techport HR Suite

Urlaubsverwaltung: Urlaubsplaner und Abwesenheiten in einem System

Urlaubsanträge per Mail, der Resturlaub in einer Tabelle, der Teamkalender an der Bürowand. Die Urlaubsverwaltung der techport HR Suite macht daraus einen Ablauf: Mitarbeitende beantragen Urlaub im Browser, die Führungskraft sieht den Teamkalender und genehmigt, das Urlaubskonto rechnet mit. Krankmeldungen, Vertretungen und weitere Abwesenheitsarten laufen über dasselbe System. Weil die Abwesenheiten Teil der Personalverwaltung sind, stimmen Personen und Teams mit der Personalakte überein.

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Kennen Sie das?

Drei Urlaubsanträge für dieselbe Woche liegen in drei Postfächern, und die Führungskraft merkt es erst beim dritten.
Wie viel Resturlaub jemand hat, weiß nur die Tabelle von HR, und die ist nicht aktuell.
Im Sommer ist das halbe Team gleichzeitig weg, weil niemand den Überblick hatte.
Eine Krankmeldung kommt per Anruf, aber die Vertretung erfährt nichts davon.
Zum Jahresende fragen alle gleichzeitig nach ihrem Resturlaub.

So läuft ein Urlaubsantrag

Antrag stellen. Mitarbeitende beantragen Urlaub im Self-Service, am Arbeitsplatz oder unterwegs am Smartphone.
Prüfen und genehmigen. Die Führungskraft erhält eine Aufgabe, sieht im Teamkalender, wer im gleichen Zeitraum fehlt, und genehmigt oder lehnt ab.
Vertretung regeln. Für die Abwesenheit wird eine Vertretung hinterlegt.
Konto und Kalender aktualisieren. Nach der Genehmigung erscheint der Urlaub im Teamkalender, und das Urlaubskonto zeigt den neuen Resturlaub.

Funktionen der Urlaubsverwaltung

Urlaubsanträge mit Genehmigung durch die Führungskraft
Resturlaub und Urlaubskonto je Person
Teamkalender als Abwesenheitskalender für die Planung
Krankmeldungen erfassen
Vertretungen hinterlegen
Abwesenheitsarten konfigurierbar, etwa Sonderurlaub, Elternzeit oder Bildungsurlaub
Gemeinsame Benachrichtigungen und Aufgaben mit den anderen Modulen der Suite
Rollen und Rechte: Jede Rolle sieht nur, was sie darf

Der Urlaubsplaner läuft im Browser auf Desktop, Tablet und Smartphone. Eine App aus dem App Store brauchen Ihre Mitarbeitenden dafür nicht.

Urlaubsplanung im Team: so gelingt sie

Gute Urlaubsplanung beginnt, bevor der erste Antrag eingeht. In der Praxis haben sich vier Dinge bewährt:

Wünsche früh sammeln. Viele Teams sammeln die Urlaubswünsche für Sommer und Jahreswechsel zu Jahresbeginn und klären Überschneidungen, bevor Reisen gebucht sind.
Regeln vorher festlegen. Mindestbesetzung je Team, Zeiträume mit Urlaubssperre, Umgang mit Brückentagen und Schulferien. Je klarer die Regeln, desto seltener wird über Einzelfälle gestritten.
Den Teamkalender als gemeinsame Grundlage nutzen. Wer vor dem Antrag sieht, wer schon fehlt, stellt Anträge, die sich genehmigen lassen.
Resturlaub im Herbst prüfen. So bleibt Zeit, offene Tage noch zu planen.

Dazu kommt der rechtliche Rahmen:

Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen. Ausnahmen gelten bei dringenden betrieblichen Belangen oder wenn Wünsche anderer Beschäftigter aus sozialen Gründen Vorrang haben, etwa bei Eltern schulpflichtiger Kinder.
Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig, und dann in den ersten drei Monaten des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Gesetzlicher Urlaub verfällt grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig über den Resturlaub informiert, zum Urlaub aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat (BAG, Urteil vom 19.2.2019, 9 AZR 423/16).
Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Krankmeldung digital: was die Suite übernimmt

Beschäftigte müssen eine Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich melden (§ 5 Abs. 1 EFZG). Die Bescheinigung selbst rufen Arbeitgeber seit 2023 als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse ab, über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Eine Diagnose enthält die eAU nicht.

In der techport HR Suite erfassen Sie die Krankmeldung, damit Teamkalender und Vertretung stimmen. Den Abruf der eAU erledigen Sie weiter über Ihr Abrechnungssystem oder Ihr Steuerbüro. Angaben zur Arbeitsunfähigkeit sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Legen Sie deshalb fest, wer den Grund einer Abwesenheit sehen muss. Für die Planung im Team reicht meist die Information, dass jemand fehlt. Wie Sie mit längeren Fehlzeiten und dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement umgehen, beschreibt unsere Beratung zu Abwesenheiten und BEM.

Was die Urlaubsverwaltung nicht übernimmt

Die techport HR Suite erfasst keine Arbeitszeiten und plant keine Schichten. Für die Arbeitszeiterfassung arbeiten Sie weiter mit Ihrem bestehenden System. Was dabei rechtlich gilt, beschreibt unsere Beratung zur Arbeitszeiterfassung. Auch die Lohnabrechnung bleibt bei Ihrem Abrechnungssystem oder Steuerbüro.

Teil der techport HR Suite

Abwesenheiten nutzen dieselben Personalstammdaten und Organisationseinheiten wie die digitale Personalakte. Neue Mitarbeitende kommen über das Onboarding mit ihrer Personalakte ins System, ohne dass HR die Daten abtippt. Führungskräfte finden Urlaubsanträge und andere Freigaben in derselben Aufgabenliste.

Urlaubsverwaltung in der Demo ansehen

Wir zeigen Ihnen den Weg vom Urlaubsantrag bis zum Teamkalender, aus Sicht von Mitarbeitenden, Führungskraft und HR. Danach wissen Sie, ob die Urlaubsverwaltung zu Ihren Regeln passt.

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Häufige Fragen

Was ist eine Urlaubsverwaltung?

Eine Urlaubsverwaltung ist eine Software, mit der Mitarbeitende Urlaub beantragen, Führungskräfte ihn genehmigen und HR Urlaubskonten und Resturlaub im Blick behält. Ein Teamkalender zeigt, wer wann fehlt. In der techport HR Suite ist die Urlaubsverwaltung Teil der Personalverwaltung und umfasst auch Krankmeldungen, Vertretungen und weitere Abwesenheitsarten.

Gibt es den Urlaubsplaner als App?

Eine App aus dem App Store gibt es nicht. Der Urlaubsplaner der techport HR Suite läuft im Browser auf Smartphone, Tablet und Desktop. Mitarbeitende stellen Anträge also auch unterwegs, und Führungskräfte genehmigen sie dort, ohne etwas zu installieren. Die Oberfläche ist barrierearm und lässt sich auch per Tastatur bedienen.

Kann die techport HR Suite die eAU abrufen?

Nein. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rufen Sie weiter über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm, das SV-Meldeportal oder Ihr Steuerbüro bei der Krankenkasse ab. In der Suite erfassen Sie die Krankmeldung, damit Teamkalender und Vertretung stimmen. Die Meldepflicht der Beschäftigten nach § 5 EFZG bleibt davon unberührt.

Erfasst die techport HR Suite auch Arbeitszeiten?

Nein. Die Suite verwaltet Urlaub, Krankmeldungen und weitere Abwesenheiten, aber keine Arbeitszeiten und keine Schichtpläne. Für die Arbeitszeiterfassung arbeiten Sie weiter mit Ihrem bestehenden System. Die Personalstammdaten wie Wochenstunden und Organisationseinheit pflegen Sie in der Suite und exportieren Berichte bei Bedarf als CSV.

Bestimmt der Betriebsrat bei der Urlaubsplanung mit?

Ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mit. Auch die Einführung einer Urlaubsverwaltung ist mitbestimmungspflichtig, weil sie als technische Einrichtung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gilt. Mehr dazu auf unserer Seite zur Software für den Betriebsrat.

Was kostet die Urlaubsverwaltung?

Die Urlaubsverwaltung ist Teil der Personalverwaltung in der techport HR Suite. Den Preis nennen wir auf Anfrage, er hängt von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden und den Modulen ab, die Sie nutzen. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmen. In einer Demo sehen Sie vorher, wie Anträge und Teamkalender bei Ihnen aussehen würden.