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HR-Kennzahlen

Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am 21. August 2026

Eine Kennzahl ist nur dann eine, wenn sie in jedem Bereich gleich berechnet wird. Die Fluktuationsquote, die in der Produktion Austritte durch Kopfzahl zum Jahresende teilt und in der Verwaltung durch den Durchschnittsbestand, ist keine Kennzahl, sondern ein Streitpunkt. Diese Sammlung enthält die Kennzahlen, mit denen wir in Projekten arbeiten, mit Formel, Einheit und einer Lesart, die sagt, was der Wert bedeutet und was nicht.

Sie ist als Referenz gedacht: Übernehmen Sie die Definitionen in Ihr HR-System, und jede Auswertung beginnt beim Inhalt statt bei der Rechenweise. Zielwerte nennen wir bewusst nur als Orientierung, weil sie von Branche, Region und Größe abhängen.

Strategie und Planung

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Besetzungsdauer kritischer Rollen

Formel: Summe der Kalendertage von Vakanzbeginn bis Arbeitsbeginn der Nachfolge, geteilt durch Anzahl der besetzten kritischen Rollen im Zeitraum
Einheit: Tage
Lesart: Misst das Risiko der Personalplanung dort, wo es wehtut. Nur für Rollen, die als kritisch definiert sind. Werte über 180 Tagen zeigen, dass Nachfolgeplanung oder Talent-Pool fehlen.

Nachfolgeabdeckung

Formel: Anzahl kritischer Rollen mit mindestens einer sofort oder binnen zwölf Monaten bereiten Nachfolge, geteilt durch Anzahl kritischer Rollen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die wichtigste Kennzahl der Nachfolgeplanung. Unter 50 Prozent ist das Schlüsselpersonenrisiko ein Thema für die Geschäftsführung.

Altersrisiko kritischer Rollen

Formel: Anzahl Inhaber kritischer Rollen ab 58 Jahren, geteilt durch Anzahl Inhaber kritischer Rollen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Zeigt, wie viel Schlüsselwissen in den nächsten fünf bis acht Jahren das Unternehmen verlässt. Grundlage für Wissenstransfer und Übergangsmodelle.

Beschäftigte je HR-Vollzeitkraft

Formel: Durchschnittliche Anzahl Beschäftigter im Jahr, geteilt durch Vollzeitäquivalente in HR inklusive Abrechnung
Einheit: Verhältnis
Lesart: Im Mittelstand liegen die Werte meist zwischen 60 und 120. Ein niedriger Wert ist nicht gut oder schlecht, er zeigt, wie viel Routine noch bei Menschen liegt statt im System.

Personalkosten im Verhältnis zur Wertschöpfung

Formel: Gesamte Personalkosten, geteilt durch Bruttowertschöpfung, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die Kennzahl, die HR mit der Sprache der Geschäftsführung verbindet. Nur im Zeitvergleich und innerhalb der Branche aussagekräftig.

Recruiting

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Time-to-Approve

Formel: Kalendertage von Eingang der Personalanforderung bis zur dokumentierten Freigabe, im Durchschnitt je Zeitraum
Einheit: Tage
Lesart: Der unsichtbare Teil der Besetzungsdauer. Über fünf Tage zeigt, dass der Freigabeprozess nicht im System läuft.

Time-to-Fill

Formel: Kalendertage von Veröffentlichung der Ausschreibung bis zur Annahme des Angebots, im Durchschnitt je Zeitraum
Einheit: Tage
Lesart: Misst die Leistung von Sourcing und Auswahl. Getrennt nach Stellenfamilie auswerten, ein Durchschnitt über alle Stellen verdeckt die Engpässe.

Time-to-Start

Formel: Kalendertage von Annahme des Angebots bis zum ersten Arbeitstag
Einheit: Tage
Lesart: Hängt von Kündigungsfristen ab und ist nur begrenzt steuerbar. Entscheidend ist, was in dieser Zeit passiert, siehe Pre-Boarding.

Kosten je Einstellung

Formel: Summe aller externen und internen Recruiting-Kosten im Zeitraum, geteilt durch Anzahl Einstellungen
Einheit: Euro
Lesart: Interne Kosten einschließen, sonst erscheint Active Sourcing teuer und die Anzeige günstig. Je Kanal auswerten.

Kanalertrag

Formel: Anzahl Einstellungen über einen Kanal, geteilt durch Anzahl Bewerbungen über diesen Kanal, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Zeigt, welcher Kanal liefert und welcher nur Aufwand erzeugt. Ergänzend den Verbleib nach zwölf Monaten je Kanal betrachten.

Angebotsannahmequote

Formel: Anzahl angenommener Angebote, geteilt durch Anzahl unterbreiteter Angebote, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Unter 80 Prozent deutet auf Probleme bei Gehalt, Geschwindigkeit oder Erlebnis im Auswahlprozess hin. Absagegründe erfassen.

Verbleibquote nach zwölf Monaten

Formel: Anzahl Einstellungen eines Jahrgangs, die nach zwölf Monaten noch beschäftigt sind, geteilt durch Anzahl Einstellungen des Jahrgangs, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die eigentliche Qualitätskennzahl des Recruitings. Je Kanal und Auswahlverfahren auswerten, dann lernen Sie, was bei Ihnen vorhersagt.

Onboarding und Entwicklung

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Frühfluktuation

Formel: Anzahl Austritte mit weniger als zwölf Monaten Betriebszugehörigkeit, geteilt durch Anzahl Einstellungen in den vorangegangenen zwölf Monaten, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Der Gradmesser für Onboarding und Auswahlqualität. Nach Kündigungsseite trennen: Arbeitgeber oder Beschäftigte.

Time-to-Productivity

Formel: Durchschnittliche Anzahl Tage bis zum Erreichen der mit dem Fachbereich definierten Produktivitätsschwelle je Stellenfamilie
Einheit: Tage
Lesart: Die Schwelle muss je Stellenfamilie definiert sein, etwa eigenständige Bearbeitung eines Standardvorgangs. Ohne Definition ist die Kennzahl wertlos.

Fristgerechte Pflichtunterweisungen

Formel: Anzahl Beschäftigter mit allen fälligen Unterweisungen und Nachweisen im Gültigkeitszeitraum, geteilt durch Anzahl Beschäftigter mit Unterweisungspflicht, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Alles unter 100 Prozent ist ein Haftungsrisiko. Die Kennzahl gehört in den Monatsbericht, nicht in die Auditvorbereitung.

Abdeckung Entwicklungsgespräche

Formel: Anzahl Beschäftigter mit dokumentiertem Entwicklungsgespräch in den letzten zwölf Monaten, geteilt durch Anzahl Beschäftigter, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Misst, ob der Prozess gelebt wird. Je Führungskraft auswerten, das ist meist aussagekräftiger als der Gesamtwert.

Weiterbildungsstunden je Beschäftigten

Formel: Summe der dokumentierten Lernstunden im Jahr, geteilt durch durchschnittliche Anzahl Beschäftigter
Einheit: Stunden
Lesart: Eine Aufwandskennzahl, keine Wirkungskennzahl. Nur zusammen mit der Veränderung der Kompetenzeinschätzung sinnvoll.

Vergütung und Bindung

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Fluktuationsquote

Formel: Anzahl Austritte im Zeitraum, geteilt durch durchschnittliche Anzahl Beschäftigter im Zeitraum, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Immer mit Durchschnittsbestand rechnen und nach freiwilligen und unfreiwilligen Austritten trennen. Je Bereich, Stellenfamilie und Zugehörigkeit auswerten.

Unbereinigtes Entgeltgefälle

Formel: Durchschnittliches Bruttostundenentgelt der Männer minus durchschnittliches Bruttostundenentgelt der Frauen, geteilt durch durchschnittliches Bruttostundenentgelt der Männer, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die Kennzahl, die nach der Entgelttransparenz-Richtlinie berichtet wird, je Gruppe gleichwertiger Arbeit und für alle Entgeltbestandteile. Ab fünf Prozent ohne Erklärung folgt die gemeinsame Entgeltbewertung.

Bereinigtes Entgeltgefälle

Formel: Verbleibender Entgeltunterschied nach Geschlecht nach statistischer Kontrolle von Level, Erfahrung, Arbeitszeit und weiteren objektiven Kriterien
Einheit: Prozent
Lesart: Zeigt, welcher Teil des Gefälles nicht erklärt werden kann. Das ist der Teil, den Sie vor Gericht begründen müssten.

Compa-Ratio

Formel: Individuelles Gehalt, geteilt durch Mittelwert des zugehörigen Gehaltsbands, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Werte zwischen 80 und 120 liegen im Band. Systematische Abweichungen nach Geschlecht, Alter oder Bereich sind Hinweise auf Ungleichbehandlung.

Benefit-Nutzungsquote

Formel: Anzahl Beschäftigter, die ein Angebot im Jahr genutzt haben, geteilt durch Anzahl Anspruchsberechtigter, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Je Angebot auswerten. Unter 20 Prozent bedeutet: unbekannt, unpassend oder zu umständlich.

Krankenquote

Formel: Summe der Ausfalltage durch Arbeitsunfähigkeit, geteilt durch Summe der Sollarbeitstage, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Nur aggregiert und ohne Diagnosen auswerten. Auffällige Bereiche sind ein Anlass für Gespräche über Arbeitsbedingungen, nicht über Personen.

Beteiligungsquote Befragung

Formel: Anzahl abgegebener Antworten, geteilt durch Anzahl eingeladener Beschäftigter, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Sinkende Beteiligung heißt, die Belegschaft glaubt nicht mehr an Konsequenzen. Die Kennzahl misst das Vertrauen in den Prozess.

Mobilität und Austritt

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Interne Besetzungsquote

Formel: Anzahl intern besetzter Stellen, geteilt durch Anzahl besetzter Stellen im Zeitraum, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Unter 20 Prozent ist ein Hinweis auf fehlende Sichtbarkeit oder Führungskräfte, die nicht loslassen. Getrennt für Führungspositionen auswerten.

Rückkehrquote nach Elternzeit

Formel: Anzahl Beschäftigter, die zwölf Monate nach Ende der Elternzeit noch beschäftigt sind, geteilt durch Anzahl Rückkehrender, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Misst, ob Rückkehr und Vereinbarkeit funktionieren. Niedrige Werte sind teuer, weil erfahrene Beschäftigte gehen.

Fristgerechte BEM-Angebote

Formel: Anzahl fristgerecht dokumentierter BEM-Angebote, geteilt durch Anzahl Beschäftigter mit mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Alles unter 100 Prozent ist ein Risiko im Kündigungsschutzprozess. Die Kennzahl zeigt, ob die Frist im System erkannt wird.

Wiedereinstellungsquote

Formel: Anzahl Einstellungen ehemaliger Beschäftigter, geteilt durch Anzahl Einstellungen im Zeitraum, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Rückkehrer sind schnell produktiv und günstig zu rekrutieren. Die Kennzahl misst die Qualität des Offboardings und der Alumni-Pflege.

HR-Daten und Systeme

Zum Themenfeld

Stammdatenqualität

Formel: Anzahl Personendatensätze ohne Verstoß gegen definierte Qualitätsregeln, geteilt durch Anzahl aktiver Personendatensätze, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die Regeln müssen definiert sein: Pflichtfelder gefüllt, Organisationszuordnung gültig, keine Dubletten, Konsistenz zu Abrechnung und Verzeichnisdienst. Unter 95 Prozent wird jede Auswertung angreifbar.

Self-Service-Quote

Formel: Anzahl Vorgänge, die Beschäftigte oder Führungskräfte selbst im System abgeschlossen haben, geteilt durch Anzahl aller Vorgänge dieses Typs, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Je Vorgangstyp auswerten. Bei Standardvorgängen wie Adressänderung oder Urlaubsantrag sind über 90 Prozent erreichbar.

Lösungsquote im Erstkontakt

Formel: Anzahl Anfragen, die ohne Weiterleitung abschließend beantwortet wurden, geteilt durch Anzahl Anfragen, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die zentrale Kennzahl des HR-Servicedesks. Niedrige Werte zeigen Lücken in Wissensdatenbank oder Zuständigkeiten.

Vollständigkeit der Zeiterfassung

Formel: Anzahl Beschäftigter mit lückenloser Arbeitszeiterfassung im Monat, geteilt durch Anzahl erfassungspflichtiger Beschäftigter, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts 2022 ist der Zielwert 100 Prozent. Die Kennzahl zeigt, wo Erfassung nicht gelebt wird.

Mitbestimmung und Compliance

Zum Themenfeld

Bearbeitungsdauer von Hinweisen

Formel: Kalendertage von Eingang eines Hinweises bis zur Rückmeldung über Maßnahmen, im Durchschnitt und als Maximum
Einheit: Tage
Lesart: Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt die Rückmeldung innerhalb von drei Monaten. Das Maximum ist wichtiger als der Durchschnitt.

Systeme mit gültiger Betriebsvereinbarung

Formel: Anzahl HR-relevanter Systeme, die von einer aktuellen Betriebsvereinbarung erfasst sind, geteilt durch Anzahl HR-relevanter Systeme, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Jedes System ohne Vereinbarung kann vom Betriebsrat gestoppt werden. Die Kennzahl setzt ein Systemverzeichnis voraus, das es oft noch nicht gibt.

Kommunikation und Change

Zum Themenfeld

Nutzungsquote nach Go-live

Formel: Anzahl Beschäftigter oder Führungskräfte, die den neuen Prozess 90 Tage nach Go-live im System nutzen, geteilt durch Anzahl der vorgesehenen Nutzenden, mal 100
Einheit: Prozent
Lesart: Die einzige Kennzahl, die sagt, ob ein Projekt sein Ziel erreicht hat. Unter 80 Prozent nach 90 Tagen heißt: Das Projekt ist nicht fertig.

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