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IT-Kennzahlen

Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am 21. August 2026

Eine Kennzahl ist nur dann eine, wenn sie in jedem Bereich gleich berechnet wird. Eine Verfügbarkeit, die in der IT die Betriebszeit des Servers misst und im Vertrieb die Nutzbarkeit des Systems zur Auftragserfassung, ist keine Kennzahl, sondern ein Streitpunkt. Diese Sammlung enthält die Kennzahlen, mit denen wir in Projekten arbeiten, mit Formel, Einheit und einer Lesart, die sagt, was der Wert bedeutet und was nicht.

Sie ist als Referenz gedacht: Übernehmen Sie die Definitionen in Ihre Systeme, und jede Auswertung beginnt beim Inhalt statt bei der Rechenweise. Zielwerte nennen wir bewusst nur als Orientierung, weil sie von Branche, Größe und Betriebsmodell abhängen.

IT-Strategie und Steuerung

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Anteil Betrieb an den IT-Kosten

Formel: Kosten für Erhalt des laufenden Betriebs, geteilt durch gesamte IT-Kosten, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die wichtigste Steuerungsgröße der IT. Sie zeigt, wie viel Spielraum für Veränderung überhaupt bleibt. Werte über 80 Prozent bedeuten, dass ohne zusätzliches Budget nichts Neues entstehen kann.

IT-Kosten je Arbeitsplatz

Formel: Gesamte IT-Kosten im Jahr, geteilt durch Anzahl der ausgestatteten Arbeitsplätze
Einheit: Euro je Jahr
Lesart: Nur im Zeitvergleich und innerhalb derselben Branche aussagekräftig. Ein niedriger Wert kann Effizienz oder Unterinvestition bedeuten, deshalb immer zusammen mit Störungs- und Sicherheitskennzahlen lesen.

IT-Kosten im Verhältnis zum Umsatz

Formel: Gesamte IT-Kosten, geteilt durch Umsatz, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die Kennzahl, die IT mit der Sprache der Geschäftsführung verbindet. Die Spanne zwischen Branchen ist größer als innerhalb einer Branche, deshalb nur im eigenen Zeitverlauf bewerten.

Anteil abgeschlossener Vorhaben

Formel: Anzahl im Jahr abgeschlossener Vorhaben, geteilt durch Anzahl im Jahr aktiver Vorhaben, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Zeigt, ob zu viele Vorhaben gleichzeitig laufen. Ein niedriger Wert bei hoher Aktivität ist der klassische Hinweis auf fehlende Priorisierung.

Termintreue in Vorhaben

Formel: Anzahl Vorhaben, die innerhalb von 10 Prozent des geplanten Termins abgeschlossen wurden, geteilt durch Anzahl abgeschlossener Vorhaben, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Misst die Planungsqualität, nicht die Geschwindigkeit. Dauerhaft niedrige Werte deuten meist auf zu optimistische Kapazitätsannahmen hin, nicht auf schlechte Arbeit.

Architektur und Anwendungen

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Anzahl aktiver Anwendungen

Formel: Anzahl der Anwendungen mit mindestens einem aktiven Nutzer in den letzten 90 Tagen
Einheit: Anzahl
Lesart: Grundgröße für Kosten, Sicherheit und Aufwand. Ein Anstieg ohne entsprechenden Nutzen ist ein Warnzeichen, ebenso eine große Differenz zur Zahl der bezahlten Anwendungen.

Anteil Anwendungen ohne Herstellerunterstützung

Formel: Anzahl Anwendungen ohne Sicherheitsaktualisierungen, geteilt durch Anzahl aktiver Anwendungen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Direkte Risikokennzahl. Jede dieser Anwendungen braucht einen datierten Plan zur Ablösung oder eine dokumentierte Entscheidung zur Risikoübernahme.

Anteil Anwendungen mit benanntem Eigentümer

Formel: Anzahl Anwendungen mit fachlichem Eigentümer, geteilt durch Anzahl aktiver Anwendungen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Anwendungen ohne Eigentümer sind erfahrungsgemäß am schlechtesten gepflegt und am schwersten abzulösen. Werte unter 80 Prozent zeigen eine Lücke in der Verantwortung.

Anzahl produktiver Schnittstellen

Formel: Anzahl der aktiv betriebenen Datenverbindungen zwischen Systemen
Einheit: Anzahl
Lesart: Wächst die Zahl schneller als die Zahl der Anwendungen, entsteht eine Landschaft, deren Änderungsaufwand überproportional steigt. Ab etwa zehn bis fünfzehn Verbindungen lohnt die Prüfung einer zentralen Integrationslösung.

Entwickeln und beschaffen

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Dauer bis zur Systementscheidung

Formel: Kalendertage von der Freigabe des Auswahlvorhabens bis zur dokumentierten Entscheidung
Einheit: Tage
Lesart: Für Fachsysteme im Mittelstand üblich sind 60 bis 90 Tage, für ein ERP deutlich mehr. Sehr kurze Werte bedeuten meist, dass die Anforderungsphase übersprungen wurde.

Anforderungsabdeckung

Formel: Anzahl der als Muss erfüllten Anforderungen, geteilt durch Anzahl der Muss-Anforderungen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Bewertungsgrundlage im Anbietervergleich. Nur belastbar, wenn alle Anbieter dasselbe Drehbuch mit denselben Daten durchlaufen haben.

Anteil freigegebener Werkzeuge

Formel: Anzahl der über den Freigabeweg eingeführten Werkzeuge, geteilt durch Anzahl aller neu eingeführten Werkzeuge, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Misst indirekt die Attraktivität Ihres Freigabeverfahrens. Ein niedriger Wert bedeutet nicht Regelverstoß, sondern dass der offizielle Weg zu langsam ist.

Bearbeitungsdauer einer Freigabeanfrage

Formel: Kalendertage von der Anfrage eines Fachbereichs bis zur Entscheidung, im Durchschnitt
Einheit: Tage
Lesart: Der wirksamste Hebel gegen Schatten-IT. Über zehn Tagen weichen Fachbereiche verlässlich auf eigene Wege aus.

Einführen und verändern

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Nutzungsgrad nach Einführung

Formel: Anzahl aktiver Nutzer im neuen System, geteilt durch Anzahl vorgesehener Nutzer, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die einzige Kennzahl, die zeigt, ob eine Einführung erfolgreich war. Messung 30 und 90 Tage nach dem Produktivstart, getrennt nach Rolle und Bereich.

Migrationsabweichung

Formel: Anzahl abweichender Datensätze im Abgleich nach der Migration, geteilt durch Anzahl migrierter Datensätze, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Wird vor dem Umstieg als Abnahmekriterium festgelegt. Abweichungen sind nach Objekt getrennt zu bewerten, weil eine falsche Bestandsmenge schwerer wiegt als eine fehlende Notiz.

Änderungserfolgsquote

Formel: Anzahl Änderungen ohne Störung oder Rückabwicklung, geteilt durch Anzahl durchgeführter Änderungen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Misst die Qualität des Änderungsverfahrens. Werte unter 90 Prozent deuten auf fehlende Testumgebung oder zu große Änderungspakete hin.

Anteil störungsverursachender Änderungen

Formel: Anzahl Störungen mit Ursache Änderung, geteilt durch Anzahl aller Störungen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Verbindet Betrieb und Projekte. Ein hoher Wert ist kein Argument gegen Änderungen, sondern für Tests, kleinere Pakete und abgestimmte Zeitfenster.

Betrieb und Support

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Anfragen je Arbeitsplatz und Monat

Formel: Anzahl erfasster Supportanfragen im Monat, geteilt durch Anzahl der Arbeitsplätze
Einheit: Anzahl
Lesart: Grundgröße für die Personalbemessung im Support. Ein plötzlicher Anstieg zeigt fast immer auf eine Änderung, ein dauerhaft hoher Wert auf ungelöste Ursachen.

Erstlösungsquote

Formel: Anzahl im ersten Kontakt gelöster Anfragen, geteilt durch Anzahl aller Anfragen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Misst Wissen und Berechtigungen im ersten Kontakt. Steigt zuverlässig, wenn eine Wissensdatenbank aus echten Fällen gepflegt wird.

Durchschnittliche Lösungszeit nach Priorität

Formel: Summe der Bearbeitungszeiten je Prioritätsstufe, geteilt durch Anzahl gelöster Anfragen dieser Stufe
Einheit: Stunden
Lesart: Nur getrennt nach Priorität aussagekräftig. Ein Durchschnitt über alle Anfragen verdeckt genau die Fälle, auf die es ankommt.

Verfügbarkeit kritischer Abläufe

Formel: Zeit, in der ein kritischer Ablauf nutzbar war, geteilt durch vereinbarte Servicezeit, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Aus Sicht des Fachbereichs messen, nicht aus Sicht des Servers. Ein laufender Server bei nicht erfassbarem Auftrag ist ein Ausfall.

Zeit bis zur Erkennung einer Störung

Formel: Zeitspanne vom Eintritt einer Störung bis zu ihrer Feststellung, im Durchschnitt
Einheit: Minuten
Lesart: Direktes Maß für die Wirksamkeit der Überwachung. Wenn dieser Wert der Zeit bis zum ersten Anruf entspricht, wirkt die Überwachung nicht.

Anteil Geräte im Standard

Formel: Anzahl Geräte mit definierter Standardkonfiguration, geteilt durch Anzahl aller verwalteten Geräte, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Bestimmt den Aufwand bei Aktualisierungen und Störungen stärker als die Gerätezahl. Werte unter 80 Prozent machen jede Massenänderung zum Projekt.

Daten und Information

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Dublettenquote

Formel: Anzahl als Dublette erkannter Datensätze, geteilt durch Anzahl aktiver Datensätze, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Je Objekt getrennt messen, typischerweise für Kunden, Lieferanten und Artikel. Werte über 5 Prozent verfälschen Auswertungen spürbar.

Vollständigkeit der Pflichtfelder

Formel: Anzahl aktiver Datensätze mit vollständig gefüllten Pflichtfeldern, geteilt durch Anzahl aktiver Datensätze, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Platzhalter zählen als nicht gefüllt. Ein niedriger Wert weist meist darauf hin, dass ein Feld zum falschen Zeitpunkt im Ablauf verlangt wird.

Anteil automatisierter Berichte

Formel: Anzahl ohne manuelle Schritte erzeugter Berichte, geteilt durch Anzahl regelmäßiger Berichte, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Misst den versteckten Aufwand im Berichtswesen. Jeder manuelle Schritt ist eine Fehlerquelle und ein Vertretungsrisiko.

Aufwand für den Monatsabschlussbericht

Formel: Summe der Personenstunden aller Beteiligten für die Erstellung der monatlichen Berichte
Einheit: Stunden je Monat
Lesart: Die Zahl, die den wirtschaftlichen Fall für ein Berichtswesen begründet. Sie wird regelmäßig unterschätzt, weil der Aufwand über mehrere Bereiche verteilt ist.

Anteil klassifizierter Dokumente

Formel: Anzahl Dokumente mit zugeordneter Dokumentart und Aufbewahrungsfrist, geteilt durch Anzahl abgelegter Dokumente, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Voraussetzung für Löschung und für auffindbare Ablagen. Ohne Klassifizierung wird im Zweifel alles unbegrenzt aufbewahrt.

Sicherheit und Resilienz

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Wiederanlaufzeit

Formel: Gemessene Zeit von der Entscheidung zur Wiederherstellung bis zur Nutzbarkeit des Systems im Test
Einheit: Stunden
Lesart: Nur belastbar, wenn sie im Test gemessen und nicht geschätzt wurde. Sie ist die Grundlage jeder Notfallplanung und weicht bei der ersten Übung fast immer nach oben ab.

Erfolgsquote der Wiederherstellungstests

Formel: Anzahl erfolgreicher Wiederherstellungstests, geteilt durch Anzahl durchgeführter Tests, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Der eigentliche Nachweis, dass Ihre Sicherung funktioniert. Ein Sicherungslauf mit Erfolgsmeldung ersetzt diesen Test nicht.

Abdeckung der Mehrfaktor-Anmeldung

Formel: Anzahl Konten mit aktiver Mehrfaktor-Anmeldung, geteilt durch Anzahl Konten, für die sie vorgesehen ist, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Für von außen erreichbare Zugänge und Administratorenkonten sollte der Wert 100 Prozent betragen. Jede Ausnahme braucht eine dokumentierte Begründung.

Zeit bis zum Einspielen kritischer Sicherheitsaktualisierungen

Formel: Kalendertage von der Veröffentlichung bis zur Installation, im Durchschnitt je Kritikalität
Einheit: Tage
Lesart: Eine der aussagekräftigsten Sicherheitskennzahlen überhaupt, weil Angriffe überwiegend bekannte und ungepatchte Lücken nutzen.

Melderate bei Verdachtsfällen

Formel: Anzahl gemeldeter verdächtiger Nachrichten, geteilt durch Anzahl versendeter Testnachrichten, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Wichtiger als die Klickrate. Eine hohe Melderate bei mittlerer Klickrate ist besser als eine niedrige Klickrate ohne Meldungen.

Anteil verwaister Konten

Formel: Anzahl aktiver Konten ohne zugeordnete beschäftigte Person, geteilt durch Anzahl aktiver Konten, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Sollte bei null liegen. Jeder Wert darüber ist gleichzeitig ein Sicherheits- und ein Kostenthema, weil verwaiste Zugänge oft weiter bezahlt werden.

IT-Governance und Recht

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Abdeckung der Pflichtenübersicht

Formel: Anzahl Pflichten mit benannter verantwortlicher Person und vorhandenem Nachweis, geteilt durch Anzahl erfasster Pflichten, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Zeigt, wie prüfungsfähig Sie sind. Nachweise, die erst im Prüfungsfall erzeugt werden, zählen nicht.

Anteil eingeordneter KI-Anwendungen

Formel: Anzahl KI-Anwendungen mit dokumentierter Risikoeinstufung, geteilt durch Anzahl erfasster KI-Anwendungen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Grundlage für alle Pflichten aus der KI-Verordnung. Zu erfassen sind auch KI-Funktionen, die mit einer neuen Version bestehender Software dazugekommen sind.

Lizenzabweichung

Formel: Anzahl genutzter Lizenzen abzüglich Anzahl erworbener Lizenzen, geteilt durch Anzahl erworbener Lizenzen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Positive Werte bedeuten Nachforderungsrisiko, negative dauerhaft zu hohe Kosten. Je Produkt und je Zählweise getrennt ermitteln, indirekte Nutzung nicht vergessen.

Anteil überwachter Vertragsfristen

Formel: Anzahl Verträge mit erfasster Kündigungsfrist und Erinnerung, geteilt durch Anzahl aktiver IT-Verträge, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Bestimmt, ob Sie verhandeln können oder nur verlängern. Erinnerungen sollten mindestens einen Monat vor Ablauf der Kündigungsfrist ausgelöst werden.

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