Rollout und Schulung
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Zwischen einem eingerichteten System und einem genutzten System liegt der Teil, den Projektpläne am knappsten kalkulieren. Schulung wird oft als Termin behandelt: ein Tag, alle Beteiligten, vier Wochen vor dem Start. Danach beginnt der Alltag, und die Hälfte des Gehörten ist weg, weil sie in der Schulung noch keinen Anlass hatte.
Ein Rollout gelingt, wenn Menschen genau dann lernen, wenn sie das Gelernte anwenden können, und wenn danach jemand erreichbar ist, der ihre Fragen beantwortet.
Woran Sie es merken
- Nach dem Start entstehen Umgehungslösungen, weil ein Schritt unklar ist.
- Dieselbe Frage erreicht die IT dreißigmal in der ersten Woche.
- Geschult wurde nach Abteilungen, obwohl die Aufgaben quer dazu liegen.
- Niemand weiß, wie viele Personen das neue System tatsächlich nutzen.
Warum das passiert
Schulungsaufwand wird unterschätzt, weil er in Angeboten als Position mit wenigen Tagen erscheint und weil er als Kostenblock ohne sichtbares Ergebnis wirkt. Dazu kommt der zeitliche Fehler: Geschult wird, wenn das System fertig ist, nicht wenn die Menschen es brauchen. Und geschult wird an einem sauberen Beispielfall, während der Alltag aus Ausnahmen besteht. Was fehlt, ist die Verbindung zwischen dem, was das System kann, und dem, was die einzelne Person morgen früh tun muss.
So gehen wir vor
- Nach Rollen planen. Wir gliedern die Einführung nach Tätigkeiten statt nach Abteilungen: Wer erfasst Aufträge, wer gibt frei, wer wertet aus. Jede Rolle bekommt genau das, was sie braucht, und nicht die vollständige Funktionsübersicht.
- Am eigenen Fall üben. Wir arbeiten in Schulungen mit echten Beispielen aus dem Unternehmen, einschließlich der Sonderfälle, die im Alltag am häufigsten vorkommen. Teilnehmende arbeiten selbst im System statt zuzusehen.
- Nah am Starttermin schulen. Wir legen Schulungen so, dass zwischen Lernen und Anwenden möglichst wenige Tage liegen, und ergänzen kurze Anleitungen für den Bildschirm daneben. Für größere Gruppen bilden wir Ansprechpersonen im Fachbereich aus, die vor Ort helfen können.
- Nach dem Start betreuen und messen. In den ersten Wochen richten wir eine erhöhte Betreuung ein, sammeln die häufigsten Fragen und beheben ihre Ursachen. Parallel messen wir die tatsächliche Nutzung und sprechen mit den Bereichen, in denen sie ausbleibt.
Was Sie davon haben
- Ein System, das nach zwei Wochen benutzt wird, nicht nach einem halben Jahr.
- Weniger Anfragen, weil Ursachen behoben werden statt Symptome.
- Belastbare Aussagen über die Nutzung statt Vermutungen.
Aus unseren Projekten
Die Fragen der ersten zwei Wochen nach dem Produktivstart sind die wertvollste Rückmeldung des gesamten Projekts. Wenn man sie erfasst und gruppiert, entstehen typischerweise fünf bis acht Themen, die den Großteil ausmachen. Fast immer lässt sich ein Teil davon durch eine Änderung an einer Einstellung, an einer Bezeichnung oder an einem Formular beheben, statt durch weitere Schulung. Wir planen deshalb bewusst Kapazität für Nachbesserungen in den ersten vier Wochen ein. Der zweite Befund: Ansprechpersonen im Fachbereich senken die Zahl der Anfragen an die IT deutlich, und zwar nicht wegen ihres Wissensvorsprungs, sondern weil die Hemmschwelle niedriger ist.
Häufige Fragen
Reichen Videos und Anleitungen statt Präsenzschulungen?
Für einfache Abläufe ja, und sie sind für das Nachschlagen ohnehin nützlich. Für alles, was Entscheidungen erfordert oder von Sonderfällen lebt, ist gemeinsames Üben deutlich wirksamer, weil dort die Fragen entstehen, die niemand vorher aufschreiben konnte. Eine gute Kombination ist kurze Präsenz für den Einstieg und Kurzanleitungen für den Alltag.
Wie messen wir, ob eine Einführung erfolgreich war?
Über Nutzung und Wirkung statt über Zufriedenheit. Nützliche Größen sind der Anteil der aktiven Nutzer je Rolle, der Anteil der Vorgänge, die im neuen System statt auf dem alten Weg laufen, die Zahl der Supportanfragen im Zeitverlauf und die fachliche Kennzahl, die sich verbessern sollte, etwa Durchlaufzeit oder Fehlerquote.
Sprechen wir über Rollout und Schulung
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
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