Lizenzen und IT-Verträge
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
IT-Verträge werden meist einmal verhandelt und danach jährlich verlängert. Über die Jahre verändert sich alles außer dem Vertrag: die Zahl der Nutzer, die Art der Nutzung, die Preisliste des Herstellers und die Bedeutung des Systems für das Geschäft. Sichtbar wird das entweder bei einer deutlichen Preiserhöhung oder bei einer Lizenzprüfung durch den Hersteller.
Lizenzmanagement ist keine juristische Spezialdisziplin. Es geht darum zu wissen, was Sie nutzen, was Sie dafür bezahlen dürfen und was passiert, wenn Sie aufhören wollen.
Woran Sie es merken
- Bei einer Herstelleranfrage zur Lizenznutzung fehlen belastbare Zahlen.
- Verträge verlängern sich automatisch, weil Kündigungsfristen nicht überwacht werden.
- Preiserhöhungen werden akzeptiert, weil ein Wechsel als unmöglich gilt.
- Es ist unklar, ob die Nutzung über Schnittstellen zusätzliche Lizenzen erfordert.
Warum das passiert
Lizenzmodelle sind kompliziert und ändern sich, häufig zugunsten des Herstellers. Zählweisen unterscheiden sich je Produkt: nach benannten Nutzern, gleichzeitigen Nutzern, Geräten, Prozessorkernen oder Umsatz. Bei virtualisierten Umgebungen und bei Zugriffen über Schnittstellen wird es unübersichtlich. Wer nicht regelmäßig prüft, weiß im Zweifel selbst nicht, ob er unter- oder überlizenziert ist, und in beiden Fällen zahlt er zu viel: einmal bei der Nachforderung, einmal dauerhaft.
So gehen wir vor
- Bestand und Nutzung erfassen. Wir stellen den Lizenzbestand aus Verträgen und Belegen der tatsächlichen Nutzung aus den Systemen gegenüber, je Produkt und je Zählweise. Die Differenz ist der Handlungsbedarf, in beide Richtungen.
- Verträge auf die kritischen Punkte prüfen. Wir prüfen Laufzeit, Kündigungsfristen, Preisanpassungsklauseln, Nutzungsumfang, Verfügbarkeitszusagen, Prüfrechte des Herstellers, Datenherausgabe und Mitwirkung bei einem Wechsel. Diese Punkte entscheiden später, nicht der Rabatt bei Vertragsschluss.
- Optimieren und verhandeln. Wir kündigen ungenutzte Zugänge, verteilen Lizenzen um, prüfen günstigere Modelle für Ihre Nutzung und bereiten Verhandlungen mit belastbaren Zahlen vor. Der beste Zeitpunkt liegt deutlich vor dem Ende der Kündigungsfrist.
- Fristen und Nachweise führen. Wir richten eine Übersicht mit Erinnerungen ein und legen fest, welche Nachweise je Produkt aufbewahrt werden, damit eine Herstellerprüfung ohne Suchaktion beantwortet werden kann.
Was Sie davon haben
- Einsparungen, die keine Prozessänderung erfordern.
- Vorbereitung auf Lizenzprüfungen statt Nachforderungen.
- Verträge, die einen Wechsel zulassen und damit Verhandlungsspielraum schaffen.
Aus unseren Projekten
Der Abgleich von gekauften Zugängen mit tatsächlicher Nutzung ist der schnellste Hebel und ergibt in fast jedem Unternehmen einen zweistelligen Prozentsatz an ungenutzten Zugängen. Deutlich riskanter, weil selten geprüft, ist die indirekte Nutzung: Wenn ein System über eine Schnittstelle Daten eines lizenzpflichtigen Systems abruft, verlangen einige Hersteller dafür Lizenzen, auch wenn die Person nie die Oberfläche öffnet. Diese Konstellation entsteht bei Integrationsprojekten fast beiläufig und ist der häufigste Grund für unerwartete Nachforderungen. Wir prüfen sie deshalb bei jedem Integrationsvorhaben mit.
Häufige Fragen
Wie bereiten wir uns auf eine Lizenzprüfung vor?
Indem Sie den Nachweis führen, bevor er verlangt wird: Kaufbelege, Vertragsstände, dokumentierte Zählweise je Produkt und eine aktuelle Auswertung der Nutzung. Klären Sie außerdem intern, wer mit dem Hersteller spricht und welche Daten herausgegeben werden. Prüfrechte sind vertraglich begrenzt, und diese Grenzen sollten Sie kennen, bevor die Prüfung beginnt.
Was gehört in jeden IT-Vertrag?
Fünf Punkte, die im Streitfall zählen: eine Leistungsbeschreibung, die prüfbar ist, geregelte Preisanpassung mit Obergrenze, Laufzeit und Kündigungsfrist ohne automatische Verlängerung über mehrere Jahre, Herausgabe Ihrer Daten in einem nutzbaren Format bei Vertragsende und die Pflicht zur Mitwirkung bei einem Wechsel. Bei Verarbeitung personenbezogener Daten kommt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung hinzu.
Sprechen wir über Lizenzen und IT-Verträge
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
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