techport HR Suite

Onboarding-Software, die mit der Zusage startet

Zwischen Zusage und erstem Arbeitstag liegen Vertrag, Zugänge, Arbeitsplatz und Einarbeitungsplan, verteilt auf HR, IT, Facility und Führungskraft. In der techport HR Suite beginnt dieser Ablauf automatisch: Wird im Recruiting eine Einstellung erfasst, entstehen Personalakte und Onboarding-Fall, ohne dass jemand Daten abtippt. Jede Rolle sieht ihre Aufgaben, HR sieht den Fortschritt in Prozent. Beim Austritt sorgt das Offboarding dafür, dass Zugänge, Equipment und Abschlussdokumente nicht vergessen werden.

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Kennen Sie das?

Der Vertrag ist unterschrieben, aber die IT erfährt erst am ersten Arbeitstag vom Neuzugang.
HR überträgt die Daten aus der Bewerbung von Hand in die Personalakte.
Die Onboarding-Checkliste liegt als Word-Datei auf dem Laufwerk, und jede Abteilung nutzt eine andere Fassung.
Neue Mitarbeitende stellen in den ersten Wochen dieselben Fragen, und die Antworten hängen davon ab, wen sie fragen.
Beim Austritt bleibt ein Zugang offen oder der Laptop kommt nicht zurück.

Vom Recruiting ins Onboarding, ohne Abtippen

In der techport HR Suite hängen die Schritte zusammen:

Personalanforderung. Die Führungskraft fordert eine Stelle an, mit Budget, FTE und Zielstart.
Freigabe und Ausschreibung. Nach der Freigabe entsteht die Stelle im Stellenplan. Mit einem Klick wird daraus die Ausschreibung im Recruiting.
Einstellung. Wird im Bewerbermanagement eine Einstellung erfasst, übergibt das Recruiting die Daten an die Personalverwaltung.
Personalakte und Onboarding-Fall. Beides entsteht automatisch. Die digitale Personalakte ist angelegt, der Onboarding-Fall mit seinen Aufgaben gestartet.

Den Freigabeprozess für Personalanforderungen gut aufzusetzen, ist auch eine Frage der Organisation. Dabei hilft unsere Beratung zur Personalanforderung.

Aufgaben für alle Beteiligten

Ein Onboarding-Fall verteilt die Aufgaben an die Rollen, die sie erledigen. Typische Beispiele:

HR: Vertrag aus der Vorlage erstellen, Unterlagen anfordern, Personalakte vervollständigen
IT: Zugänge anlegen, Hardware vorbereiten
Facility: Arbeitsplatz, Schlüssel oder Zutrittskarte
Führungskraft: Einarbeitungsplan, Ansprechperson im Team, erstes Feedbackgespräch
Neue Mitarbeitende: eigene Daten prüfen, Dokumente bereitstellen

Jede Aufgabe erscheint in der Aufgabenliste der zuständigen Person, mit Benachrichtigung. HR sieht den Fortschritt in Prozent und erkennt, wo etwas hängt. Die Checklisten pflegen Sie selbst und passen sie an, wenn sich Abläufe ändern. Verträge entstehen aus Vorlagen mit Platzhaltern. Die Suite prüft, ob Angaben fehlen, und legt das Ergebnis in der Personalakte ab.

Einarbeitung mit dem Firmenwissen

Neue Mitarbeitende haben viele Fragen, und nicht jede sollte bei HR landen. Im Modul Firmenwissen beantwortet ein KI-Assistent sie aus Ihren eigenen Dokumenten: Onboarding-Unterlagen, Richtlinien, Prozessbeschreibungen und Betriebsvereinbarungen. Jede Antwort nennt ihre Quellen und ist als KI-Antwort gekennzeichnet. Fragen gehen auf Deutsch oder Englisch, die Antwort kommt in der Sprache der Frage. Dazu gibt es pflegbare Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeitende. Fehlt ein Thema, melden Mitarbeitende die Lücke an die Verantwortlichen.

Offboarding: Austritte vollständig abschließen

Ein Offboarding-Fall bündelt die Aufgaben beim Austritt: Zugänge sperren, Equipment zurücknehmen, Abschlussdokumente erstellen. Die Aufgaben gehen an die zuständigen Rollen, und HR sieht, was noch offen ist. Bescheinigungen entstehen aus Vorlagen mit den Daten aus der Personalakte.

Planen Sie das Arbeitszeugnis als eigene Aufgabe ein. Beschäftigte haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch darauf (§ 109 GewO). Nach dem Austritt greifen die hinterlegten Aufbewahrungs- und Löschfristen, und die Suite löscht Daten nach Ablauf automatisch. Übergabedokumente können Sie im Firmenwissen hinterlegen, damit das Wissen der ausscheidenden Person im Unternehmen bleibt. Wie ein geordneter Austrittsprozess aussieht, beschreibt unsere Beratung zum Offboarding.

Was zu einem guten Onboarding gehört

Eine Software ordnet die Aufgaben. Was hineingehört, entscheiden Sie. Bewährt hat sich eine Gliederung in Phasen:

Vor dem ersten Tag: Vertrag und Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen. Seit 2025 genügt dafür grundsätzlich die Textform mit Empfangsnachweis, außer in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastronomie und Logistik. Beschäftigte können die Schriftform verlangen (§ 2 NachwG). Dazu Zugänge, Arbeitsplatz und Begrüßung vorbereiten.
Erster Tag: Begrüßung durch die Führungskraft, Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 12 ArbSchG), Hinweise zu Datenschutz und IT-Sicherheit.
Erste Wochen: feste Ansprechperson, Einarbeitungsplan, regelmäßige kurze Feedbackgespräche.
Ende der Probezeit: ein Gespräch mit klarer Rückmeldung in beide Richtungen.

Wie Sie Einarbeitung und Bindung in den ersten Monaten gestalten, zeigt unsere Beratung zum Onboarding.

Onboarding in der Demo ansehen

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Personalanforderung über die Einstellung bis zum abgeschlossenen Onboarding-Fall. Danach wissen Sie, welche Aufgaben und Checklisten Sie übernehmen und was Sie anpassen möchten.

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Häufige Fragen

Was ist eine Onboarding-Software?

Eine Onboarding-Software organisiert die Einstellung neuer Mitarbeitender als Ablauf mit Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen. Digitales Onboarding heißt, dass HR, IT, Facility und Führungskraft ihre Aufgaben im System sehen statt in Mails und Listen. In der techport HR Suite startet der Onboarding-Fall automatisch mit der Einstellung im Recruiting.

Wie kommen neue Mitarbeitende aus dem Recruiting ins Onboarding?

Automatisch. Wird im Recruiting der techport HR Suite eine Einstellung erfasst, legt das System die Personalakte an und startet den Onboarding-Fall. Die Daten aus der Bewerbung werden übernommen, HR muss sie nicht abtippen. Den Fortschritt der Aufgaben für HR, IT, Facility und Führungskraft sehen Sie in Prozent.

Können wir eigene Onboarding-Checklisten verwenden?

Ja. Die Checklisten pflegen Sie selbst und passen Aufgaben an, wenn sich Abläufe ändern, etwa wenn ein neues System eingeführt wird oder ein Standort dazukommt. Für neue Mitarbeitende gibt es zusätzlich Onboarding-Checklisten im Firmenwissen. Mehrstufige Abläufe mit Freigaben, Fristen und Folgeaufgaben gestalten Sie im Workflow-Builder, ohne programmieren zu müssen.

Was gehört zum Offboarding?

Zum Offboarding gehören alle Aufgaben beim Austritt: Zugänge sperren, Equipment zurücknehmen, Abschlussdokumente und Arbeitszeugnis erstellen und die Übergabe von Wissen regeln. In der techport HR Suite bündelt ein Offboarding-Fall diese Aufgaben und verteilt sie an die zuständigen Rollen. Danach greifen die hinterlegten Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Muss der Betriebsrat bei einer Onboarding-Software mitbestimmen?

In der Regel ja. Eine Software, die Daten über Beschäftigte verarbeitet, ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Damit greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Binden Sie den Betriebsrat deshalb früh ein. Mehr dazu auf unserer Seite zur Software für den Betriebsrat.

Was kostet die Onboarding-Software?

On- und Offboarding sind Teil der Personalverwaltung in der techport HR Suite. Den Preis nennen wir auf Anfrage, er hängt von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden und den Modulen ab, die Sie nutzen. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmen. In einer Demo sehen Sie vorher, wie ein Onboarding-Fall bei Ihnen aussehen würde.