Fundament

    HR-Daten und Systeme

    Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am

    Jede Verbesserung in der Personalarbeit endet an derselben Stelle: bei den Daten. Die Personalplanung braucht verlässliche Kompetenzdaten, die Entgelttransparenz braucht saubere Stellen- und Gehaltsdaten, das Onboarding braucht ein System, das Aufgaben auslöst. Wo diese Grundlage fehlt, wird jede Initiative zum Projekt mit Excel-Anhang.

    Dieses Feld ist unser Heimspiel. Wir kommen aus der Software, wir kennen die Systeme, ihre Stärken, ihre Lücken und die Frage, die vor jeder Systementscheidung stehen muss: Welchen Prozess soll es tragen und mit welchen Daten?

    Typische Probleme

    • Dieselbe Person existiert in HR-System, Zeitwirtschaft, Abrechnung, Active Directory und Lernsystem, jeweils mit anderen Angaben.
    • Die Einführung des HR-Systems liegt drei Jahre zurück, genutzt wird ein Drittel der Funktionen.
    • Das Reporting besteht aus Exporten, die jemand in Excel zusammenfügt. Jeder Bericht ist ein Projekt.
    • Die Arbeitszeiterfassung gibt es seit dem BAG-Beschluss 2022, aber nicht überall und nicht einheitlich.
    • Das HR-Postfach bekommt 400 Mails im Monat. Niemand weiß, welche Fragen sich wiederholen.

    Was wir in diesem Feld tun

    Wir helfen bei der Auswahl und Einführung von HR-Systemen, von der Anforderungsanalyse über den Anbietervergleich bis zur Migration und Schulung. Wir bereinigen Stammdaten und bauen ein Datenmodell, das hält. Wir setzen People Analytics so auf, dass es Fragen beantwortet statt Dashboards zu produzieren. Und wir richten Zeiterfassung und HR-Servicedesk so ein, dass sie zu Ihren Prozessen und zu Ihrem Betriebsrat passen.

    Themen in diesem Feld

    Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestaltenDie Erfassungspflicht gilt seit 2022, das Gesetz zur elektronischen Erfassung ist im Entwurf. Was heute gilt, was 2027 kommen soll, wie Vertrauensarbeitszeit bleibt und wie ein System mit Betriebsrat eingeführt wird.HR-Servicedesk und Mitarbeiteranfragen400 Mails im Monat und keine Auswertung: Wie ein HR-Servicedesk mit Ticketing, Wissensdatenbank, Self-Service und KI-Assistent die Routine aus der Personalabteilung nimmt und Antwortzeiten messbar macht.SchwerpunktHR-Software auswählen und einführenWie die Auswahl eines HR-Systems gelingt: Anforderungen aus Prozessen ableiten, Anbieter vergleichbar machen, Betriebsrat und Datenschutz einbinden, Migration planen und Nutzung sichern.People Analytics richtig aufsetzenWarum Dashboards ungenutzt bleiben und wie People Analytics funktioniert: Fragestellungen der Geschäftsführung, Methode, Datenquellen, Auswertung, Kommunikation. Mit Datenschutz und Mitbestimmung.Stammdatenqualität und Single Source of TruthDieselbe Person in fünf Systemen mit fünf Wahrheiten: Wie ein HR-Datenmodell entsteht, welches System führend ist, wie Bereinigung und Schnittstellen funktionieren und wie Qualität dauerhaft gehalten wird.

    Häufige Fragen

    Sollen wir zuerst die Daten bereinigen oder zuerst das System wechseln?

    Die Daten. Ein Systemwechsel mit schlechten Daten ist ein Umzug mit dem ganzen Müll. Die Bereinigung ist aber kein Vorprojekt von einem Jahr, sondern läuft in Teilen parallel zur Auswahl, weil die Zielstruktur vom System abhängt.

    Sind Sie an bestimmte Anbieter gebunden?

    Wir kennen die gängigen Systeme für den Mittelstand und beraten herstellerunabhängig. Wo wir Partnerschaften haben, sagen wir es. Die Auswahl richtet sich nach Ihren Anforderungen, nicht nach unserem Portfolio.

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