Projekte verzögern und wie es anders geht: Datenanalyse vor der Planung, Bereinigung mit den Fachbereichen, mehrere Testläufe, Abnahmekriterien und ein Abgleich, der belegbar ist. URL: https://techport.ai/it-beratung/einfuehren-und-veraendern/datenmigration --- 1. [IT-Beratung](/it-beratung)/ 2. [Einführen und verändern](/it-beratung/einfuehren-und-veraendern)/ 3. Datenmigration ohne Überraschungen [Einführen und verändern](/it-beratung/einfuehren-und-veraendern) # Datenmigration ohne Überraschungen Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am 21\. August 2026 Die Datenübernahme ist in Einführungsprojekten der häufigste Grund für Verzögerungen und zugleich der Teil, der am spätesten begonnen wird. Der Grund ist verständlich: Solange das neue System noch nicht steht, wirkt es sinnlos, sich mit alten Daten zu beschäftigen. Genau umgekehrt wäre es richtig. Die Datenanalyse gehört an den Anfang, weil ihr Ergebnis den Projektplan verändert. Eine Migration ist kein technischer Vorgang, sondern eine fachliche Entscheidung darüber, was mitkommt, in welcher Qualität und in welcher Struktur. Diese Entscheidung kann nur der Fachbereich treffen. ## Woran Sie es merken * Die Migration steht im Plan als ein Arbeitspaket kurz vor dem Produktivstart. * Niemand kann sagen, wie viele Kunden-, Artikel- oder Belegdatensätze tatsächlich aktiv sind. * Es gibt keine Regel dafür, was mit Altdaten geschieht, die nicht übernommen werden. * Der erste Testlauf ist gleichzeitig der Probelauf für den echten Umstieg. ## Warum das passiert Alte Datenbestände enthalten die Geschichte des Unternehmens, einschließlich aller Sonderfälle, Notlösungen und Fehleingaben aus zwanzig Jahren. Diese Vielfalt ist im Alltag unsichtbar, weil Menschen sie beim Lesen ausgleichen. Eine Migration gleicht nichts aus. Sie überträgt genau das, was da ist, in eine Struktur, die enger definiert ist als die alte. Deshalb tauchen Probleme erst im Testlauf auf, und deshalb ist der Aufwand ohne vorherige Analyse nicht schätzbar. ## So gehen wir vor 1. **Analysieren, bevor geplant wird.** Wir erheben Mengen, Vollständigkeit, Dubletten, Formate und Sonderfälle je Datenobjekt. Das Ergebnis ist eine Aussage darüber, wie viele Datensätze tatsächlich übernommen werden müssen und wo Nacharbeit nötig ist. Diese Zahlen bestimmen den Zeitplan. 2. **Entscheiden, was mitkommt.** Wir legen mit den Fachbereichen fest, welche Objekte übernommen werden, in welcher Tiefe und für welchen Zeitraum. Historie wandert häufig in ein Archiv statt ins neue System. Dazu gehört auch die Entscheidung, welche Altdaten aus rechtlichen Gründen weiter verfügbar sein müssen. 3. **Bereinigen und mehrfach testen.** Wir bereinigen im Quellsystem, solange es geht, und führen mindestens drei vollständige Testläufe durch, mit wachsender Genauigkeit und mit Prüfung durch die Fachbereiche. Jeder Lauf wird protokolliert, Abweichungen werden gezählt und behandelt. 4. **Abgleich beweisbar machen.** Wir definieren vor dem Umstieg, woran der Erfolg gemessen wird: Anzahl der Datensätze je Objekt, Summen je Konto, Stichproben nach festgelegtem Muster. Nach dem Umstieg wird dieser Abgleich dokumentiert und abgenommen, bevor das Altsystem abgeschaltet wird. ## Was Sie davon haben * Einen Zeitplan, der auf gezählten Daten beruht statt auf Annahmen. * Deutlich weniger Nacharbeit nach dem Produktivstart. * Einen dokumentierten Abgleich, der auch bei einer Prüfung Bestand hat. ## Aus unseren Projekten Die Zahl der tatsächlich aktiven Datensätze liegt fast immer deutlich unter der Zahl der vorhandenen, häufig bei einem Bruchteil. Diese Erkenntnis ist meist die beste Nachricht des ganzen Projekts, weil sie Aufwand spart, und sie kommt nur zustande, wenn jemand die Frage stellt, was aktiv eigentlich bedeutet. Der zweite regelmäßige Befund betrifft Felder, die zweckentfremdet wurden: Ein Bemerkungsfeld, das seit Jahren Lieferbedingungen enthält, oder eine Kundennummer, deren letzte Stelle eine Kategorie bezeichnet. Diese Fälle sind fachlich wichtig und in keiner Dokumentation zu finden, sondern nur im Gespräch mit den Personen, die täglich damit arbeiten. ## Gut zu wissen Steuerlich und handelsrechtlich relevante Daten unterliegen Aufbewahrungspflichten, die eine Abschaltung des Altsystems einschränken können. Buchungsbelege und Rechnungen sind seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV in der Regel acht Jahre aufzubewahren, andere Unterlagen wie Handelsbücher und Verfahrensdokumentationen zehn Jahre. Entscheidend ist, dass die Daten während der gesamten Frist maschinell auswertbar bleiben. Ein reiner Ausdruck genügt nicht. Klären Sie deshalb früh mit Ihrer Steuerberatung, ob die Historie ins neue System, in ein Archivsystem oder in einen weiterbetriebenen Lesezugriff auf das Altsystem gehört. ## Häufige Fragen Sollen wir Altdaten vor oder nach der Migration bereinigen? Vorher, im Quellsystem, weil die Fachbereiche dort die Daten kennen und weil jede Korrektur nach dem Umstieg doppelt zu prüfen ist. Ausnahme sind strukturelle Umstellungen, die im Altsystem gar nicht abbildbar sind. Sie gehören in die Umsetzungsregeln der Migration und werden dort dokumentiert. Wie lange sollten wir das Altsystem noch vorhalten? So lange, wie es für Aufbewahrungspflichten und für die Klärung von Rückfragen nötig ist, in der Regel zwischen einem und zehn Jahren, abhängig von der Art der Daten. Wichtig ist, den Zugriff früh auf einen Lesezugriff mit wenigen Berechtigten zu reduzieren, damit niemand versucht ist, dort weiterzuarbeiten. ## Sprechen wir über Datenmigration ohne Überraschungen Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind. [Erstgespräch vereinbaren](/kontakt)[Unsere Beratung](/so-funktionierts) ## Weiterführend [Entwickeln und beschaffenSoftware auswählen und einführenWie eine Softwareauswahl gelingt: Anforderungen aus Prozessen ableiten, Anbieter mit eigenem Drehbuch vergleichbar machen, Verträge prüfen, Migration planen und die Nutzung sichern.](/it-beratung/entwickeln-und-beschaffen/software-auswahl)[Daten und InformationStammdaten bereinigen und haltenWie Stammdaten sauber werden und bleiben: Qualität messen, gezielt bereinigen, Anlage und Pflege regeln, Dubletten verhindern und Qualitätskennzahlen dauerhaft im Blick behalten.](/it-beratung/daten-und-information/stammdatenqualitaet)[Architektur und AnwendungenERP-Strategie und SystemwechselWie die ERP-Entscheidung vorbereitet wird: Zustand des Systems bewerten, Anpassungen prüfen, Wechselkosten realistisch schätzen, Wartungsfristen einplanen und die Einführung planbar machen.](/it-beratung/architektur-und-anwendungen/erp-strategie)[WissenIT-KennzahlenDefinitionen und Formeln, die im ganzen Unternehmen gleich gelesen werden.](/it-beratung/kennzahlen)[WissenIT-GlossarBegriffe aus IT, Software und Sicherheit, kurz erklärt.](/it-beratung/glossar) Zurück zum Feld [Einführen und verändern](/it-beratung/einfuehren-und-veraendern) ## Quellen * [§ 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) * [§ 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html) Rt Geschrieben von [Redaktion techport.ai](/ueber-uns), IT-Beratung Mehr als 15 Jahre Erfahrung in IT-Projekten des Mittelstands, Auswahl und Einführung von Unternehmenssoftware, Aufbau von IT-Betrieb und Informationssicherheit in wachsenden Organisationen. Diese Seite gibt den Stand zum angegebenen Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen arbeiten wir mit Ihren Rechtsberatern zusammen. [Mehr über uns](/ueber-uns) Weiter im Angebot [ Software Individuelle Prozesssoftware für den Mittelstand. ](/loesungen)[ HR-Beratung Personalarbeit, Prozesse und Systeme. ](/hr-beratung)[ IT-Reifegrad-Check In zehn Minuten zur Standortbestimmung. ](/it-beratung/reifegrad-check)[ HR-Reifegrad-Check 24 Aussagen, Ergebnis je Themenfeld. ](/hr-beratung/reifegrad-check)[ Förderung BAFA-Zuschuss und über 50 Programme für die Umsetzung. ](/foerderung)[ Prozesse in der Praxis Wie aus Abläufen belastbare Software wird. ](/sop-praxis)[ Daten und KI Auswertungen, Prognosen und Assistenzsysteme. ](/daten-ki)[ Über uns Wer hinter techport.ai steht. ](/ueber-uns)