IT-Organisation und Rollen
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
In vielen mittelständischen Unternehmen besteht die IT aus wenigen Personen, die alles machen: Anwenderbetreuung, Server, Netz, Projekte, Einkauf, Datenschutzfragen und nebenbei die Erklärung, warum der Drucker nicht druckt. Das funktioniert, solange nichts Größeres passiert. Es funktioniert nicht mehr, wenn das Unternehmen wächst, wenn jemand geht oder wenn ein Projekt gleichzeitig zum Tagesgeschäft laufen soll.
Organisation heißt hier nicht Hierarchie. Es heißt, dass Aufgaben benannt sind, dass für jede wichtige Aufgabe eine Vertretung existiert und dass klar ist, wer bei welcher Frage entscheidet. Das lässt sich auch mit drei Personen erreichen.
Woran Sie es merken
- Wenn eine bestimmte Person im Urlaub ist, warten Entscheidungen und Störungen.
- Fachbereiche wissen nicht, an wen sie sich mit welchem Anliegen wenden sollen.
- Projekte bleiben liegen, weil dieselben Personen den Betrieb sichern müssen.
- Entscheidungen über Systeme fallen dort, wo gerade jemand Zeit hat, nicht dort, wo die Verantwortung liegt.
Warum das passiert
IT-Bereiche im Mittelstand wachsen entlang von Personen, nicht entlang von Aufgaben. Wer zuerst da war, macht das, was zuerst kam, und behält es. Neue Aufgaben landen bei dem, der sie zuerst berührt hat. So entsteht über Jahre ein Muster, das niemand entworfen hat und das in den Köpfen der Beteiligten funktioniert, aber nirgends aufgeschrieben ist. Sichtbar wird das erst, wenn eine dieser Personen ausfällt oder wenn Anforderungen von außen dazukommen, die eine benannte Verantwortung verlangen.
So gehen wir vor
- Aufgaben aufnehmen. Wir listen auf, welche Aufgaben tatsächlich anfallen, vom Anwendersupport über Berechtigungen und Sicherungen bis zu Vertragsverlängerungen und Projektarbeit, und wer sie heute erledigt. Dabei fallen regelmäßig Aufgaben auf, die niemand hat.
- Rollen schneiden. Wir bündeln Aufgaben zu wenigen Rollen, die zur Größe passen, und benennen für jede Rolle eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Dazu gehört auch die Rolle des Systemeigentümers in den Fachbereichen, die in der IT-Organisation gern vergessen wird.
- Entscheidungswege festlegen. Wir klären, welche Entscheidungen operativ getroffen werden, welche eine Abstimmung brauchen und welche der Geschäftsführung vorbehalten sind, mit Wertgrenzen und Beispielen statt mit abstrakten Regeln.
- Wissen sichern. Wir dokumentieren die Aufgaben so, dass eine Vertretung sie übernehmen kann, und richten einen wiederkehrenden Termin ein, an dem der Stand geprüft wird. Ohne diesen letzten Schritt zerfällt die Ordnung innerhalb eines Jahres.
Was Sie davon haben
- Ein Unternehmen, in dem Urlaub und Krankheit keine Sonderlage sind.
- Fachbereiche, die wissen, wohin sie sich wenden, und deshalb weniger auf Zuruf arbeiten.
- Eine Grundlage für die Entscheidung, welche Aufgaben Sie einkaufen und welche im Haus bleiben.
Aus unseren Projekten
Bei der Aufnahme von Aufgaben tauchen fast immer zwei Gruppen auf, die vorher unsichtbar waren. Die erste sind Tätigkeiten, die eine Person seit Jahren nebenbei macht, ohne dass sie in ihrer Stellenbeschreibung stehen, häufig Berechtigungsverwaltung und Lizenzpflege. Die zweite sind Aufgaben, die formal beim Dienstleister liegen, faktisch aber im Haus erledigt werden, weil es schneller geht. Beides ist so lange kein Problem, bis jemand ausfällt oder ein Prüfer nach der Zuständigkeit fragt. Wir dokumentieren beide Gruppen zuerst, weil sie das größte Risiko und den geringsten Änderungsaufwand haben.
Häufige Fragen
Ab welcher Größe braucht ein Unternehmen eine eigene IT-Leitung?
Weniger die Zahl der Beschäftigten entscheidet als die Zahl der Systeme und die Abhängigkeit vom Betrieb. Faustregel: Sobald mehr als zwei Personen in der IT arbeiten oder mehr als ein zentrales System den Umsatz trägt, braucht es eine benannte Leitung mit Zeit für Steuerung. Diese Rolle kann anfangs auch anteilig besetzt oder extern übernommen werden.
Was ist ein Systemeigentümer und warum brauchen wir ihn?
Das ist die Person im Fachbereich, die für Inhalt, Regeln und Weiterentwicklung eines Systems verantwortlich ist, während die IT für Betrieb und Technik verantwortet. Ohne diese Rolle entscheidet die IT über fachliche Fragen, die sie nicht beurteilen kann, und jede Änderung wird zum Abstimmungsvorgang.
Sprechen wir über IT-Organisation und Rollen
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
Weiterführend
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