HR-Software für den Mittelstand: die techport HR Suite

Kennen Sie das?

• Die Stammdaten einer Mitarbeiterin stehen in der Personalakte, in der Bewerbersoftware und in zwei Excel-Listen, und keiner weiß, welche Version stimmt.
• Eine Zusage ist raus, und HR tippt die Bewerberdaten ins Personalsystem ab. Die IT erfährt per Mail vom Neuzugang, und am ersten Tag fehlt der Laptop.
• Personalanforderungen und Vertragsänderungen hängen in Mailketten. Niemand weiß, bei wem der Vorgang gerade liegt.
• Mitarbeitende fragen immer wieder nach Reiserichtlinie, Homeoffice-Regel oder Ansprechpartnern. Die Antworten stehen in PDFs, die niemand findet.
• Der Betriebsrat will wissen, nach welchen Kriterien eine KI Lebensläufe auswertet und wer das nachprüfen kann. HR muss die Antwort erst beim Anbieter erfragen.
• Fünf Tools bedeuten fünf Logins, fünf Verträge und fünf Ansprechpartner.

Personalstammdaten als gemeinsame Grundlage

Jede Personalverwaltung baut auf Stammdaten auf: Name, Anschrift, Eintritt, Vertrag, Organisationseinheit, Kostenstelle. Im Englischen heißt dieser Datenbestand HR Master Data, ein System dafür HR Master Data System oder HRIS. In der techport HR Suite pflegen Sie die Personalstammdaten an einer Stelle. Recruiting, Onboarding, Abwesenheiten, Workflows und Berichte arbeiten mit denselben Daten. Wie Sie Stammdaten vor einem Systemwechsel bereinigen, beschreibt unsere Beratung zu HR-Stammdaten.

Die fünf Module der techport HR Suite

Personalverwaltung

Die digitale Personalakte bündelt Stammdaten, Beschäftigung, Organisation, Dokumente, Maßnahmen und Verlauf je Person. Dazu kommen Organisationseinheiten und Stellenplan mit Soll und Ist, Workflows mit mehrstufigen Freigaben und Personalmaßnahmen, die nach der Genehmigung automatisch in die Akte übernommen werden. Die Urlaubsverwaltung regelt Urlaubsanträge, Resturlaub, Teamkalender und Krankmeldungen. Das On- und Offboarding verteilt Aufgaben an HR, IT, Facility und Führungskraft. Berichte zeigen Headcount, Ein- und Austritte, Stellenplan, offene Vorgänge und Datenqualität.

Recruiting

Stellen mit eigener Pipeline, Kandidatenprofile, Talentpools, Bewertungsbögen, Interviewtermine und eine Karriereseite mit Bewerbung ohne Login. Eine freigegebene Personalanforderung wird zur Stelle und mit einem Klick zur Ausschreibung. Bei einer Einstellung entstehen Personalakte und Onboarding-Fall automatisch. Mehr zum Bewerbermanagement.

KI-Bewerberbewertung

Die KI wertet Lebensläufe nach Kriterien aus, die ein Mensch für die Stelle freigegeben hat. Name, Foto, Geburtsdatum, Nationalität und weitere persönliche Merkmale werden vor der Bewertung abgetrennt. Jede Einstufung kommt mit Rechenweg und wörtlichen Zitaten aus dem Lebenslauf. Die KI schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Mehr zum Auswerten von Lebensläufen und zu KI im Recruiting.

Firmenwissen

Ein KI-Assistent beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten: Handbücher, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Betriebsvereinbarungen und Onboarding-Unterlagen. Jede Antwort nennt ihre Quellen und ist als KI-Antwort gekennzeichnet. Ist die Grundlage zu dünn, erscheint ein Hinweis statt einer erfundenen Antwort. Mehr zur Wissensmanagement-Software.

Betriebsrat-Assistent

Der Betriebsrat recherchiert in 73 Gesetzen und Verordnungen, darunter BetrVG, DSGVO, BDSG und KI-Verordnung, und in den eigenen Betriebsvereinbarungen. Antworten kommen im Gutachtenstil mit Normzitaten. Dazu kommt ein lesender Einblick in Kriterien und Protokolle der KI-Bewerberbewertung. Mehr zur Software für den Betriebsrat.

Was alle Module verbindet

• Ein Login mit Zwei-Faktor-Anmeldung, Rollen und Rechte je Modul, serverseitig geprüft
• Globale Suche mit Strg+K über Mitarbeitende, Stellen, Kandidaten und Vorgänge, mit Frage an das Firmenwissen direkt aus der Suche
• Gemeinsame Benachrichtigungen und Aufgaben, eine Startseite mit dem Wichtigsten je Rolle
• Lückenloses Änderungsprotokoll: wer hat was wann geändert, mit Vorher und Nachher
• Im Browser auf Desktop, Tablet und Smartphone, barrierearm und mit Dark Mode

Für den EU AI Act gebaut

Die techport HR Suite ist für die Anforderungen der EU-KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) entwickelt. Konkret heißt das:

• Der Mensch entscheidet. Die KI-Bewerberbewertung ist ein Vorschlag. Das System ändert keinen Bewerbungsstatus, sortiert niemanden automatisch aus und verschickt keine Absagen. Wer eine Bewertung übersteuert, begründet das je Kriterium.
• Versionierte Kriterien. Die KI schlägt Kriterien aus dem Stellentext vor, ein Mensch prüft und gibt sie frei. Jede Freigabe ist eine unveränderliche Version. Kriterien werden nach AGG geprüft, bei Merkmalen wie Alter, Geschlecht oder Herkunft warnt das System.
• Protokoll. Jede KI-Anfrage und jede menschliche Handlung wird protokolliert. Kriterien und Protokoll lassen sich exportieren.
• Nachvollziehbar. Gleiche Eingabe, gleiches Ergebnis. Jedes Zitat in der Erklärung wird gegen den Lebenslauf geprüft.
• Unterlagen für Sie als Betreiber. Eine Gebrauchsanweisung und eine Vorlage „Information für Bewerberinnen und Bewerber“ gehören dazu.
• Kennzeichnung. Antworten des Firmenwissens sind als KI-Antworten erkennbar, wie es Art. 50 KI-VO seit dem 2. August 2026 verlangt.

Die KI-Bewerberbewertung ist nach unserer Einschätzung ein Hochrisiko-KI-System nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung. Wir bereiten die Konformitätsbewertung bis zum 2. Dezember 2027 vor. Ab diesem Tag gelten die Hochrisiko-Pflichten. Als Arbeitgeber sind Sie dann Betreiber: Sie nutzen das System nach Gebrauchsanweisung, sorgen für menschliche Aufsicht, bewahren Protokolle mindestens sechs Monate auf und informieren vor der Inbetriebnahme Betriebsrat und Beschäftigte (Art. 26 Abs. 7 KI-VO). Einen Überblick gibt unser Ratgeber zur KI-Verordnung im Personalwesen.

Für Unternehmen mit Betriebsrat

Eine HR-Software ist in aller Regel mitbestimmungspflichtig. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG genügt es laut Bundesarbeitsgericht, dass ein System objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Über die Planung ist der Betriebsrat nach § 90 BetrVG rechtzeitig zu unterrichten, ausdrücklich auch beim Einsatz von KI. Muss er KI beurteilen, gilt ein Sachverständiger als erforderlich (§ 80 Abs. 3 BetrVG).

Die techport HR Suite macht diese Gespräche einfacher:

• Der Betriebsrat-Assistent beantwortet Rechtsfragen mit bis zu acht Fundstellen und kennt Ihre Betriebsvereinbarungen. Vor jeder Antwort steht der Hinweis, dass sie keine Rechtsberatung ersetzt.
• Der Betriebsrat sieht lesend, welche Bewertungskriterien freigegeben sind, welche Versionen es gab und was protokolliert wurde.
• Rollen und Rechte sind fest beschrieben, das Änderungsprotokoll zeigt jede Änderung. Eine Prüferrolle kann nur lesen.
• Die Suite wertet keine Emotionen oder Stimmungen von Beschäftigten aus.

Wie Sie die Einführung mit dem Betriebsrat planen, lesen Sie im Ratgeber Betriebsrat und KI. Bei der Betriebsvereinbarung unterstützt Sie auf Wunsch unsere Beratung zu HR-Software und Betriebsrat.

Betrieb auf Servern in Deutschland

Betrieb auf Servern in Deutschland, auf Wunsch als eigene Installation bei Ihnen im Haus. Das Sprachmodell der KI-Bewerberbewertung läuft auf den Servern der Installation. Lebensläufe gehen an keinen externen KI-Dienst. Die KI des Firmenwissens läuft in Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU, und Ihre Inhalte werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet.

Datenschutz zeigt sich an konkreten Maßnahmen:

• Rollen und Rechte je Modul, Zwei-Faktor-Anmeldung
• Änderungsprotokoll und Zugriffsprotokoll je Dokument
• Aufbewahrungs- und Löschfristen mit automatischer Löschung, für Bewerberdaten mit Erinnerung
• Auskunft und Export je Person nach Art. 15 und 20 DSGVO
• Pseudonymisierte Bewertungen in der KI-Bewerberbewertung
• Verschlüsselte, automatische Sicherungen mit geprüfter Wiederherstellung
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO

Worauf es bei KI und Datenschutz ankommt, erklärt unser Ratgeber DSGVO-konforme KI.

Wer mit der techport HR Suite arbeitet

• HR: HR-Admins richten Organisation, Rollen, Workflows und Vorlagen ein, HR-Fachkräfte pflegen Akten und Vorgänge.
• Führungskräfte: sehen ihr Team, geben Urlaub und Maßnahmen frei und stellen Personalanforderungen.
• Mitarbeitende: ändern eigene Daten, finden ihre Dokumente, beantragen Urlaub und fragen das Firmenwissen.
• IT und Facility: erledigen ihre Aufgaben im On- und Offboarding. Für die IT-Leitung zählen Zwei-Faktor-Anmeldung, serverseitige Rechteprüfung und verschlüsselte Sicherungen.
• Betriebsrat: recherchiert mit dem Betriebsrat-Assistenten und sieht die Konfiguration der KI-Bewerberbewertung lesend.

So führen wir die techport HR Suite ein

1. Erstgespräch und Demo. Wir klären Ihre Abläufe, die Zahl der Beschäftigten, die passenden Module und die Rolle des Betriebsrats.
2. Einrichtung. Organisationseinheiten, Stellenplan, Rollen, Workflows, Abwesenheitsarten, Vorlagen und Checklisten richten wir gemeinsam mit Ihnen ein. Sie entscheiden, ob die Suite auf unseren Servern in Deutschland oder als eigene Installation bei Ihnen läuft.
3. Datenübernahme. Wir übernehmen Personalstammdaten aus Ihrem bisherigen System oder aus Tabellen und prüfen sie vorher auf Lücken. Bewerberdaten übernehmen wir mit Probelauf und Prüfbericht.
4. Schulung und Start. Jede Rolle lernt, was sie braucht: HR, Führungskräfte, Mitarbeitende, IT und Betriebsrat. Danach haben Sie einen festen Ansprechpartner für Fragen und Änderungen.

Wie lange die Einführung dauert, hängt von Datenlage, Modulen und Mitbestimmung ab. Den Zeitplan legen wir nach dem Erstgespräch gemeinsam fest. Wer noch mehrere Systeme vergleicht, findet Unterstützung in unserer Beratung zur HR-Systemauswahl. Wenn Sie heute mit Personio arbeiten, zeigt unsere Seite Personio-Alternative, worauf es beim Wechsel ankommt.

Preis auf Anfrage

Den Preis der techport HR Suite nennen wir auf Anfrage. Er hängt von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden und den Modulen ab, die Sie nutzen. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Ob für Beratung und Einführung ein Förderprogramm infrage kommt, prüfen wir auf Wunsch mit Ihnen.

Häufige Fragen