Personalanforderung und Freigabe
Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Eine Führungskraft braucht eine neue Mitarbeiterin. Sie schreibt eine Mail an HR. HR fragt nach der Stellenbeschreibung. Die Führungskraft schickt die von vor vier Jahren. HR fragt das Controlling, ob die Stelle im Budget ist. Das Controlling fragt die Bereichsleitung. Die Bereichsleitung ist im Urlaub. Drei Wochen später ist die Stelle ausgeschrieben, und die Time-to-Hire beginnt offiziell zu laufen.
Die Personalanforderung ist der unsichtbare Anfang des Recruitings. Sie wird selten gemessen, weil sie vor der Messung stattfindet. Und sie ist der Teil des Prozesses, der sich am leichtesten beschleunigen lässt, weil er fast vollständig aus Abstimmung besteht.
Woran Sie es merken
- Niemand kann sagen, wie viele offene Personalanforderungen es gerade gibt und wo sie hängen.
- Stellen werden ausgeschrieben, die im Personalplan nicht vorgesehen waren, und andere, die vorgesehen waren, kommen nie.
- Die Stellenbeschreibung für die Ausschreibung wird jedes Mal neu erfunden.
- Freigaben erfolgen per Mail, Telefon oder Flurgespräch. Im Zweifel weiß niemand mehr, wer zugestimmt hat.
Warum das passiert
Die Personalanforderung berührt vier Parteien mit vier Systemen: die Führungskraft mit ihrer Mail, HR mit dem Bewerbermanagement, das Controlling mit dem Budget, die Geschäftsführung mit dem Kalender. Solange der Prozess nicht in einem System läuft, ist er ein Staffellauf ohne Stab. Jede Übergabe kostet Tage.
So gehen wir vor
- Prozess messen. Wir werten die letzten zwölf Monate aus: Wie lange vom ersten Bedarf bis zur Ausschreibung, wo waren die Wartezeiten, wie oft wurde nachgefragt.
- Freigabelogik festlegen. Welche Anforderungen brauchen welche Zustimmung? Eine Nachbesetzung im Plan braucht weniger Unterschriften als eine neue Stelle außerhalb des Budgets. Wir definieren drei bis vier Pfade, nicht einen für alles.
- Workflow einrichten. Die Anforderung wird ein Formular im HR- oder Bewerbermanagementsystem, vorbefüllt mit Stellenbeschreibung, Level und Gehaltsband aus der Job-Architektur. Freigaben laufen im System mit Erinnerungen und Vertretungsregeln.
- An die Planung koppeln. Jede Anforderung wird gegen den Personalplan geprüft. So sehen Sie, ob das Recruiting die Planung umsetzt oder an ihr vorbeiläuft.
Was Sie davon haben
- Die Zeit von Bedarf bis Ausschreibung sinkt von Wochen auf Tage, ohne dass jemand schneller arbeiten muss.
- Jede Ausschreibung hat eine aktuelle Stellenbeschreibung, ein Gehaltsband und eine dokumentierte Freigabe.
- Die Geschäftsführung sieht jederzeit, welche Stellen offen sind, warum und seit wann.
Aus unseren Projekten
Wenn wir den Weg von der Bedarfsmeldung bis zur Ausschreibung nachzeichnen, liegt die Wartezeit auf Freigabe in vielen Unternehmen über der eigentlichen Bearbeitungszeit, und sie taucht in keiner Kennzahl auf. Der wirksamste Einzelschritt ist aus unserer Erfahrung die Unterscheidung nach Pfaden: Eine geplante Nachbesetzung braucht keine drei Unterschriften. Das allein halbiert oft die Durchlaufzeit.
Häufige Fragen
Muss der Betriebsrat bei der Personalanforderung beteiligt werden?
Bei der Anforderung selbst nicht. Der Betriebsrat ist bei der Ausschreibung zu beteiligen, wenn er eine interne Ausschreibung verlangt hat, sowie bei der Einstellung. Ein digitaler Workflow, der Nutzungsdaten erzeugt, kann mitbestimmungspflichtig sein. Wir empfehlen, ihn in die Betriebsvereinbarung zum HR-System aufzunehmen.
Was, wenn wir kein Bewerbermanagementsystem haben?
Dann ist die Personalanforderung ein guter Anlass, eines einzuführen. Der Workflow ist in fast jedem System enthalten. Wir helfen bei Auswahl und Einrichtung.
Sprechen wir über Personalanforderung und Freigabe
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
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