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Software auswählen und einführen
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Die meisten gescheiterten Softwareeinführungen scheitern nicht an der Software. Sie scheitern daran, dass die Auswahl mit einer Anbieterpräsentation begann statt mit den eigenen Prozessen, dass die Daten ungeprüft übernommen wurden und dass nach dem Produktivstart niemand mehr zuständig war. Drei Jahre später wird ein Drittel der Funktionen genutzt, der Rest ist Abonnement.
Eine Systemauswahl ist eine Prozessentscheidung mit technischen Folgen. Wer die eigenen Prozesse kennt, kann Anbieter vergleichen. Wer sie nicht kennt, kauft die beste Präsentation.
Woran Sie es merken
- Die Anforderungen bestehen aus einer Wunschliste ohne Priorität und ohne Bezug zu einem Prozess.
- Die Anbieter zeigen jeweils, was sie am besten können, und danach ist die Entscheidung schwerer als vorher.
- Referenzkunden sind vom Anbieter ausgewählt und berichten ausschließlich Gutes.
- Die letzte Einführung hat doppelt so lange gedauert wie geplant, und die Datenübernahme war der Grund.
Warum das passiert
Software wird selten ausgewählt. Die Entscheidung fällt alle acht bis zwölf Jahre, niemand im Haus hat Übung darin, und der Markt ist unübersichtlich. Anbieter sind in Präsentationen besser als im Betrieb, und die Fragen, die später entscheidend sind, werden nicht gestellt, weil niemand weiß, dass sie entscheidend sind: nach dem Datenmodell, nach der Erweiterbarkeit, nach dem Aufwand für Aktualisierungen und danach, wer das System im Haus verwalten kann.
So gehen wir vor
- Anforderungen aus Prozessen ableiten. Wir nehmen die betroffenen Prozesse auf und leiten daraus Anforderungen ab, gewichtet nach Muss, Soll und Kann. Dazu kommen Querschnittsanforderungen: Schnittstellen, Berechtigungen, Datenschutz, Mandantenfähigkeit, Betriebsform, Sprachen und Barrierefreiheit.
- Markt eingrenzen und vergleichbar machen. Wir wählen vier bis sechs Systeme aus, die zu Größe, Branche und Anforderungen passen. Jeder Anbieter bekommt dasselbe Drehbuch mit Ihren Abläufen und einem Auszug Ihrer echten Daten. Bewertet wird, was gezeigt wird, nicht, was zugesagt wird.
- Entscheiden und verhandeln. Wir bewerten anhand der vorher festgelegten Kriterien, rechnen die Kosten über fünf Jahre, führen Referenzgespräche mit Kunden, die Sie auswählen, und prüfen den Vertrag auf Laufzeit, Preisanpassung, Verfügbarkeit, Datenherausgabe und Ausstieg.
- Einführen und verankern. Datenbereinigung vor der Übernahme, Testmigration, Schulung nach Rollen, Produktivstart mit erhöhter Betreuung. Danach bekommt das System einen fachlichen Eigentümer im Haus und einen Plan für die Funktionen, die in Welle zwei folgen.
Was Sie davon haben
- Ein System, das Ihre Prozesse trägt, statt Prozesse, die sich dem System anpassen.
- Eine Einführung, die im Zeitplan bleibt, weil die Daten vorher geprüft wurden.
- Eine Bewertungsmatrix, mit der die Entscheidung auch in zwei Jahren noch begründbar ist.
Aus unseren Projekten
Ohne eigenes Drehbuch entspricht die Reihenfolge der Anbieter nach Präsentationen fast immer der Qualität der jeweiligen Vertriebsmannschaft. Mit Drehbuch und eigenen Daten dreht sich das Bild regelmäßig, weil Anbieter an denselben Stellen ins Stocken geraten, an denen später der Alltag stattfindet. Der zweite verlässliche Befund betrifft die Datenmenge: Die Zahl der zu übernehmenden aktiven Datensätze liegt fast immer deutlich unter der Zahl der vorhandenen. Wer das vor der Auswahl klärt, verhandelt über einen realistischen Migrationsaufwand statt über eine Schätzung.
Häufige Fragen
Cloud oder Betrieb im eigenen Haus?
Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist ein vom Anbieter betriebener Dienst wirtschaftlicher, weil Betrieb, Aktualisierungen und gesetzliche Anpassungen dort liegen. Entscheidend sind Serverstandort, Auftragsverarbeitung, Verfügbarkeitszusagen und die Datenherausgabe bei Vertragsende. Gegen einen externen Betrieb sprechen können Anforderungen an Antwortzeiten in der Produktion oder vertragliche Vorgaben Ihrer Kunden.
Ein System für alles oder mehrere Spezialsysteme?
Ein Kernsystem für die zentralen Prozesse und Daten, dazu Spezialsysteme nur dort, wo das Kernsystem fachlich deutlich schwächer ist, mit sauber dokumentierten Schnittstellen. Entscheidend ist, dass je Datenobjekt ein System führend bleibt. Sonst haben Sie am Ende wieder mehrere Wahrheiten, nur in neuerer Oberfläche.
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Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
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