Mitbestimmung und Compliance · Schwerpunkt
HR-Software und Betriebsrat
Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Das neue HR-System ist ausgewählt, der Vertrag unterschrieben, der Go-live für Januar geplant. Im Oktober erfährt der Betriebsrat davon und verlangt Unterlassung. Er hat recht: Jedes System, das Daten über Beschäftigte erfasst, ist nach dem Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig, und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber überwachen will. Das Bundesarbeitsgericht stellt auf die objektive Eignung ab. Ein HR-System ist immer geeignet.
Das Projekt verschiebt sich um sechs Monate, die Lizenzen laufen, und die Beziehung zum Betriebsrat ist beschädigt. Das lässt sich vermeiden, indem man die Mitbestimmung behandelt wie jede andere Anforderung: früh, konkret und mit Plan.
Woran Sie es merken
- Der Betriebsrat erfährt von Systemprojekten aus dem Intranet oder vom Anbieter.
- Die bestehende Betriebsvereinbarung zur IT kennt keine Cloud, keine mobilen Apps und keine KI.
- Jedes Update mit neuen Funktionen wird zur Grundsatzdiskussion.
- Der Betriebsrat zieht Sachverständige hinzu, und das Projekt wartet.
Warum das passiert
Mitbestimmung wird in Systemprojekten als juristischer Schritt am Ende behandelt, nicht als Anforderung am Anfang. Projektleitungen aus IT oder HR kennen die Regeln oft nicht, und der Betriebsrat wird erst einbezogen, wenn es formal nötig scheint. Dann fehlen die Unterlagen, die er braucht, und das Misstrauen ist da.
So gehen wir vor
- Früh informieren. Nach § 90 BetrVG ist der Betriebsrat schon über die Planung technischer Anlagen zu unterrichten. Wir nehmen ihn vor der Anbieterauswahl mit: Ziele, Prozesse, Anforderungen. Er sieht die Präsentationen und kann Fragen stellen, bevor entschieden ist.
- Datenschutzkonzept vorlegen. Welche Daten, welche Zwecke, welche Zugriffe, welche Auswertungen, welche Löschfristen. Dieses Konzept ist die Grundlage der Betriebsvereinbarung und der Datenschutz-Folgenabschätzung zugleich.
- Rahmenbetriebsvereinbarung verhandeln. Statt einer Vereinbarung je System eine Rahmenvereinbarung mit Grundsätzen, Verfahren für neue Systeme und Funktionen, Regeln für Auswertungen und Leistungskontrolle, KI-Klauseln und einem Verzeichnis der Systeme als Anlage. Neue Funktionen werden dann per Anlage ergänzt, nicht per Neuverhandlung.
- Beteiligung im Projekt verankern. Der Betriebsrat bekommt einen festen Platz im Projekt: Teilnahme an Tests, Einblick in Berechtigungen, Information vor jedem Release. Das kostet Zeit im Projekt und spart Monate am Ende.
Was Sie davon haben
- Systemprojekte laufen im Zeitplan, weil die Mitbestimmung eingeplant ist statt nachgeholt.
- Der Betriebsrat wird zum Partner, der Anforderungen stellt, nicht zum Gegner, der Unterlassung verlangt.
- Neue Funktionen und KI-Features lassen sich in Wochen einführen, nicht in Monaten.
Aus unseren Projekten
In Systemprojekten, die wir übernehmen, nachdem sie gestockt sind, ist die Ursache fast immer dieselbe: Der Betriebsrat wurde nach der Entscheidung informiert und hat dann die Fragen gestellt, die vorher niemand beantwortet hatte. In Projekten, die wir von Anfang an begleiten, verhandeln wir die Rahmenbetriebsvereinbarung parallel zur Auswahl. Das verlängert die Auswahlphase um einige Wochen und verkürzt die Einführung um Monate. Der Betriebsrat, der die Anbieterpräsentationen gesehen hat, stellt in der Verhandlung andere Fragen als der, der sie nicht gesehen hat.
Gut zu wissen
Die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen folgt aus § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Nach § 80 Absatz 3 BetrVG gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich, wenn der Betriebsrat den Einsatz von KI beurteilen muss. Bei Auswahlrichtlinien mit KI-Einsatz greift § 95 Absatz 2a BetrVG. Verstöße gegen Informationspflichten können nach § 121 BetrVG mit Bußgeld belegt werden, und der Betriebsrat kann die Nutzung eines ohne Mitbestimmung eingeführten Systems gerichtlich untersagen lassen. Der Bitkom hat im Februar 2026 einen Leitfaden zu KI und Mitbestimmung veröffentlicht, der die Positionen beider Seiten zusammenführt.
Häufige Fragen
Was, wenn der Betriebsrat grundsätzlich blockiert?
Das ist selten und meist Folge früherer Erfahrungen. Der Weg ist derselbe: Transparenz, Konzept, Zeit für Sachverständige. Wenn keine Einigung gelingt, entscheidet die Einigungsstelle. Das dauert, ist aber ein geordnetes Verfahren und keine Sackgasse.
Gilt das auch für Standardsoftware wie Office-Pakete mit KI-Funktionen?
Ja, soweit sie Daten über Beschäftigte erfassen und auswerten können, und das können sie praktisch alle. Die Rahmenbetriebsvereinbarung sollte deshalb auch Bürosoftware und deren KI-Funktionen erfassen.
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