techport HR Suite

Wissensmanagement-Software mit KI: Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten

Das Wissen Ihres Unternehmens ist vorhanden. Es steckt in Handbüchern, Richtlinien, Prozessbeschreibungen und Betriebsvereinbarungen. Nur findet es niemand, wenn er es braucht. Also fragen Mitarbeitende in der Personalabteilung nach, und HR beantwortet dieselbe Frage zum zehnten Mal.

Das Modul Firmenwissen der techport HR Suite setzt genau dort an. Ein KI-Assistent beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten, nennt zu jeder Antwort die Quelle und sagt offen, wenn Ihre Unterlagen keine sichere Antwort hergeben.

Kennen Sie das?

Die Reisekostenrichtlinie liegt irgendwo auf dem Laufwerk, in drei Fassungen. Welche gilt, weiß niemand genau.
Neue Mitarbeitende stellen in den ersten Wochen dieselben Fragen wie ihre Vorgänger. Die Antworten kommen per E-Mail, und beim nächsten Neuzugang geht es von vorn los.
Das Wiki im Intranet wurde mit viel Einsatz gestartet. Heute pflegt es kaum jemand, und die Suche liefert zwanzig Treffer, aber keine Antwort.
Wer lange im Betrieb ist, weiß, wie die Dinge laufen. Geht diese Person in Rente, geht das Wissen mit. Wie Sie das vorher sichern, beschreibt unsere Beratung zum Wissenstransfer vor dem Ruhestand.

Firmenwissen: die Wissensdatenbank mit KI

Firmenwissen ist eine Wissensdatenbank, die antwortet. Sie laden Ihre Dokumente über die Oberfläche hoch, als PDF, DOCX, Markdown oder Textdatei. Mitarbeitende stellen ihre Frage in eigenen Worten, so wie sie eine Kollegin fragen würden. Der Assistent sucht die passenden Stellen in Ihren Unterlagen und formuliert daraus eine Antwort.

Gut geeignet sind zum Beispiel:

Handbücher und Richtlinien
Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
Betriebsvereinbarungen
Onboarding-Unterlagen

Fragen sind auf Deutsch und Englisch möglich, außerdem auf Französisch und Italienisch. Die Antwort kommt in der Sprache der Frage.

Jede Antwort mit Quellenangabe

Unter jeder Antwort stehen die Quellen, auf denen sie beruht. Ein Klick öffnet die Fundstelle im Detail. So prüfen Mitarbeitende selbst, ob die Antwort stimmt, und lesen bei Bedarf weiter. Für HR bedeutet das: Verbindlich bleibt das Dokument. Der Assistent führt nur schneller dorthin.

Hinweis statt erfundener Antwort

Sprachmodelle neigen dazu, Lücken mit plausibel klingenden Sätzen zu füllen. Firmenwissen zeigt deshalb zu jeder Antwort eine Sicherheitsstufe. Ist die Grundlage in Ihren Dokumenten zu dünn, erhalten Mitarbeitende einen Hinweis statt einer erfundenen Antwort. Bei Personalthemen ist das wichtig. Eine falsche Auskunft zu Urlaub oder Kündigungsfristen macht mehr Arbeit als gar keine.

Rechte je Rolle und Person

Nicht jedes Dokument ist für alle bestimmt. Sie legen fest, wer Firmenwissen nutzen darf: Der Zugriff lässt sich je Person ein- und ausschalten, und Bereiche ordnen Sie einzelnen Rollen zu. Die Rechte prüft das System serverseitig. Wer einen Bereich nicht sehen darf, bekommt daraus auch keine Antworten.

Wissenslücken melden mit „Thema fehlt“

Findet der Assistent keine Antwort, fehlt oft schlicht ein Dokument. Über „Thema fehlt“ melden Mitarbeitende diese Lücke direkt an die Verantwortlichen. So schließen Sie Lücken gezielt, statt auf Verdacht Texte zu schreiben.

Als KI-Antwort gekennzeichnet

Jede Antwort ist als KI-Antwort erkennbar. Das verlangt Art. 50 der EU-KI-Verordnung, der seit dem 2. August 2026 gilt.

Onboarding: Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst

Die ersten Wochen im neuen Job bestehen zu einem guten Teil aus Fragen. Neue Kolleginnen und Kollegen wollen wissen, wo die Vorlagen liegen, wen sie bei IT-Problemen ansprechen und wie die Reisekostenabrechnung funktioniert. Firmenwissen beantwortet solche Fragen jederzeit aus Ihren Onboarding-Unterlagen. Dazu kommen pflegbare Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeitende, damit kein Schritt vergessen wird.

Die Aufgaben für HR, IT, Facility und Führungskraft laufen im Onboarding der Personalverwaltung. Mehr dazu auf der Seite Onboarding-Software.

Wiki-Software oder KI-Assistent?

Viele Unternehmen haben bereits ein Wiki. Das ist kein Widerspruch. Ein Wiki ist stark, wenn mehrere Personen gemeinsam Texte schreiben und strukturieren. Ein KI-Assistent ist stark, wenn Menschen schnell eine Antwort aus vorhandenen Dokumenten brauchen. Der Unterschied im Alltag:

	Wiki-Software	KI-Assistent (Firmenwissen)
Suche	Stichwörter, Ergebnis ist eine Trefferliste	Frage in eigenen Worten, Ergebnis ist eine Antwort mit Quellen
Pflege	Inhalte werden als Wiki-Seiten neu geschrieben	Vorhandene Dokumente werden hochgeladen
Typisches Risiko	Seiten veralten, weil niemand sie pflegt	Eine Antwort fasst falsch zusammen, deshalb Quellen und Sicherheitsstufe
Stärke	Gemeinsames Schreiben und Gliedern	Schneller Zugang zu Wissen, das in Dokumenten steckt

Ein gepflegtes Firmenwiki können Sie als Quelle nutzen: Inhalte exportieren, sofern Ihr Wiki das anbietet, und im Firmenwissen hochladen.

Wissensdatenbank aufbauen in fünf Schritten

Eine Wissensdatenbank mit KI aufzubauen, ist vor allem eine Frage der Auswahl, weniger der Technik.

Fragen sammeln. Notieren Sie zwei Wochen lang, was HR, IT und Führungskräfte gefragt werden. Daraus ergibt sich, welche Themen zuerst hineingehören.
Dokumente auswählen. Nehmen Sie nur die gültige Fassung jeder Richtlinie. Alte Versionen verwirren Menschen und KI gleichermaßen.
Verantwortliche festlegen. Jedes Thema braucht eine Person, die das Dokument aktuell hält und gemeldete Lücken bearbeitet.
Rechte klären. Legen Sie fest, welche Bereiche alle sehen dürfen und welche nur bestimmte Rollen, etwa Führungskräfte oder HR.
Klein starten und auswerten. Beginnen Sie mit einer Abteilung oder mit dem Onboarding. Die Meldungen über „Thema fehlt“ zeigen, was als Nächstes fehlt.

Binden Sie den Betriebsrat früh ein. Ein KI-Assistent, den Beschäftigte nutzen, kann eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sein. Was dabei zu beachten ist, lesen Sie im Ratgeber Betriebsrat und KI.

KI-Wissensmanagement: Datenschutz und Betrieb

Beim KI-Wissensmanagement gelangen interne Dokumente an ein Sprachmodell. Deshalb zählt, wo es läuft und was mit den Inhalten geschieht. Beim Firmenwissen läuft die KI in Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU. Ihre Inhalte werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Für die techport HR Suite insgesamt gilt: Betrieb auf Servern in Deutschland, auf Wunsch als eigene Installation bei Ihnen im Haus.

Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie von uns. Worauf Sie bei KI-Anwendungen allgemein achten sollten, beschreibt unser Ratgeber DSGVO-konforme KI im Unternehmen.

Teil der techport HR Suite

Firmenwissen ist eines von fünf Modulen der techport HR Suite. Personalverwaltung, Recruiting, KI-Bewerberbewertung und Firmenwissen arbeiten in einer Plattform mit gemeinsamer Datenbasis: ein Login, eine Oberfläche, eine Suche. Über die globale Suche (Strg+K) stellen Sie eine Frage an das Firmenwissen direkt aus der Suchleiste, ohne das Modul zu wechseln.

Für den Betriebsrat gibt es einen eigenen Assistenten, der in Gesetzen und Ihren Betriebsvereinbarungen recherchiert. Mehr dazu auf der Seite Software für den Betriebsrat.

Firmenwissen in der Demo sehen

In der Demo zeigen wir Ihnen, wie Firmenwissen mit Beispieldokumenten antwortet, wie Quellen und Rechte funktionieren und wie das Modul mit Personalverwaltung und Recruiting zusammenarbeitet. Den Preis nennen wir Ihnen auf Anfrage, abhängig von Mitarbeiterzahl und Modulen.

Demo anfragen Preis anfragen

Häufige Fragen

Was ist eine Wissensmanagement-Software?

Eine Wissensmanagement-Software, oft auch Wissensmanagement-Tool genannt, sammelt das Wissen eines Unternehmens an einem Ort und macht es auffindbar. Klassische Lösungen sind Wikis oder Dokumentenablagen mit Suche. Neuere Lösungen wie das Firmenwissen der techport HR Suite beantworten Fragen in eigenen Worten mit KI und nennen dazu die Quellen aus den hochgeladenen Dokumenten.

Wie kann ich eine Wissensdatenbank mit KI aufbauen?

Sie bauen eine Wissensdatenbank mit KI auf, indem Sie die gültigen Dokumente auswählen, hochladen und Rechte je Rolle festlegen. Wichtiger als die Technik ist die Auswahl: nur aktuelle Fassungen, eine verantwortliche Person je Thema und ein Weg, fehlende Themen zu melden. Starten Sie mit einem Bereich, etwa dem Onboarding, und erweitern Sie schrittweise.

Erfindet die KI Antworten, wenn sie nichts findet?

Firmenwissen ist darauf ausgelegt, bei zu dünner Grundlage einen Hinweis statt einer erfundenen Antwort zu geben. Jede Antwort hat eine Sicherheitsstufe und nennt die Quellen, auf denen sie beruht. Ganz ausschließen lassen sich Fehler bei Sprachmodellen nicht. Deshalb können Mitarbeitende jede Fundstelle öffnen und selbst prüfen.

Welche Dokumente kann ich hochladen?

Sie können PDF-, DOCX-, Markdown- und Textdateien über die Oberfläche hochladen. Typische Inhalte sind Handbücher, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Betriebsvereinbarungen und Onboarding-Unterlagen. Welche Rolle welchen Bereich sieht, legen Sie selbst fest. Den Zugriff auf das Firmenwissen können Sie außerdem je Person ein- und ausschalten.

Was unterscheidet ein Wiki von einem KI-Assistenten?

Ein Wiki liefert auf Stichwörter eine Liste von Seiten, ein KI-Assistent beantwortet eine Frage in eigenen Worten. Im Wiki schreiben Sie Inhalte neu, beim KI-Assistenten laden Sie vorhandene Dokumente hoch. Beides lässt sich kombinieren: Ein gepflegtes Wiki kann als Quelle für den Assistenten dienen, wenn Sie die Inhalte exportieren.

Werden unsere Dokumente zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein, die Inhalte im Firmenwissen werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Die KI läuft in Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU. Die techport HR Suite wird auf Servern in Deutschland betrieben, auf Wunsch als eigene Installation bei Ihnen im Haus. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie von uns.