Anwendungslandschaft aufräumen
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Die Frage, wie viele Anwendungen im Einsatz sind, wird in mittelständischen Unternehmen fast immer zu niedrig beantwortet. Gezählt werden die großen Systeme. Nicht gezählt werden Fachanwendungen einzelner Abteilungen, Cloud-Dienste mit monatlicher Abrechnung, selbstgebaute Datenbanken und die Tabellen, die faktisch Systeme sind, weil ein Prozess ohne sie stehen bleibt.
Eine Übersicht der Anwendungslandschaft ist kein Selbstzweck. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Sie Kosten senken, Systeme ablösen, Sicherheit beurteilen und neue Anforderungen einordnen können. Ohne sie beginnt jedes Vorhaben mit derselben Suche.
Woran Sie es merken
- Bei der Frage nach einer Liste aller Systeme entsteht eine Diskussion darüber, was als System zählt.
- Für dieselbe Aufgabe gibt es in zwei Bereichen zwei verschiedene Werkzeuge.
- Niemand kann sagen, welche Anwendung welche Daten führt und wo Kopien liegen.
- Bei einer Sicherheitsmeldung dauert die Prüfung, ob Sie betroffen sind, mehrere Tage.
Warum das passiert
Anwendungen kommen ins Haus, weil ein konkretes Problem gelöst werden musste, oft schnell und oft aus einem Fachbereich heraus. Sie verschwinden aber nicht, wenn das Problem gelöst ist oder ein größeres System die Aufgabe übernimmt. Für die Abschaltung ist niemand zuständig, sie bringt niemandem einen sichtbaren Vorteil, und es besteht immer das Restrisiko, dass noch jemand damit arbeitet. So wächst die Landschaft in eine Richtung: nach oben.
So gehen wir vor
- Bestand erheben. Wir erfassen Systeme aus mehreren Quellen gleichzeitig: Verträge und Rechnungen, Netzwerkzugriffe, Anmeldedaten des Verzeichnisdienstes und Gespräche in den Fachbereichen. Erst die Kombination liefert ein vollständiges Bild, jede Quelle allein hat blinde Flecken.
- Auf wenige Merkmale reduzieren. Wir beschreiben je Anwendung nur, was für Entscheidungen nötig ist: unterstützter Prozess, fachlicher Eigentümer, Anzahl Nutzer, geführte Daten, Schnittstellen, Betriebsform, Kosten, Vertragsende und technischer Zustand.
- Bewerten und Kandidaten benennen. Wir markieren Dubletten, Systeme ohne Eigentümer, Systeme ohne Herstellerunterstützung und solche, deren Funktion ein vorhandenes System bereits abdeckt. Daraus entsteht eine Liste von Kandidaten für Ablösung, Zusammenlegung oder Kündigung.
- Pflege verankern. Wir legen fest, wer die Übersicht führt und bei welchen Anlässen sie angefasst wird, mindestens bei jeder Neuanschaffung und jeder Vertragsverlängerung. Ohne diesen Schritt ist die Arbeit in zwei Jahren wieder zu machen.
Was Sie davon haben
- Eine Grundlage, mit der Sie Kosten und Risiken je System beurteilen können.
- Schnelle Antworten, wenn eine Sicherheitslücke bekannt wird oder ein Kunde Nachweise verlangt.
- Konkrete Kandidaten für Einsparungen, die keine Prozessänderung erfordern.
Aus unseren Projekten
Wenn wir Verträge, Netzwerkdaten und Fachbereichsgespräche zusammenführen, liegt die tatsächliche Zahl der Anwendungen regelmäßig beim Zwei- bis Dreifachen der ersten Schätzung. Ein Teil davon sind Dienste mit kleinen Monatsbeträgen, die einzeln unauffällig sind und in Summe deutlich zu Buche schlagen. Der zweite regelmäßige Befund sind Systeme ohne benannten fachlichen Eigentümer. Diese Systeme sind erfahrungsgemäß am schlechtesten gepflegt und am schwersten abzuschalten, weil sich im Zweifel niemand zuständig fühlt, aber jeder Bedenken hat.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür ein spezielles Werkzeug?
Für die ersten Jahre reicht eine strukturierte Tabelle mit fünfzehn Spalten, sofern sie gepflegt wird. Ein eigenes Werkzeug lohnt sich, wenn Sie mehr als etwa hundert Anwendungen führen, wenn mehrere Standorte eigene Landschaften haben oder wenn Sie Abhängigkeiten zwischen Systemen auswerten wollen. Das Werkzeug löst nicht das Pflegeproblem, es macht es nur sichtbarer.
Wie überzeugen wir Fachbereiche, ein Werkzeug abzugeben?
Nicht mit dem Argument Kosten, sondern mit Ersatz und Aufwand. Wer eine Anwendung abgibt, will wissen, wie sein Prozess danach läuft und wer die Umstellung macht. Wenn beides beantwortet ist und die Daten übernommen werden, ist der Widerstand meist geringer als erwartet. Ohne Antwort auf beides ist er berechtigt.
Sprechen wir über Anwendungslandschaft aufräumen
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
Weiterführend
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