IT-Kosten und Wertbeitrag
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Die Frage, was die IT kostet, lässt sich in den meisten Unternehmen beantworten. Die Frage, wofür, meistens nicht. In der Buchhaltung steht eine Summe, in der Wartungsverträge, Lizenzen, Hardware, Dienstleister, Cloud-Rechnungen und Personalkosten stecken, verteilt über Kostenstellen, die vor Jahren einmal festgelegt wurden. Sobald jemand gezielt sparen will, fehlt die Grundlage für die Entscheidung, und gespart wird dort, wo es am wenigsten wehtut, statt dort, wo es am wenigsten schadet.
Kostentransparenz in der IT ist kein Controllingprojekt. Es geht darum, drei Fragen beantworten zu können: Was kostet der laufende Betrieb, was kosten Veränderungen, und welcher Bereich verursacht welchen Anteil.
Woran Sie es merken
- Bei der Budgetplanung wird der Vorjahreswert fortgeschrieben, weil eine bessere Grundlage fehlt.
- Cloud-Rechnungen steigen, und niemand kann sagen, welcher Dienst dafür verantwortlich ist.
- Fachbereiche bestellen Leistungen, die zentral bezahlt werden, und merken deshalb nichts von den Kosten.
- Es ist unklar, welcher Anteil des Budgets in den Erhalt des Bestehenden geht und welcher in Neues.
Warum das passiert
IT-Kosten entstehen über viele Jahre und viele kleine Entscheidungen. Verträge verlängern sich automatisch, Lizenzen werden pro Person gekauft und nie zurückgegeben, Testumgebungen laufen weiter, und Cloud-Dienste werden nach Verbrauch abgerechnet, ohne dass jemand den Verbrauch beobachtet. Dazu kommt, dass die Buchhaltung nach Kostenarten gliedert und die IT nach Systemen denkt. Diese beiden Sichten lassen sich ohne Zwischenschritt nicht verbinden, und dieser Zwischenschritt fehlt fast immer.
So gehen wir vor
- Kostenblöcke sichtbar machen. Wir sammeln alle IT-bezogenen Kosten aus Buchhaltung, Verträgen und Abrechnungen ein, auch die, die außerhalb der IT-Kostenstelle laufen. Erfahrungsgemäß taucht dabei ein deutlicher Anteil auf, der vorher nicht als IT-Kosten geführt wurde.
- Nach Betrieb und Veränderung trennen. Wir ordnen jeden Block einer von zwei Kategorien zu: Erhalt des laufenden Betriebs oder Veränderung. Dieses Verhältnis ist die wichtigste Steuerungsgröße der IT, weil es zeigt, wie viel Handlungsspielraum überhaupt vorhanden ist.
- Verursachern zuordnen. Wir ordnen Kosten den Bereichen zu, die sie auslösen, über einfache und nachvollziehbare Schlüssel wie Anzahl Nutzer, Anzahl Geräte oder genutzte Module. Ziel ist keine Umlagegenauigkeit auf den Euro, sondern ein Gespräch mit den Fachbereichen auf Basis von Zahlen.
- Wertbeitrag belegen und steuern. Wir verbinden Kosten mit Wirkung: eingesparte Arbeitszeit, verkürzte Durchlaufzeiten, vermiedene Ausfälle, ermöglichtes Wachstum. Dazu kommen wenige Kennzahlen, die regelmäßig berichtet werden, damit die Diskussion nicht einmal jährlich in der Budgetrunde stattfindet.
Was Sie davon haben
- Eine Grundlage für Entscheidungen über Einsparungen, die den Betrieb nicht gefährden.
- Fachbereiche, die Kosten kennen und deshalb anders bestellen.
- Ein belegbares Verhältnis von Betrieb zu Veränderung, das zeigt, wie viel Spielraum die IT hat.
Aus unseren Projekten
Wenn wir Kosten zum ersten Mal vollständig zusammentragen, liegt die tatsächliche Summe regelmäßig deutlich über der, die in der IT-Kostenstelle sichtbar ist. Die Differenz steckt in Fachbereichsbudgets, in Wartungsanteilen von Maschinenverträgen und in Cloud-Diensten auf Firmenkreditkarten. Der zweite wiederkehrende Befund betrifft Lizenzen: Zwischen zehn und zwanzig Prozent der bezahlten Zugänge werden nicht oder von ausgeschiedenen Personen genutzt. Beides lässt sich ohne technische Änderung heben, und beides kommt nach zwei Jahren zurück, wenn niemand einen wiederkehrenden Prüfschritt einführt.
Häufige Fragen
Wie hoch sollten IT-Kosten im Verhältnis zum Umsatz sein?
Es gibt keinen sinnvollen allgemeinen Zielwert. Die Spanne zwischen Branchen ist größer als die Spanne innerhalb einer Branche, und ein niedriger Wert kann ebenso gut Unterinvestition wie Effizienz bedeuten. Aussagekräftig ist der eigene Verlauf über drei Jahre und die Aufteilung zwischen Betrieb und Veränderung.
Sollen wir IT-Kosten intern verrechnen?
Eine vollständige Leistungsverrechnung lohnt sich im Mittelstand selten, weil der Aufwand hoch und der Streit über Verteilungsschlüssel groß ist. Was fast immer hilft, ist eine transparente Zuordnung ohne echte Verrechnung: Jeder Bereich sieht, was er verursacht, ohne dass Geld verschoben wird. Das verändert das Bestellverhalten bereits deutlich.
Sprechen wir über IT-Kosten und Wertbeitrag
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
Weiterführend
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