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    Digitale Personalakte: Gibt es ab 2027 eine Pflicht?

    Viele Personalabteilungen fragen sich derzeit, ob ab 2027 eine Pflicht zur digitalen Personalakte gilt. Die kurze Antwort: Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die Personalakte digital zu führen, gibt es nicht. Weder 2026 noch 2027. Was sich zum 1. Januar 2027 tatsächlich ändert, betrifft die Entgeltunterlagen und die Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Und das berührt einen Teil der Dokumente, die viele Unternehmen in der Personalakte ablegen.

    Dieser Ratgeber erklärt, was gilt, woher der Eindruck einer Pflicht kommt und was Sie bis Jahresende erledigen sollten. Stand: 23. Oktober 2026. Der Text ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

    Das Wichtigste auf einen Blick

    • Keine Pflicht zur digitalen Personalakte. Kein Gesetz schreibt vor, die gesamte Personalakte elektronisch zu führen.
    • Elektronische Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2027 für alle. Bestimmte Unterlagen müssen Arbeitgeber schon seit 2022 elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen (§ 8 Abs. 2 BVV). Die Befreiung auf Antrag ist nur bis zum 31. Dezember 2026 möglich.
    • Elektronische Betriebsprüfung ab 1. Januar 2027 verpflichtend. Der Verzicht auf die elektronische Datenübermittlung an die Rentenversicherung (§ 126 SGB IV) endet ebenfalls mit Ablauf 2026.
    • Nur für neue Vorgänge. Alte Papierunterlagen müssen nicht nachträglich digitalisiert werden.

    Woher der Eindruck einer Pflicht kommt

    Die Verwechslung hat einen nachvollziehbaren Grund. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) zählt Unterlagen auf, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen gehören. Darunter sind Dokumente, die in vielen Betrieben klassisch in der Personalakte liegen: die Kopie des Nachweises der Arbeitsbedingungen, Nachweise zum Aufenthaltstitel oder die Erklärung zu einer Pflegezeit. Wer bisher befreit war und diese Dokumente nur auf Papier führt, muss ab 2027 tatsächlich handeln.

    Dazu kommt, dass viele Anbieter von Software das Thema unter der Überschrift „digitale Personalakte“ bewerben. Rechtlich geht es aber um die Entgeltunterlagen nach Sozialversicherungsrecht, nicht um die Personalakte als Ganzes. Abmahnungen, Zeugnisse oder Beurteilungen dürfen Sie weiterhin auf Papier führen. Ersetzt Ihr schriftlicher Arbeitsvertrag die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz (§ 2 Abs. 5 NachwG), klären Sie mit Ihrem Steuerbüro, ob eine Kopie davon elektronisch zu den Entgeltunterlagen gehört.

    Was ab 1. Januar 2027 wirklich gilt

    Elektronische Entgeltunterlagen nach § 8 BVV

    Arbeitgeber müssen für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen führen (§ 28f SGB IV). Welche Angaben hineingehören, regelt § 8 Abs. 1 BVV. § 8 Abs. 2 BVV bestimmt, welche Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Beispiele aus der Liste:

    • Unterlagen zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des EWR sowie die Arbeitserlaubnis
    • die Daten der erstatteten Meldungen
    • die Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz
    • Erklärungen geringfügig Beschäftigter, etwa zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit oder zu weiteren Beschäftigungen
    • Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
    • der Nachweis der Elterneigenschaft und der Zahl der Kinder für die Pflegeversicherung
    • die Erklärung zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit
    • Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz

    Diese Pflicht besteht grundsätzlich seit dem 1. Januar 2022. Nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV konnten sich Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2026 auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung für alle Arbeitgeber.

    Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

    Die Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre, ob Arbeitgeber ihre Pflichten im Beitragsrecht erfüllen (§ 28p SGB IV). Für diese Prüfung sind die nötigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Programm zu übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Auf Antrag konnte für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 darauf verzichtet werden (§ 126 SGB IV). Die Deutsche Rentenversicherung schreibt dazu: Für alle Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die Übermittlung von euBP-Daten verpflichtend.

    Praktisch betrifft das vor allem Ihr Abrechnungssystem oder Ihr Steuerbüro. Klären Sie dort, wie die Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung ab 2027 übermittelt werden.

    Nur neue Vorgänge, keine Nachdigitalisierung

    Die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV stellen klar: Wer befreit war, führt die Unterlagen für alle neuen Tatbestände und Ereignisse spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch. Eine rückwirkende elektronische Führung für Zeiten davor ist nicht zwingend erforderlich. Ihr Papierarchiv können Sie also stehen lassen, bis die Aufbewahrungsfristen ablaufen.

    Unterlagen mit Unterschrift

    Einige Erklärungen von Beschäftigten verlangen die Schriftform, etwa der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Die Gemeinsamen Grundsätze regeln dafür drei Fälle:

    1. Reicht die beschäftigte Person die Erklärung mit qualifizierter elektronischer Signatur ein, wird sie in dieser Form abgelegt.
    2. Kommt das Original auf Papier und scannt der Arbeitgeber es ein, versieht er die Datei mit seiner fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Dann darf das Papier vernichtet werden.
    3. Scannt er ohne diese Signatur, muss er das Original zusätzlich auf Papier aufbewahren.

    Unzulässig ist es, nicht unterschriebene Erklärungen mit Unterschriftserfordernis nur als PDF oder Bilddatei zu führen. Erlaubte Formate für angeforderte Unterlagen sind PDF sowie Bilddateien in jpeg, bmp, png oder tiff, je Unterlage eine Datei mit sprechendem Namen.

    Was heute schon digital läuft

    Unabhängig von 2027 sind mehrere Abläufe rund um die Personalakte bereits digital oder dürfen es sein:

    • Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Seit dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV). Der gelbe Schein für den Arbeitgeber entfällt.
    • Nachweis der Arbeitsbedingungen in Textform: Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform übermitteln, etwa per E-Mail (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG, Bürokratieentlastungsgesetz IV). Voraussetzung: Das Dokument ist zugänglich, speicher- und druckbar, und der Arbeitgeber fordert einen Empfangsnachweis an. Für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau und Gastronomie, gilt das nicht.
    • Elektronisches Arbeitszeugnis: Mit Einwilligung der beschäftigten Person darf das Zeugnis in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO), also mit qualifizierter elektronischer Signatur.

    Aufbewahrungsfristen: Was wie lange bleiben muss

    Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine einheitliche Frist. Es gelten die Fristen der einzelnen Gesetze, und nach der DSGVO sind Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Eine Auswahl:

    UnterlageFristGrundlage
    Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungenbis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung§ 28f Abs. 1 SGB IV
    Lohnkontobis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
    Buchungsbelegeacht Jahre§ 147 Abs. 3 AO
    Sonstige steuerlich relevante Unterlagen, etwa Geschäftsbriefesechs Jahre§ 147 Abs. 3 AO
    Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglichmindestens zwei Jahre§ 16 Abs. 2 ArbZG
    Arbeitszeitaufzeichnungen bei Minijobs und in Branchen nach § 2a SchwarzArbGmindestens zwei Jahre§ 17 Abs. 1 MiLoG

    Legen Sie für jede Dokumentenart in der Personalakte fest, welche Frist gilt und wer die Löschung auslöst. Das ist digital deutlich einfacher als im Aktenschrank, aber keine Pflicht.

    Was eine digitale Personalakte trotzdem bringt

    Auch ohne Pflicht spricht im Alltag einiges für die digitale Akte. Mehrere Standorte greifen auf dieselben Unterlagen zu. Rechte lassen sich je Rolle steuern, und Zugriffe lassen sich protokollieren. Beschäftigte haben ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte (§ 83 BetrVG), das sich digital einfacher erfüllen lässt. Und Löschfristen lassen sich technisch umsetzen statt per Wiedervorlage.

    Zwei Punkte gehören zur Einführung dazu. Erstens bestimmt der Betriebsrat bei einem System mit, das Daten über Beschäftigte verarbeitet (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Zweitens gelten die Grundsätze der DSGVO: nur erforderliche Daten, klare Zugriffsrechte, Löschung nach Zweckende. Mehr dazu im Ratgeber DSGVO-konforme KI und Datenschutz im HR. Wie Sie saubere Stammdaten aufbauen, beschreibt unsere Beratung zu HR-Stammdaten.

    Checkliste bis zum 31. Dezember 2026

    1. Befreiung prüfen. Klären Sie, ob Ihr Unternehmen eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV oder einen Verzicht nach § 126 SGB IV hat. Beides endet mit Ablauf 2026.
    2. Abrechnung abstimmen. Fragen Sie Ihr Abrechnungssystem oder Steuerbüro, wie die euBP-Daten ab 2027 übermittelt werden und wo die elektronischen Entgeltunterlagen liegen.
    3. Unterlagen zuordnen. Gehen Sie die Liste in § 8 Abs. 2 BVV durch und prüfen Sie, welche dieser Dokumente bei Ihnen bisher nur auf Papier entstehen.
    4. Weg für Papier festlegen. Entscheiden Sie, ob Sie unterschriebene Originale mit fortgeschrittener Signatur scannen oder zusätzlich aufbewahren.
    5. Benennung und Ablage regeln. Je Unterlage eine Datei mit sprechendem Namen: Art der Unterlage, Person und Zeitraum.
    6. Rechte und Fristen festlegen. Wer darf welche Unterlagen sehen, und wann werden sie gelöscht?
    7. Betriebsrat einbinden, wenn Sie dafür ein neues System einführen.

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    So unterstützt die techport HR Suite

    Die techport HR Suite ist keine Lohnabrechnung. Für die Lohnabrechnung und die Datenübermittlung zur Betriebsprüfung arbeiten Sie weiter mit Ihrem Abrechnungssystem oder Steuerbüro. Für die übrige Personalakte bietet die Suite eine digitale Personalakte:

    • Stammdaten, Beschäftigung (auch mehrere Verträge, Wochenstunden, Entgeltgruppe, Kostenstelle), Organisation, Maßnahmen und Verlauf an einem Ort
    • Dokumente als PDF oder Scan hochladen, mit Kategorien, vier Sichtbarkeitsstufen, Versionen und einem Zugriffsprotokoll je Dokument
    • Aufbewahrungs- und Löschfristen mit automatischer Löschung, Auskunft und Export je Person
    • Rollen und Rechte, serverseitig geprüft, und ein lückenloses Änderungsprotokoll
    • Verträge und Bescheinigungen aus Vorlagen, mit Prüfung auf fehlende Angaben und Ablage in der Akte
    • Self-Service, über den Beschäftigte eigene Daten und Dokumente einsehen

    Aus einer Einstellung im Recruiting entstehen Personalakte und Onboarding automatisch. Betrieb auf Servern in Deutschland, auf Wunsch als eigene Installation bei Ihnen im Haus. Alle Module finden Sie auf der Seite techport HR Suite.

    Lassen Sie uns über Ihre Personalakte sprechen

    In der Demo zeigen wir Ihnen die digitale Personalakte der techport HR Suite mit Dokumenten, Rechten und Löschfristen. Den Preis nennen wir Ihnen auf Anfrage, abhängig von Mitarbeiterzahl und Modulen.

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    Häufige Fragen

    Wird die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?

    Nein, eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es auch ab 2027 nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen aber alle Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch führen, weil die Befreiung endet. Einige dieser Unterlagen liegen in vielen Betrieben in der Personalakte, deshalb lohnt eine Prüfung.

    Ab wann müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden?

    Grundsätzlich seit dem 1. Januar 2022. Arbeitgeber konnten sich bis zum 31. Dezember 2026 auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 ist das nicht mehr möglich. Dann gilt die elektronische Führung für alle neuen Vorgänge, unabhängig von der Unternehmensgröße.

    Gibt es eine Befreiung von der Pflicht zur digitalen Personalakte?

    Eine Befreiung braucht es nicht, weil es keine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt. Für die elektronischen Entgeltunterlagen gab es eine Befreiung auf Antrag nach § 8 Abs. 3 BVV. Sie gilt nur bis zum 31. Dezember 2026. Der Verordnungstext nennt dieses Datum unverändert (Stand 23. Oktober 2026).

    Müssen alte Papierunterlagen digitalisiert werden?

    Nein, alte Papierunterlagen müssen nicht nachträglich digitalisiert werden. Nach den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger gilt die elektronische Führung nur für neue Tatbestände und Ereignisse. Bestehende Papierakten bewahren Sie bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist auf und vernichten sie danach datenschutzgerecht. Freiwillig umstellen können Sie trotzdem jederzeit.

    Darf ich Papierunterlagen nach dem Scannen vernichten?

    Das kommt auf die Unterlage an. Bei Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis dürfen Sie das Papier vernichten, wenn Sie den Scan mit Ihrer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen. Ohne diese Signatur bewahren Sie das Original zusätzlich auf. Für andere Dokumente prüfen Sie Beweiszwecke und Aufbewahrungsfristen.

    Ist eine bestimmte Software Pflicht?

    Nein, eine Software eines bestimmten Anbieters ist nicht vorgeschrieben. Für die elektronische Betriebsprüfung müssen die Daten aber aus einem systemgeprüften Programm übermittelt werden, in der Regel aus der Entgeltabrechnung. Für die übrige Personalakte wählen Sie frei, ob Sie Papier, eine Ablage oder eine HR-Software nutzen.

    Quellen

    Weiterführend

    techport HR Suite

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