IT-Assets und Lizenzen im Griff
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Die Frage, wie viele Geräte und Lizenzen ein Unternehmen besitzt, wird meist mit einer Tabelle beantwortet, die vor einiger Zeit gepflegt wurde. Was tatsächlich im Einsatz ist, weicht davon regelmäßig ab: Geräte, die noch in der Liste stehen und längst entsorgt wurden, Zugänge für Personen, die nicht mehr im Unternehmen sind, und Software, die installiert ist, ohne dass jemand sie nutzt.
Asset-Management klingt nach Verwaltung. Praktisch geht es um drei Dinge: Kosten, die man ohne Nutzungsverlust senken kann, Sicherheitsrisiken durch unbekannte Geräte und Nachweise, die Sie bei einer Prüfung brauchen.
Woran Sie es merken
- Bei einer Lizenzprüfung durch einen Hersteller fehlen Nachweise.
- Zugänge für ausgeschiedene Mitarbeitende sind noch aktiv und werden weiter bezahlt.
- Es ist unklar, welche Geräte im Netz sind und wem sie gehören.
- Vertragsverlängerungen fallen erst auf, wenn die Rechnung kommt.
Warum das passiert
Assets entstehen an vielen Stellen: Einkauf, Fachbereiche, Projekte, Dienstleister. Ihre Erfassung ist Aufgabe der IT, aber die IT erfährt von einem Teil der Beschaffungen erst, wenn Support gebraucht wird. Beim Ausscheiden von Mitarbeitenden funktioniert die Sperrung der Konten meist, die Rückgabe von Geräten und die Kündigung von Zugängen häufig nicht, weil sie in keinem Prozess steht. So entsteht über Jahre eine Lücke zwischen Liste und Wirklichkeit, die niemand absichtlich verursacht hat.
So gehen wir vor
- Bestand automatisiert erheben. Wir erfassen Geräte und installierte Software über die vorhandenen Verwaltungswerkzeuge und den Verzeichnisdienst statt über Umfragen, und gleichen das Ergebnis mit Einkauf und Verträgen ab. Die Differenz ist der eigentliche Befund.
- Verantwortung und Lebenszyklus festlegen. Wir ordnen jedes Gerät einer Person oder einem Bereich zu und definieren die Schritte von Beschaffung über Ausgabe und Wechsel bis zu Rückgabe und Entsorgung, einschließlich der sicheren Löschung.
- Lizenzen mit Nutzung abgleichen. Wir vergleichen gekaufte Zugänge mit tatsächlicher Nutzung und mit den Bedingungen der Verträge. Ungenutzte Zugänge werden gekündigt oder umverteilt, fehlende Rechte werden beschafft, bevor eine Prüfung sie findet.
- Fristen überwachen. Wir führen Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in einer Übersicht und richten Erinnerungen ein, die früh genug vor der automatischen Verlängerung greifen.
Was Sie davon haben
- Kosteneinsparungen, die keine Prozessänderung erfordern.
- Nachweise für Lizenzprüfungen, ohne wochenlange Suche.
- Ein Netz, in dem bekannt ist, welche Geräte sich befinden.
Aus unseren Projekten
Beim ersten Abgleich von gekauften Zugängen mit tatsächlicher Nutzung findet sich in nahezu jedem Unternehmen ein zweistelliger Prozentsatz an Zugängen, die nicht oder von ausgeschiedenen Personen genutzt werden. Das ist der schnellste Einspareffekt in der IT und zugleich der, der am zuverlässigsten zurückkommt, wenn kein wiederkehrender Prüfschritt eingerichtet wird. Der zweite regelmäßige Befund betrifft die Geräterückgabe: Ohne festen Schritt im Austrittsprozess bleiben Geräte über Monate verschwunden, und mit ihnen die darauf gespeicherten Daten.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür ein eigenes Werkzeug?
In kleineren Häusern reicht eine gepflegte Übersicht, die aus vorhandenen Quellen gespeist wird. Ein eigenes Werkzeug lohnt sich ab einigen hundert Geräten, bei mehreren Standorten oder wenn Sie Nachweise für Zertifizierungen führen müssen. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass Zu- und Abgänge automatisch aus den Prozessen entstehen und nicht von Hand nachgetragen werden.
Wie bereiten wir uns auf eine Lizenzprüfung vor?
Indem Sie die Nachweise führen, bevor sie verlangt werden: Kaufbelege, Vertragsbedingungen, Zuordnung der Zugänge zu Personen oder Geräten und eine dokumentierte Zählweise. Besonders aufmerksam sollten Sie bei Serverlizenzen, virtualisierten Umgebungen und indirekter Nutzung über Schnittstellen sein, weil dort die Zählweise vom Bauchgefühl abweicht.
Sprechen wir über IT-Assets und Lizenzen im Griff
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
Weiterführend
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