techport HR Suite

Betriebsvereinbarung KI: Mustergliederung mit Erläuterungen

Wer KI oder eine neue HR-Software einführt, braucht fast immer eine Einigung mit dem Betriebsrat. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung. Viele Muster im Netz sind entweder sehr allgemein oder auf ein einzelnes Produkt zugeschnitten. Diese Seite bietet einen Zwischenweg: eine Mustergliederung mit 17 Regelungspunkten. Zu jedem Punkt steht, was hineingehört und auf welche Vorschrift er sich stützt.

Die Gliederung ist kein fertiger Vertragstext. Sie hilft Arbeitgeber und Betriebsrat, nichts Wichtiges zu vergessen und die Verhandlung zu strukturieren. Lassen Sie den Entwurf vor dem Abschluss anwaltlich prüfen. Welche Mitbestimmungsrechte bei KI gelten, erklärt der Ratgeber Betriebsrat und KI.

Wann eine Betriebsvereinbarung zu KI nötig ist

Systeme, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das trifft auf praktisch jede HR-Software mit Protokollen zu, mit oder ohne KI. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle. Kriterien für die Personalauswahl brauchen zusätzlich die Zustimmung nach § 95 BetrVG, auch wenn KI beteiligt ist.

Die Betriebsvereinbarung hat zwei Vorteile. Sie gilt unmittelbar und zwingend (§ 77 Abs. 4 BetrVG). Und sie kann nach Art. 88 DSGVO eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sein. Dafür muss sie die allgemeinen Regeln der DSGVO einhalten, insbesondere Art. 5, 6 und 9, und Gerichte prüfen das vollständig (EuGH, 19.12.2024, C-65/23).

Rahmenvereinbarung oder Vereinbarung je System

Praktisch ist eine Rahmenbetriebsvereinbarung für IT und KI mit Anlagen je System. Der Rahmen regelt Grundsätze und Verfahren. Die Anlagen beschreiben das einzelne System: Zweck, Daten, Rollen, Auswertungen. Kommt ein System oder eine Funktion hinzu, ergänzen Sie eine Anlage, statt neu zu verhandeln. Die folgende Gliederung ist so aufgebaut. Wie man ein solches Projekt organisiert, beschreibt unsere Beratungsseite HR-Software und Betriebsrat.

Mustergliederung: Betriebsvereinbarung zu KI und HR-Software

Präambel und Ziele

Kurze Beschreibung, warum die Systeme eingeführt werden und welche Ziele beide Seiten verfolgen. Sinnvoll ist ein Verweis auf den Schutz der Persönlichkeit der Beschäftigten, den Arbeitgeber und Betriebsrat nach § 75 Abs. 2 BetrVG gemeinsam schützen und fördern.

§ 1 Geltungsbereich

Räumlich (Betriebe, Standorte), persönlich (die vom Betriebsrat vertretenen Beschäftigten) und sachlich (die Systeme aus dem Systemverzeichnis in Anlage 1). Klären Sie, ob auch Testsysteme und Schulungsumgebungen erfasst sind.

§ 2 Begriffe

Definieren Sie KI-System, Hochrisiko-KI-System, Protokoll, Auswertung und personenbezogene Daten. Für KI-Systeme bietet sich die Definition aus Art. 3 Nr. 1 der KI-Verordnung an, damit Vereinbarung und Gesetz dieselbe Sprache sprechen.

§ 3 Zweckbestimmung

Je System die erlaubten Zwecke, abschließend in Anlage 2. Eine Nutzung zu anderen Zwecken ist erst nach Änderung der Anlage zulässig. Das ist der wichtigste Schutz gegen schleichende Ausweitung.

§ 4 Grundsätze

Datenminimierung und Zweckbindung (Art. 5 DSGVO), Transparenz gegenüber den Beschäftigten und der Vorrang menschlicher Entscheidungen. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Beschäftigte oder Bewerber trifft ein Mensch (Art. 22 DSGVO).

§ 5 Ausgeschlossene Verwendungen

Halten Sie fest, was nicht geschieht: keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle außer den in Anlage 5 genannten Auswertungen, keine automatischen Absagen, keine Emotionserkennung. Letztere ist am Arbeitsplatz seit 2. Februar 2025 ohnehin verboten (Art. 5 Abs. 1 f KI-VO). Ergänzen Sie, ob Daten, die entgegen der Vereinbarung erhoben wurden, für personelle Maßnahmen verwendet werden dürfen.

§ 6 Daten und Datenquellen

Datenkategorien je System in Anlage 3, dazu die Quellen und Schnittstellen. Besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten nur, soweit Art. 9 DSGVO es erlaubt.

§ 7 Rollen und Berechtigungen

Wer was sehen und ändern darf, steht in Anlage 4. Administrative Zugriffe werden protokolliert. Für Führungskräfte empfiehlt sich die Regel: nur eigene Teams.

§ 8 Auswertungen und Berichte

Eine Positivliste der zulässigen Auswertungen in Anlage 5. Sinnvoll ist eine Mindestgröße für Gruppenauswertungen, damit keine Rückschlüsse auf Einzelne möglich sind. Neue Auswertungen nur nach Ergänzung der Anlage.

§ 9 KI in der Personalauswahl

Bewertungskriterien einer KI-Bewerberbewertung können eine Auswahlrichtlinie nach § 95 BetrVG sein. Regeln Sie, wie Kriterien entstehen und freigegeben werden, ob jede Version die Zustimmung des Betriebsrats braucht, wie Merkmale nach dem AGG ausgeschlossen werden und dass ein Mensch über jede Bewerbung entscheidet. Übersteuern sollte möglich sein, mit Pflicht zur Begründung.

§ 10 Protokollierung

Was protokolliert wird, wozu und wie lange. Betreiber von Hochrisiko-KI müssen automatisch erzeugte Protokolle, soweit sie diese kontrollieren, ab dem 2. Dezember 2027 mindestens sechs Monate aufbewahren (Art. 26 Abs. 6 KI-VO). Vereinbaren Sie, dass Protokolle nicht zur Leistungskontrolle der Nutzenden dienen.

§ 11 Information von Beschäftigten und Bewerbern

Wie Beschäftigte und Bewerberinnen und Bewerber informiert werden (Art. 13 und 14 DSGVO). Bei Hochrisiko-KI kommen ab 2. Dezember 2027 die Informationspflichten nach Art. 26 Abs. 7 und 11 KI-VO hinzu. KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen seit 2. August 2026 so gestaltet sein, dass Nutzende das erkennen (Art. 50 Abs. 1 KI-VO).

§ 12 Datenschutz und Löschung

Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO), Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), Löschfristen je Datenkategorie und der Umgang mit Auskunftsanträgen. Das Löschkonzept steht in Anlage 7.

§ 13 Qualifizierung

Schulungen für alle, die mit den Systemen arbeiten. Art. 4 KI-VO verlangt in der Fassung seit 27. Juli 2026 Maßnahmen, um die KI-Kompetenz des Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau muss nicht garantiert werden.

§ 14 Rechte des Betriebsrats

Unterlagen vor Einführung und Änderungen, lesender Einblick in Konfiguration und Protokolle, Testzugang. Bei der Beurteilung von KI gilt ein Sachverständiger als erforderlich (§ 80 Abs. 3 BetrVG). Person und Auftrag werden näher vereinbart, die Kosten trägt der Arbeitgeber (§ 40 BetrVG).

§ 15 Änderungen, Updates und neue Funktionen

Ein festes Verfahren: Information vor jedem Release mit neuen Funktionen, Bewertung durch den Betriebsrat, Ergänzung der Anlagen. Sicherheitsupdates dürfen sofort eingespielt werden, wenn sie keine neuen Funktionen bringen.

§ 16 Konfliktlösung

Zuerst eine paritätisch besetzte Arbeitsgruppe, danach die Einigungsstelle (§ 76 BetrVG). Möglich ist auch eine ständige Einigungsstelle.

§ 17 Schlussbestimmungen

Inkrafttreten, Kündigung mit drei Monaten Frist, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 77 Abs. 5 BetrVG), Nachwirkung (§ 77 Abs. 6 BetrVG). Die Vereinbarung ist schriftlich niederzulegen und zu unterzeichnen oder elektronisch von beiden Seiten im selben Dokument zu signieren (§ 77 Abs. 2 BetrVG).

Anlagen

Systemverzeichnis
Zweck und Funktionen je System
Datenkategorien und Quellen
Rollen und Berechtigungen
Zulässige Auswertungen
Kriterienkatalog der KI-Bewerberbewertung
Löschkonzept
Informationsschreiben an Beschäftigte und Bewerber

Typische Lücken in bestehenden Vereinbarungen

Viele Unternehmen haben bereits eine IT-Vereinbarung. Prüfen Sie sie auf diese Punkte:

Der Zweck ist offen formuliert, etwa „zur Unterstützung der Personalarbeit“. Damit fällt jede neue KI-Funktion darunter, ohne dass jemand gefragt wird.
Auswertungen sind nicht abschließend aufgezählt.
Protokolle von KI-Anfragen und ihre Verwendung sind nicht geregelt.
Es fehlt ein Verfahren für Updates, also wird jede neue Funktion zur Grundsatzfrage.
Bewertungskriterien für die Personalauswahl sind nicht erfasst, obwohl § 95 BetrVG dafür eine Zustimmung verlangen kann.
Die Pflichten aus der KI-Verordnung ab 2. Dezember 2027 sind noch nicht berücksichtigt.

So unterstützt die techport HR Suite

Eine Betriebsvereinbarung ist nur so gut wie ihre Umsetzung im System. Die techport HR Suite liefert für die Anlagen konkrete Grundlagen:

Rollen und Rechte je Modul für Anlage 4, serverseitig geprüft, mit lückenlosem Änderungsprotokoll.
Definierte Berichte für Anlage 5, etwa Headcount, Ein- und Austritte oder Stellenplan Soll/Ist.
Versionierte Bewertungskriterien für Anlage 6: Jede Freigabe ist eine unveränderliche Version. Kriterien und Protokoll lassen sich exportieren.
Mensch entscheidet: Die KI schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Absagen verschickt das System nie automatisch.
Löschfristen mit automatischer Löschung sowie Auskunft und Export je Person für Anlage 7.
Gebrauchsanweisung und Vorlage „Information für Bewerberinnen und Bewerber“ für Anlage 8.
Kennzeichnung im Firmenwissen: Jede Antwort ist als KI-Antwort erkennbar.
Der [Betriebsrat-Assistent](/hr-software/betriebsrat-software) mit lesendem Einblick in Kriterien und Protokolle und eigener Ablage für Betriebsvereinbarungen.

Betrieb auf Servern in Deutschland, auf Wunsch als eigene Installation bei Ihnen im Haus. Was das für die KI-Verordnung bedeutet, erklärt der Ratgeber KI-Verordnung im Personalwesen, Fragen zum Datenschutz beantwortet unser Ratgeber zu KI und DSGVO. Demo anfragen

Häufige Fragen

Gibt es ein Muster für eine Betriebsvereinbarung zu KI?

Ja, als Mustergliederung wie auf dieser Seite. Ein fertiger Vertragstext passt selten, weil Systeme, Zwecke und Betriebe sich unterscheiden. Nutzen Sie die 17 Regelungspunkte als Gerüst, füllen Sie die Anlagen mit den Angaben Ihrer Systeme und lassen Sie den Entwurf anwaltlich prüfen. Für den Betriebsrat lohnt sich zusätzlich ein Sachverständiger nach § 80 Abs. 3 BetrVG.

Ist eine Betriebsvereinbarung bei KI Pflicht?

Eine Einigung mit dem Betriebsrat ist bei überwachungsgeeigneter Software Pflicht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), sonst entscheidet die Einigungsstelle. Die Betriebsvereinbarung ist dafür die übliche Form. Sie gilt unmittelbar und zwingend für alle Beschäftigten (§ 77 Abs. 4 BetrVG) und kann nach Art. 88 DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sein.

Rahmenvereinbarung oder eine Vereinbarung je System?

Für die meisten Unternehmen ist eine Rahmenbetriebsvereinbarung mit Anlagen je System der bessere Weg. Grundsätze, Rechte und Verfahren werden einmal verhandelt. Neue Systeme und Funktionen kommen als Anlage hinzu. Das spart Zeit bei jedem Update und sorgt dafür, dass für alle Systeme dieselben Regeln gelten.

Was gilt, wenn die Betriebsvereinbarung gekündigt wird?

Eine Betriebsvereinbarung kann mit drei Monaten Frist gekündigt werden, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 77 Abs. 5 BetrVG). In mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten wie § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gelten ihre Regeln danach weiter, bis eine neue Abmachung sie ersetzt (§ 77 Abs. 6 BetrVG). Die Systeme stehen also nicht über Nacht ohne Regeln da.

Kann eine Betriebsvereinbarung die Verarbeitung von Beschäftigtendaten erlauben?

Ja, Art. 88 DSGVO lässt Kollektivvereinbarungen als Rechtsgrundlage zu. Der EuGH hat aber klargestellt, dass sie die allgemeinen Regeln der DSGVO einhalten müssen und gerichtlich voll überprüfbar sind (C-65/23). § 26 BDSG ist nach dem EuGH-Urteil C-34/21 in Teilen nicht mehr anwendbar. Die Vereinbarung sollte deshalb Zweck, Erforderlichkeit und Schutzmaßnahmen genau beschreiben.

Quellen

Abgerufen am 23.10.2026.