Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestalten
Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen, Beginn, Ende und Dauer. Das Gericht hat diese Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Viele Unternehmen warten seitdem auf ein Gesetz, das regelt, wie. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 liegt jetzt vor: elektronische Erfassung als Regel, gestaffelte Übergangsfristen, Wochenhöchstarbeitszeit statt Tageslimit, geplantes Inkrafttreten Januar 2027. Beschlossen ist er nicht.
Wer auf das Gesetz wartet, ist seit vier Jahren im Verzug. Wer heute einführt, sollte den Entwurf kennen, damit das System 2027 nicht schon wieder umgebaut wird.
Woran Sie es merken
- Die Produktion stempelt, die Verwaltung nicht, der Außendienst schreibt Stundenzettel.
- Vertrauensarbeitszeit wird als Grund genannt, nicht zu erfassen. Das Bundesarbeitsgericht sieht das anders.
- Überstunden werden nicht erfasst und deshalb weder ausgeglichen noch bezahlt, bis jemand klagt.
- Die Zeitwirtschaft und die Abrechnung sprechen nicht miteinander. Zuschläge werden von Hand berechnet.
Warum das passiert
Die Erfassungspflicht kam per Gerichtsbeschluss, nicht per Gesetz, und ohne Bußgeldkatalog. Das hat viele Unternehmen zum Abwarten verleitet. Dazu kommt die Sorge, Erfassung bedeute Kontrolle und das Ende flexibler Arbeit. Beides stimmt nicht, wenn das System richtig eingerichtet ist. Und die Einführung braucht den Betriebsrat, was Aufwand bedeutet, aber keinen Grund zum Verschieben.
So gehen wir vor
- Ist-Stand und Modelle aufnehmen. Wer erfasst heute wie, welche Arbeitszeitmodelle gelten, welche Zuschläge und Konten gibt es, wo liegen die Lücken. Dazu der Abgleich mit dem Referentenentwurf, damit das Zielbild 2027 trägt.
- Zielbild und Regeln festlegen. Erfassung für alle, delegiert an die Beschäftigten, mit Plausibilitätsprüfungen statt Kontrolle. Vertrauensarbeitszeit bleibt als Modell, die Zeiten werden trotzdem erfasst. Klare Regeln für Homeoffice, Dienstreisen, Pausen und Überstunden.
- System auswählen oder anpassen. Oft hat das HR-System oder die vorhandene Zeitwirtschaft die Funktion, sie wurde nur nie eingerichtet. Wenn nicht, wählen wir ein System mit Schnittstelle zur Abrechnung und Apps für mobile Erfassung.
- Betriebsvereinbarung und Einführung. Die Ausgestaltung ist mitbestimmungspflichtig. Wir erarbeiten die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat parallel zur Systemeinrichtung: Zweck, Daten, Auswertungen, Zugriffe, Löschfristen. Dann Schulung, Pilot, Ausrollen.
Was Sie davon haben
- Rechtssicherheit heute und ein System, das den Gesetzentwurf schon erfüllt.
- Überstunden werden sichtbar und steuerbar, bevor sie zum Streit werden.
- Zuschläge, Konten und Abrechnung laufen ohne Handarbeit.
Aus unseren Projekten
Bei Bestandsaufnahmen zur Zeiterfassung finden wir in mittelständischen Unternehmen regelmäßig drei bis vier parallele Verfahren je nach Bereich und ganze Gruppen ohne Erfassung, meist mit Verweis auf Vertrauensarbeitszeit. Die Sorge, Erfassung beende flexible Arbeit, hält nach unserer Erfahrung der Praxis nicht stand: Wo Beschäftigte selbst erfassen und die Auswertungen in der Betriebsvereinbarung begrenzt sind, ändert sich an der Flexibilität nichts, nur die Überstunden werden sichtbar.
Gut zu wissen
Die Erfassungspflicht folgt aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (1 ABR 22/21). Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch erfasst werden, mit Übergangsfristen nach Unternehmensgröße und dauerhaften Erleichterungen für Kleinstbetriebe. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn Beschäftigte selbst erfassen. Der Betriebsrat hat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG beim System und nach Nummer 2 und 3 bei Lage und Verteilung der Arbeitszeit mitzubestimmen. Den Stand des Gesetzgebungsverfahrens halten wir im Regulatorik-Radar aktuell.
Häufige Fragen
Dürfen wir Excel oder Stundenzettel weiter nutzen?
Heute ja, wenn die Aufzeichnungen vollständig, verlässlich und zugänglich sind. Nach dem Entwurf soll die elektronische Erfassung zur Regel werden, mit Ausnahmen für Kleinstbetriebe. Wer ohnehin einführt, sollte direkt elektronisch erfassen.
Müssen leitende Angestellte erfassen?
Leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes sind von dessen Regelungen ausgenommen. Der Kreis ist aber deutlich kleiner, als viele Unternehmen annehmen. Ein Abteilungsleiter ist in der Regel kein leitender Angestellter.
Sprechen wir über Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestalten
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Weiterführend
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Quellen
- § 3 ArbSchG, Grundpflichten des Arbeitgebers
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung)
- Europaeischer Gerichtshof, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18 (CCOO, Arbeitszeiterfassung)
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Bundesministerium fuer Arbeit und Soziales, Referentenentwurf zur Aenderung des Arbeitszeitgesetzes (Juni 2026)
- § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte