Strategie und Planung · Schwerpunkt
KI im HR mit Governance
Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
In vielen Personalabteilungen läuft KI längst, nur weiß es niemand offiziell. Die Recruiterin lässt Stellenanzeigen von einem Sprachmodell schreiben, der Bewerbermanagement-Anbieter hat ein Ranking-Feature aktiviert, und die Kollegin aus der Entgeltabrechnung fragt einen Chatbot nach Tarifdetails. Das ist kein Fehlverhalten. Es ist das Ergebnis fehlender Entscheidungen.
Die Frage ist nicht, ob KI in der Personalarbeit eingesetzt wird. Die Frage ist, ob Sie wissen, wo, mit welchen Daten, mit welcher Kontrolle und mit welchem Nutzen.
Woran Sie es merken
- Es gibt keine Liste der KI-Funktionen, die in Ihren HR-Systemen aktiv sind.
- Der Anbieter hat ein neues Feature eingeschaltet, und der Betriebsrat hat es vor Ihnen bemerkt.
- Pilotprojekte laufen, aber niemand kann sagen, was sie gebracht haben.
- Auf die Frage nach dem AI Act antwortet die IT, das sei Sache von HR, und HR sagt, das sei Sache der IT.
Die Rechtslage seit Sommer 2026
Die KI-Verordnung der EU stuft KI-Systeme für Recruiting, Bewerberauswahl, Beförderungs- und Kündigungsentscheidungen, Aufgabenverteilung sowie Leistungs- und Verhaltensbewertung als Hochrisiko ein. Mit dem Digital Omnibus zur KI, der am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist, gelten die Pflichten für diese Systeme erst ab dem 2. Dezember 2027. Drei Dinge gelten trotzdem schon jetzt: Die Verbote, etwa der Emotionserkennung am Arbeitsplatz, gelten seit Februar 2025. Die Transparenzpflichten, etwa die Kennzeichnung von Chatbots, gelten seit dem 2. August 2026. Und die Mitbestimmung des Betriebsrats nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat mit dem AI Act nichts zu tun und gilt sofort.
Für Sie heißt das: Die Verschiebung ist Vorbereitungszeit, kein Aufschub. Wer im Dezember 2027 Hochrisiko-Systeme betreibt, muss bis dahin Risikomanagement, Dokumentation, menschliche Aufsicht und Schulung nachweisen können. Das baut niemand in drei Monaten.
So gehen wir vor
- Inventur. Wir erfassen alle KI-Funktionen in Ihren HR-Systemen und in den Werkzeugen, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen. Die Liste ist meist länger als erwartet.
- Einordnung. Jeder Use Case bekommt eine Risikoklasse nach AI Act, eine datenschutzrechtliche Bewertung und eine Einschätzung zur Mitbestimmung. Das ergibt eine Matrix mit drei Spalten: weiter nutzen, nachbessern, abschalten.
- Governance. Wir definieren, wer neue KI-Funktionen freigibt, wie menschliche Aufsicht konkret aussieht und was dokumentiert wird. Das ist ein Prozess von zwei Seiten, keine Richtlinie von zwanzig Seiten.
- Nutzen sichern. Für die Use Cases, die bleiben, legen wir Kennzahlen fest. Ein Assistent im HR-Servicedesk muss messbar Tickets reduzieren, sonst ist er Spielerei.
Was Sie davon haben
- Sie können dem Betriebsrat, der Geschäftsführung und im Zweifel der Aufsichtsbehörde sagen, welche KI Sie einsetzen und warum.
- Die Vorbereitungszeit bis Dezember 2027 wird genutzt, statt verschlafen.
- KI-Projekte konkurrieren um Budget mit einem Business Case, nicht mit einem Versprechen.
Aus unseren Projekten
Bei KI-Inventuren in HR-Abteilungen finden wir regelmäßig doppelt so viele aktive KI-Funktionen, wie die Personalleitung vermutet hatte, die meisten davon vom Softwareanbieter per Update eingeschaltet. Die zweite wiederkehrende Beobachtung: Der Betriebsrat ist selten gegen KI, aber fast immer gegen die Art, wie er davon erfahren hat. Eine Inventur mit Risikoeinstufung entschärft beides, und sie dauert in einem mittelständischen Unternehmen drei bis vier Wochen.
Gut zu wissen
Der Verordnungstext der KI-Verordnung ist auf EUR-Lex verfügbar. Die Änderungen durch die Verordnung (EU) 2026/1744 hat unter anderem KPMG Law zusammengefasst. Für die Marktüberwachung in Deutschland ist die Bundesnetzagentur zuständig. Zur Mitbestimmung bei KI hat der Bitkom einen Leitfaden veröffentlicht.
Häufige Fragen
Ist ein Chatbot für Mitarbeiterfragen ein Hochrisiko-System?
In der Regel nicht, solange er Auskünfte gibt und keine Entscheidungen über Personen trifft oder vorbereitet. Er unterliegt aber der Transparenzpflicht: Die Nutzerinnen und Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einer Maschine sprechen. Und er ist in der Regel mitbestimmungspflichtig, weil er Nutzungsdaten erzeugt.
Was ist mit KI-Funktionen, die der Softwareanbieter liefert?
Der Anbieter trägt die Anbieterpflichten. Sie tragen als Betreiber die Betreiberpflichten, dazu gehören menschliche Aufsicht, Schulung der Nutzenden und die Information der Betroffenen. Sie können die Verantwortung nicht einkaufen.
Sprechen wir über KI im HR mit Governance
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
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