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HR-Glossar

Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am 21. August 2026

Begriffe aus Personalarbeit, Arbeitsrecht und HR-Technologie, so erklärt, wie wir sie in Projekten verwenden. Wo ein Begriff in einer unserer Themenseiten eine Rolle spielt, ist sie verlinkt.

Active Sourcing: Die aktive Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten, die sich nicht beworben haben, meist über Karrierenetzwerke oder Fachcommunities. Lohnt sich für Engpassprofile, die über Anzeigen nicht zu besetzen sind. Mehr dazu
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Das Gesetz verbietet Benachteiligungen wegen Alter, Geschlecht, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität, auch im Bewerbungsverfahren. Abgelehnte Bewerbende können innerhalb von zwei Monaten Ansprüche geltend machen, daraus folgt die übliche Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten für Bewerberdaten. Mehr dazu
Altersstrukturanalyse: Auswertung der Altersverteilung der Belegschaft je Bereich, Stellenfamilie oder Rolle, meist mit Prognose auf fünf und zehn Jahre. Grundlage von Nachfolgeplanung und Wissenstransfer. Mehr dazu
Arbeitszeitkonto: Ein Konto, auf dem Abweichungen zwischen vertraglicher und tatsächlicher Arbeitszeit gesammelt und später ausgeglichen werden. Voraussetzung ist eine vollständige Zeiterfassung. Mehr dazu
Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Das Verfahren nach § 167 Absatz 2 SGB IX, das Arbeitgeber Beschäftigten anbieten müssen, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren. Ziel ist die Überwindung der Arbeitsunfähigkeit und der Erhalt des Arbeitsplatzes. Mehr dazu
Betriebsvereinbarung: Ein Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, der für alle Beschäftigten des Betriebs gilt. Bei HR-Systemen regelt sie Zweck, Daten, Auswertungen, Zugriffe und Löschfristen und kann als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dienen. Mehr dazu
Bewerbermanagementsystem: Software zur Verwaltung von Ausschreibungen, Bewerbungen und Auswahlprozessen, im Englischen Applicant Tracking System. Sollte Kanalherkunft, Löschfristen und Talent-Pool mit Einwilligung abbilden. Mehr dazu
Compa-Ratio: Das Verhältnis eines individuellen Gehalts zum Mittelwert des zugehörigen Gehaltsbands, ausgedrückt in Prozent. Zeigt, wo jemand im Band steht, und macht Abweichungen zwischen Gruppen sichtbar. Mehr dazu
Datenschutz-Folgenabschätzung: Eine nach Artikel 35 DSGVO vorgeschriebene Risikobewertung für Verarbeitungen mit voraussichtlich hohem Risiko. Bei umfassenden HR-Systemen in der Regel erforderlich und sinnvollerweise zusammen mit der Betriebsvereinbarung erarbeitet. Mehr dazu
Deprovisioning: Das systematische Entziehen von Zugängen, Berechtigungen und Geräten beim Austritt oder Rollenwechsel, idealerweise automatisch gesteuert vom Austrittsdatum im HR-System. Mehr dazu
Digital Omnibus: Ein Änderungspaket der EU, mit dem unter anderem die Fristen der KI-Verordnung verschoben wurden. Die Verordnung (EU) 2026/1744 ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten und verschiebt die Hochrisiko-Pflichten für HR-Systeme auf den 2. Dezember 2027. Mehr dazu
Eignungsdiagnostik: Die Gesamtheit der Verfahren, mit denen die Passung zwischen Person und Stelle gemessen wird: strukturierte Interviews, Arbeitsproben, Tests. Gute Verfahren sind vorher festgelegt, messen definierte Anforderungen und werden auf ihre Vorhersagekraft geprüft. Mehr dazu
Einigungsstelle: Eine betriebliche Schlichtungsstelle, die entscheidet, wenn sich Arbeitgeber und Betriebsrat in mitbestimmungspflichtigen Fragen nicht einigen. Besetzt mit Beisitzern beider Seiten und einem unparteiischen Vorsitz. Mehr dazu
Employee Experience: Die Summe der Erlebnisse, die Beschäftigte in den prägenden Momenten ihres Arbeitslebens machen, von der Bewerbung bis zum Abschied. Wird gestaltet, indem diese Momente als Prozesse betrachtet und bewusst entworfen werden. Mehr dazu
Employer Branding: Der Aufbau und die Pflege der Arbeitgebermarke, also des Bildes, das Bewerbende und Beschäftigte vom Unternehmen als Arbeitgeber haben. Glaubwürdig nur, wenn die Employee Experience das Versprechen einlöst. Mehr dazu
Entgelttransparenz-Richtlinie: Die Richtlinie (EU) 2023/970 zur Stärkung der Entgeltgleichheit. Sie verlangt Gehaltsangaben vor dem Bewerbungsgespräch, Auskunftsrechte, Berichtspflichten ab 100 Beschäftigten und eine Beweislastumkehr. Die Umsetzungsfrist lief am 7. Juni 2026 ab, Deutschland hat sie verpasst. Mehr dazu
Frühfluktuation: Der Anteil der Einstellungen, die innerhalb der ersten zwölf Monate wieder ausscheiden. Die wichtigste Kennzahl für die Qualität von Auswahl und Onboarding. Mehr dazu
Gehaltsband: Eine Spanne von Mindest- bis Höchstgehalt für ein Level einer Stellenfamilie, meist mit Einstieg, Mitte und Ende. Grundlage für nachvollziehbare Gehaltsentscheidungen und für die Kriterien, die nach der Entgelttransparenz-Richtlinie offenzulegen sind. Mehr dazu
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Das Gesetz verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten zu einer internen Meldestelle für Hinweise auf Rechtsverstöße, mit Fristen von sieben Tagen für die Eingangsbestätigung und drei Monaten für die Rückmeldung. Es schützt Hinweisgebende vor Repressalien. Mehr dazu
Hochrisiko-KI-System: Eine Einstufung nach der KI-Verordnung für Systeme mit erheblichem Risiko für Grundrechte. Dazu gehören KI-Systeme für Personalauswahl, Beförderung, Kündigung, Aufgabenverteilung und Leistungsbewertung. Die Pflichten gelten für diese Systeme ab dem 2. Dezember 2027. Mehr dazu
HR-Business-Partner: Eine Rolle im HR-Betriebsmodell, die Geschäftsbereiche strategisch zu Personalfragen berät. Funktioniert nur, wenn Routineaufgaben an Servicedesk und Self-Service abgegeben sind. Mehr dazu
HR-Informationssystem (HRIS): Das zentrale Softwaresystem für Personalstammdaten, Organisationsstruktur und HR-Prozesse. Sollte das führende System für Personendaten sein und andere Systeme per Schnittstelle versorgen. Mehr dazu
Interessenausgleich und Sozialplan: Zwei Vereinbarungen mit dem Betriebsrat bei Betriebsänderungen nach §§ 111 ff. BetrVG. Der Interessenausgleich regelt das Ob und Wie der Maßnahme, der Sozialplan den Ausgleich der Nachteile für Beschäftigte. Mehr dazu
Job-Architektur: Die Ordnung aller Stellen eines Unternehmens in Stellenfamilien und Level mit einheitlichen Kriterien. Grundlage für Gehaltsbänder, Karrierepfade, Skills-Management und den Nachweis gleichwertiger Arbeit. Mehr dazu
Kalibrierung: Der Abgleich von Leistungsbewertungen zwischen Führungskräften eines Bereichs, bevor sie wirksam werden. Verhindert, dass Milde in einem Team und Strenge im anderen über Gehalt und Beförderung entscheiden. Mehr dazu
KI-Verordnung (AI Act): Die Verordnung (EU) 2024/1689 zur Regulierung künstlicher Intelligenz. Sie verbietet bestimmte Praktiken, etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz, stuft HR-Anwendungen als Hochrisiko ein und verlangt Transparenz bei Chatbots. Mehr dazu
Kompetenzmodell: Eine Beschreibung der Fähigkeiten, die für Stellen oder Stellenfamilien entscheidend sind, meist in drei bis fünf Ausprägungen. Funktioniert nur, wenn es klein genug ist, um gepflegt zu werden. Mehr dazu
Leitender Angestellter: Ein im Betriebsverfassungsgesetz und Arbeitszeitgesetz eng definierter Personenkreis mit eigenständiger Einstellungs- und Entlassungsbefugnis oder vergleichbarer Verantwortung. Deutlich kleiner, als viele Unternehmen annehmen, und deshalb keine Ausrede für fehlende Zeiterfassung. Mehr dazu
Lernmanagementsystem (LMS): Software zur Organisation, Durchführung und Dokumentation von Schulungen und E-Learnings. Besonders wertvoll für Pflichtunterweisungen mit Nachweispflicht. Mehr dazu
Mitbestimmung: Die Beteiligungsrechte des Betriebsrats nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Bei HR-Systemen vor allem § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG für technische Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind, sowie §§ 90, 94, 95 und 99 für Planung, Beurteilung, Auswahl und personelle Einzelmaßnahmen. Mehr dazu
Nachfolgeplanung: Die systematische Sicherung kritischer Rollen durch benannte Nachfolgekandidaten mit Entwicklungsplan und Zeithorizont. Keine Vorstandsangelegenheit, sondern eine Methode für jede Rolle, deren Vakanz dem Unternehmen wehtut. Mehr dazu
Nachweisgesetz: Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen zu dokumentieren. Seit 2025 genügt dafür in den meisten Fällen die Textform, was ein vollständig digitales Pre-Boarding ermöglicht. Mehr dazu
Offboarding: Der strukturierte Prozess beim Austritt: Wissenstransfer, Rückgabe, Deprovisioning, Austrittsgespräch, Alumni-Kontakt. Spiegelbild des Onboardings und ebenso selten gestaltet. Mehr dazu
Onboarding: Der Prozess von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit, mit Pre-Boarding, erstem Tag, Einarbeitung und Feedbackpunkten. Der Prozess mit dem größten Einfluss auf Frühfluktuation. Mehr dazu
Outplacement: Die Unterstützung ausscheidender Beschäftigter bei der beruflichen Neuorientierung, meist durch spezialisierte Berater. Teil eines fairen Trennungsprozesses und oft günstiger als Rechtsstreit und Reputationsschaden. Mehr dazu
Paarvergleich: Der Vergleich des eigenen Entgelts mit dem einer einzelnen Person des anderen Geschlechts, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leistet. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 23. Oktober 2025 genügt er, um die Vermutung einer Benachteiligung zu begründen. Mehr dazu
People Analytics: Die Beantwortung konkreter Entscheidungsfragen der Geschäftsführung mit Personaldaten. Beginnt mit der Frage, nicht mit dem Dashboard, und braucht einen mit Datenschutz und Betriebsrat vereinbarten Rahmen. Mehr dazu
Pre-Boarding: Die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Wird oft vernachlässigt, obwohl in dieser Zeit Zusagen zurückgezogen werden und Bindung entsteht. Mehr dazu
Pulsbefragung: Eine kurze, regelmäßige Mitarbeiterbefragung mit wenigen, über die Zeit stabilen Fragen, meist quartalsweise. Ersetzt die lange Jahresbefragung oder ergänzt sie. Mehr dazu
Referentenentwurf: Der erste Entwurf eines Gesetzes aus einem Bundesministerium, vor dem Kabinettsbeschluss und dem parlamentarischen Verfahren. Zeigt die Richtung, ist aber nicht verbindlich und ändert sich häufig. Mehr dazu
Shared Services: Die Bündelung standardisierbarer HR-Leistungen in einer zentralen Einheit mit Ticketsystem, Wissensdatenbank und definierten Antwortzeiten. Im Mittelstand meist als schlanker HR-Servicedesk umgesetzt. Mehr dazu
Single Source of Truth: Das Prinzip, dass jedes Datenfeld genau ein führendes System hat, aus dem alle anderen Systeme versorgt werden. Beendet die Situation, in der fünf Systeme fünf verschiedene Beschäftigtenzahlen melden. Mehr dazu
Skills-Management: Die Verbindung aus Kompetenzmodell, Erfassung der vorhandenen Fähigkeiten und Ableitung von Lern- und Besetzungsmaßnahmen. Grundlage für strategische Personalplanung und interne Mobilität. Mehr dazu
Stay Interview: Ein Gespräch mit Beschäftigten, die das Unternehmen halten will, über das, was sie hält und was sie gehen lassen würde. Das Gegenstück zum Austrittsgespräch, geführt, solange noch etwas zu ändern ist. Mehr dazu
Stellenbewertung: Die Bewertung von Stellen nach Kriterien wie Wissen, Verantwortung, Belastung und Arbeitsbedingungen, unabhängig von der Person. Grundlage für die Gruppen gleichwertiger Arbeit nach der Entgelttransparenz-Richtlinie. Mehr dazu
Strategische Personalplanung: Die Planung der Fähigkeiten, die das Unternehmen in drei bis fünf Jahren braucht, im Abgleich mit dem vorhandenen Bestand und der Demografie. Unterscheidet sich von der Budgetplanung, die nur Stellen und Kosten kennt. Mehr dazu
Talent-Pool: Eine Sammlung von Kandidatinnen und Kandidaten, die für künftige Stellen infrage kommen, mit dokumentierter Einwilligung zur Speicherung und regelmäßigem Kontakt. Ohne Einwilligung und Pflege ist er rechtlich unzulässig und praktisch nutzlos. Mehr dazu
Time-to-Fill: Die Kalendertage von der Veröffentlichung einer Ausschreibung bis zur Annahme des Angebots. Eine von drei Teilstrecken der Besetzungsdauer, neben Time-to-Approve und Time-to-Start. Mehr dazu
Time-to-Productivity: Die Zeit, bis neue Beschäftigte eine mit dem Fachbereich definierte Produktivitätsschwelle erreichen. Misst die Wirkung des Onboardings und setzt eine Definition je Stellenfamilie voraus. Mehr dazu
Vertrauensarbeitszeit: Ein Arbeitszeitmodell, bei dem Beschäftigte Lage und Verteilung ihrer Arbeitszeit selbst bestimmen. Bleibt auch unter der Erfassungspflicht möglich, die Zeiten müssen trotzdem erfasst werden. Mehr dazu
Wochenhöchstarbeitszeit: Das im Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vom Juni 2026 vorgesehene Modell, das die tägliche Höchstarbeitszeit durch eine durchschnittliche Wochenhöchstarbeitszeit von 48 Stunden ersetzt. Noch nicht beschlossen. Mehr dazu

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