Change-Kommunikation bei HR-Projekten
Von Redaktion techport.ai, HR-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Die Zeiterfassung wurde im Januar eingeführt. Die Betriebsvereinbarung war verhandelt, das System getestet, die Schulung gehalten. Im März erfassen 60 Prozent der Verwaltung ihre Zeiten, der Rest trägt am Monatsende nach, was er noch weiß. Die Führungskräfte sagen, sie hätten keine Zeit, das zu kontrollieren. Die Belegschaft sagt, niemand habe erklärt, was mit den Daten passiert. Der Betriebsrat sagt, genau das habe er vorhergesagt.
Technisch war das Projekt ein Erfolg. Praktisch hat es sein Ziel verfehlt. Der Unterschied liegt in der Kommunikation: wer wann was erfährt, wer gefragt wurde, wer die Fragen beantwortet, und ob jemand nach dem Go-live hinschaut.
Woran Sie es merken
- Die Kommunikation beginnt mit der Ankündigung des Go-live. Davor war das Projekt vertraulich.
- Führungskräfte können die Fragen ihrer Teams nicht beantworten, weil sie dieselben Informationen bekommen haben.
- Die Schulung war eine Systemschulung. Niemand hat erklärt, warum sich der Prozess ändert.
- Einwände aus den Fachbereichen gelten als Widerstand, nicht als Rückmeldung.
- Nach dem Go-live wird das Projektteam aufgelöst. Nutzungszahlen gibt es nicht.
Warum das passiert
HR-Projekte werden als Systemprojekte geplant, mit Meilensteinen für Technik und Vertrag. Kommunikation ist ein Arbeitspaket am Ende, Beteiligung ein Risiko für den Zeitplan. Dabei kostet fehlende Beteiligung am Ende mehr Zeit als jede Abstimmungsrunde, weil Probleme im Konzept erst nach dem Go-live sichtbar werden, wenn sie teuer sind.
So gehen wir vor
- Betroffene und Fragen erfassen. Wer ist von der Änderung betroffen, was ändert sich konkret für jede Gruppe, welche Fragen und Sorgen wird sie haben. Daraus entsteht ein Kommunikationsplan nach Gruppen und Zeitpunkten, nicht eine Ankündigung für alle.
- Beteiligen, bevor entschieden ist. Vertreterinnen und Vertreter der betroffenen Gruppen arbeiten am Konzept mit, in Tests und Pilotbereichen. Ihre Einwände verbessern das Konzept und machen sie zu Fürsprechern.
- Führungskräfte zuerst. Führungskräfte erfahren früher und mehr, bekommen Antworten auf die Fragen ihrer Teams und einen klaren Auftrag, was sie tun sollen. Eine Führungskraft, die erklären kann, ist mehr wert als jede Intranet-Kampagne.
- Nutzung messen und nachsteuern. Nach dem Go-live wird gemessen, wer das Neue nutzt und wer nicht, nach Bereichen, mit Rückfragen nach den Gründen. Das Projekt endet, wenn die Nutzung da ist, nicht beim Go-live.
Was Sie davon haben
- Das Neue wird genutzt, und damit entsteht der Ertrag, mit dem die Investition begründet wurde.
- Widerstand wird früh sichtbar und verbessert das Konzept, statt es nach dem Go-live zu blockieren.
- Führungskräfte werden zu Trägern der Veränderung statt zu Betroffenen.
Aus unseren Projekten
Wenn wir die Nutzung 90 Tage nach einem Go-live messen, liegt sie bei Projekten ohne geplante Kommunikation und Beteiligung häufig deutlich unter dem, was das Projektteam angenommen hatte. Die Bereiche mit der höchsten Nutzung sind fast immer die, die am Pilot beteiligt waren. Und die wirksamste Maßnahme, die wir kennen, ist unspektakulär: Führungskräfte bekommen die Informationen eine Woche vor ihren Teams und eine Liste der Fragen, die kommen werden.
Gut zu wissen
Die Mitbestimmung des Betriebsrats ist Teil der Beteiligung, ersetzt sie aber nicht. Eine Betriebsvereinbarung regelt die Rechtslage, nicht die Akzeptanz. Umgekehrt ist ein Betriebsrat, der früh einbezogen wurde und das Konzept trägt, der wirksamste Kommunikationskanal in die Belegschaft, den ein Projekt haben kann.
Häufige Fragen
Wie viel Kommunikation ist zu viel?
Es gibt selten zu viel, aber oft zu viel auf einmal und zum falschen Zeitpunkt. Ein Plan mit kurzen Botschaften über mehrere Monate wirkt besser als eine große Veranstaltung zum Go-live.
Was, wenn die Geschäftsführung das Projekt nicht sichtbar unterstützt?
Dann wird es von der Belegschaft als HR-Projekt gelesen und entsprechend behandelt. Sichtbare Unterstützung der Geschäftsführung ist die wichtigste einzelne Maßnahme. Wir klären vor Projektstart, wie sie aussieht und wann sie stattfindet.
Sprechen wir über Change-Kommunikation bei HR-Projekten
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
Weiterführend
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