Architektur und Anwendungen · Schwerpunkt
ERP-Strategie und Systemwechsel
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Das ERP ist in den meisten mittelständischen Unternehmen das System, an dem alles hängt: Aufträge, Bestände, Produktion, Rechnungen, Zahlen für die Bank. Genau deshalb wird die Entscheidung über seine Zukunft so lange verschoben, bis sie von außen erzwungen wird, durch das Ende der Herstellerunterstützung, durch eine Anforderung, die das System nicht kann, oder durch den Ausfall der einzigen Person, die es noch anpassen kann.
Eine ERP-Entscheidung ist keine Technikentscheidung. Sie ist eine Aussage darüber, wie das Unternehmen in fünf bis zehn Jahren arbeiten will. Sie lässt sich vorbereiten, und sie lässt sich auf Zahlen stellen, statt sie zwischen Bauchgefühl und Anbieterpräsentation zu entscheiden.
Woran Sie es merken
- Das System ist so stark angepasst, dass ein Versionswechsel im Haus als unmöglich gilt.
- Prozesse laufen an Stellen außerhalb des ERP weiter, in Tabellen und Nebensystemen.
- Der Hersteller hat ein Ende der Wartung angekündigt, und der Termin rückt näher.
- Für Anpassungen gibt es genau eine Person oder genau einen Dienstleister.
Warum das passiert
ERP-Systeme werden über zehn bis zwanzig Jahre betrieben und in dieser Zeit an die Besonderheiten des Unternehmens angepasst. Jede einzelne Anpassung war sinnvoll, in Summe entsteht ein System, das exakt zum Unternehmen passt und deshalb nicht mehr aktualisierbar ist. Gleichzeitig fehlt die Übung: Niemand im Haus hat je einen ERP-Wechsel gemacht, die Erfahrungsberichte aus dem Umfeld sind abschreckend, und die Kosten eines Wechsels sind sichtbar, während die Kosten des Nichtstuns unsichtbar bleiben.
So gehen wir vor
- Zustand und Fristen klären. Wir erheben Version, Wartungsstatus, angekündigte Endtermine, Umfang und Art der Anpassungen, Schnittstellen und den Anteil der Prozesse, der tatsächlich im System läuft. Dazu kommt eine Einschätzung, wie viel Wissen im Haus und wie viel beim Dienstleister liegt.
- Optionen bewerten. Wir stellen drei Wege gegenüber: im System bleiben und modernisieren, auf die aktuelle Generation des Herstellers wechseln oder das System ersetzen. Jeder Weg wird mit Aufwand, Laufzeit, Risiko, Auswirkung auf den Betrieb und Folgekosten über fünf bis sieben Jahre bewertet.
- Anpassungen hinterfragen. Wir gehen die Anpassungen einzeln durch und ordnen sie ein: wirklich unternehmensspezifisch, im Standard der neuen Generation abgedeckt, oder Ergebnis eines Prozesses, den man ändern kann. Diese Prüfung bestimmt Kosten und Dauer eines Wechsels stärker als jede andere Größe.
- Entscheiden und Einführung planen. Wir bereiten die Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung vor und planen im Anschluss die Einführung mit Datenanalyse, Migrationsplan, Testkonzept, Schulung und Rückfallebene. Die Entscheidung fällt auf Basis der Zahlen, nicht auf Basis der besten Präsentation.
Was Sie davon haben
- Eine Entscheidung, die begründet ist und die auch in zwei Jahren noch nachvollziehbar bleibt.
- Eine realistische Schätzung von Aufwand und Laufzeit, bevor Sie sich binden.
- Einen Plan, der die Fristen des Herstellers berücksichtigt statt sie zu ignorieren.
Aus unseren Projekten
Bei der Durchsicht von Anpassungen stellt sich regelmäßig heraus, dass ein erheblicher Teil davon Prozesse abbildet, die es so nicht mehr gibt, oder Funktionen nachbaut, die der aktuelle Standard mitbringt. Wer diese Prüfung vor der Anbieterauswahl macht, verhandelt anders und kalkuliert anders. Der zweithäufigste Befund betrifft die Datenlage: Die Zahl der aktiven Stammdatensätze liegt fast immer deutlich unter der Zahl der vorhandenen, und die Differenz entscheidet über Wochen im Migrationsplan. Beides sind Analysen, die wenige Wochen kosten und die Größenordnung des gesamten Vorhabens verändern.
Gut zu wissen
Wenn Ihr Hersteller ein Wartungsende angekündigt hat, ist der genannte Termin nicht der Termin, zu dem das System aufhört zu funktionieren, sondern der Termin, ab dem Sie keine Sicherheitsaktualisierungen und keine gesetzlichen Anpassungen mehr erhalten. Für SAP ECC 6.0 endet die Standardwartung für die Erweiterungspakete 6 bis 8 zum 31. Dezember 2027, eine kostenpflichtige Verlängerung ist bis Ende 2030 möglich. Da ein ERP-Wechsel im Mittelstand typischerweise zwölf bis vierundzwanzig Monate dauert, ist der Zeitpunkt der Entscheidung wichtiger als der Zeitpunkt der Umstellung. Rechnen Sie außerdem ein, dass gesetzliche Anforderungen wie die elektronische Rechnung im laufenden Betrieb umgesetzt werden müssen, unabhängig davon, ob ein Wechsel geplant ist.
Häufige Fragen
Sollen wir Prozesse anpassen oder das System?
Als Grundregel: Prozesse anpassen, außer dort, wo sie tatsächlich Ihr Geschäft unterscheidbar machen. Erfahrungsgemäß betrifft das einen kleinen Teil der Abläufe, meist in der Fertigung, der Kalkulation oder in einer branchenspezifischen Besonderheit. Alles andere im Standard zu belassen, senkt Einführungskosten und macht künftige Aktualisierungen überhaupt erst möglich.
Was kostet ein ERP-Wechsel im Mittelstand?
Seriös lässt sich das erst nach der Analyse sagen, weil Datenlage, Zahl der Schnittstellen und Umfang der Anpassungen die Spanne bestimmen. Als Orientierung: Die Lizenz- oder Abonnementkosten sind selten der größte Block. Interne Aufwände, Migration, Test und Schulung machen häufig den größeren Anteil aus und werden in Angeboten regelmäßig zu niedrig angesetzt.
Sprechen wir über ERP-Strategie und Systemwechsel
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