Stammdatenqualität und Single Source of Truth
Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Die Personalabteilung meldet 412 Beschäftigte, die Abrechnung 418, das Controlling 405 und das Active Directory 460 aktive Konten. Alle haben recht, nach ihrer Definition. Niemand kann sagen, wie viele Menschen heute für das Unternehmen arbeiten. Jeder Bericht beginnt mit einer Diskussion über die Zahlen statt über deren Bedeutung.
Stammdaten sind die Grundlage jeder Auswertung, jeder Schnittstelle und jeder Automatisierung. Wenn sie in mehreren Systemen unabhängig gepflegt werden, driften sie auseinander. Die Lösung heißt nicht mehr Sorgfalt, sondern ein führendes System, ein Datenmodell und Schnittstellen, die den Rest versorgen.
Woran Sie es merken
- Organisationseinheiten heißen in jedem System anders, und die Zuordnung von Personen stimmt nirgends ganz.
- Änderungen werden mehrfach erfasst: im HR-System, in der Abrechnung, in der IT.
- Auswertungen beginnen mit Bereinigung. Der Bericht dauert Tage, die Frage hätte Minuten gebraucht.
- Beim letzten Systemwechsel wurden die Daten übernommen, wie sie waren, samt Leichen.
Warum das passiert
Systeme wurden zu verschiedenen Zeiten für verschiedene Zwecke eingeführt. Jedes hat seine eigenen Felder, seine eigenen Pflichtangaben, seine eigene Vorstellung von Organisation. Schnittstellen fehlen oder übertragen nur Teile. Und niemand ist für die Daten als Ganzes verantwortlich, jeder nur für sein System.
So gehen wir vor
- Bestand aufnehmen. Wir erfassen, welche Systeme Personendaten führen, welche Felder, welche Quelle, welche Zuständigkeit. Daraus entsteht eine Landkarte der Datenflüsse mit allen Doppelerfassungen.
- Datenmodell und Führung festlegen. Für jedes Datenfeld wird bestimmt, welches System führend ist und wer es pflegt. Das HR-System führt Person und Organisation, die Zeitwirtschaft Zeiten, die Abrechnung Entgelt. Alles andere sind Kopien, die per Schnittstelle kommen.
- Bereinigen. Dubletten, Leichen, widersprüchliche Zuordnungen und leere Pflichtfelder werden systematisch bearbeitet, mit Regeln und Verantwortlichen, nicht in einer Nachtschicht.
- Schnittstellen und Prüfungen einrichten. Das führende System versorgt die anderen automatisch. Qualitätsregeln prüfen laufend auf Abweichungen, und ein kurzer Bericht zeigt monatlich, wo Daten auseinanderlaufen.
Was Sie davon haben
- Eine Zahl für die Belegschaft, und jeder Bericht beginnt mit dem Inhalt.
- Änderungen werden einmal erfasst und sind überall richtig.
- Systemwechsel, Reporting und Automatisierung werden möglich, weil die Grundlage stimmt.
Aus unseren Projekten
Wenn wir in Projekten die Beschäftigtenzahl aus allen Systemen abfragen, bekommen wir regelmäßig vier oder fünf verschiedene Werte. Die Bereinigung selbst ist weniger Arbeit als erwartet, die Festlegung des führenden Systems je Datenfeld mehr, weil sie Zuständigkeiten verändert. Qualitätsregeln, die monatlich automatisch laufen und Abweichungen an die Verantwortlichen melden, halten die Daten in unserer Erfahrung dauerhaft sauber. Einmalige Bereinigungen ohne Regeln verfallen innerhalb eines Jahres.
Gut zu wissen
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Artikel 5 sachlich richtige und aktuelle Daten und die Löschung, sobald der Zweck entfällt. Verstreute Kopien in mehreren Systemen erschweren beides und machen Auskunftsersuchen zur Suche. Ein Datenmodell mit klarer Führung ist damit auch eine Datenschutzmaßnahme. Für Aufbewahrungsfristen gilt: Abrechnungsunterlagen sechs bis zehn Jahre nach Handels- und Steuerrecht, Personalakten in der Regel drei Jahre nach Austritt, Bewerberdaten sechs Monate nach Absage.
Häufige Fragen
Brauchen wir ein eigenes Stammdatenmanagement-System?
Für HR nicht. Das HR-System ist das Stammdatensystem für Personen und Organisation. Was fehlt, sind meist die Regeln und Schnittstellen, nicht ein weiteres System.
Wie verhindern wir, dass die Daten wieder verfallen?
Durch Verantwortung und Nutzung. Jedes Feld hat einen Eigentümer, Qualitätsregeln laufen automatisch, und die Daten werden in Prozessen gebraucht, die bei Fehlern sofort auffallen. Daten, auf denen die Abrechnung aufbaut, bleiben sauber.
Sprechen wir über Stammdatenqualität und Single Source of Truth
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
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