E-Rechnung umsetzen
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Die elektronische Rechnung ist das Thema, bei dem eine gesetzliche Pflicht direkt auf die Systeme durchschlägt. Anders als bei vielen anderen Anforderungen genügt hier keine Richtlinie: Entweder Ihr System kann eine strukturierte Rechnung empfangen, verarbeiten, erzeugen und archivieren, oder es kann es nicht.
Die Pflicht kommt gestaffelt, und die verbleibende Zeit ist knapper, als sie wirkt, weil die Umsetzung in gewachsenen Systemlandschaften mehrere Beteiligte betrifft: ERP, Buchhaltung, Archiv, Freigabeprozesse und die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Woran Sie es merken
- Eingehende strukturierte Rechnungen werden ausgedruckt und wie bisher bearbeitet.
- Es ist unklar, welches Format Ihre größten Kunden erwarten.
- Die Archivierung speichert das Sichtformat, nicht die strukturierte Datei.
- Die Freigabe von Rechnungen läuft über E-Mail und ist nicht im System abgebildet.
Warum das passiert
Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025, und sie ließ sich mit geringem Aufwand formal erfüllen. Damit wirkte das Thema erledigt, obwohl die eigentliche Umstellung erst beginnt: der Versand strukturierter Rechnungen, die automatische Verarbeitung im Eingang und die Archivierung in der richtigen Form. Weil die Fristen für den Versand später greifen, wandert das Thema in der Prioritätenliste nach unten, und der Aufwand für die Anpassung eines gewachsenen ERP wird unterschätzt.
So gehen wir vor
- Ist-Zustand je Prozessrichtung prüfen. Wir prüfen getrennt für Eingang und Ausgang, was Ihre Systeme heute können: Empfang, Auslesen, Prüfung, Buchung, Freigabe, Erzeugung, Versand, Archivierung. Daraus ergibt sich der tatsächliche Handlungsbedarf.
- Formate und Wege festlegen. Wir klären, welche Formate Sie unterstützen und welche Ihre Geschäftspartner erwarten, und legen die Übertragungswege fest. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, in Deutschland vor allem umgesetzt durch XRechnung und ZUGFeRD.
- Verarbeitung automatisieren. Wir richten die Verarbeitung im Eingang so ein, dass strukturierte Daten übernommen werden statt abgetippt, mit Prüfungen gegen Bestellung und Wareneingang und einer Freigabe, die im System läuft.
- Archivierung und Nachweise sichern. Wir sorgen dafür, dass die strukturierte Datei als Original unveränderbar archiviert wird, und beschreiben den Ablauf in der Verfahrensdokumentation.
Was Sie davon haben
- Erfüllung der Pflichten zum jeweiligen Stichtag, ohne Notlösung.
- Deutlich weniger manuelle Erfassung im Rechnungseingang.
- Kürzere Durchlaufzeiten und dadurch bessere Nutzung von Skonto.
Aus unseren Projekten
Die meisten Unternehmen behandeln die E-Rechnung als Pflichtthema und übersehen den wirtschaftlichen Teil. Der eigentliche Nutzen liegt im Eingang: Wenn strukturierte Daten übernommen werden, entfällt die Erfassung, die Prüfung gegen Bestellung läuft automatisch, und die Freigabe wird nachvollziehbar. In Häusern mit hohem Belegaufkommen ist das der größte Automatisierungshebel im kaufmännischen Bereich. Der zweite regelmäßige Befund: Die Archivierung ist häufig falsch eingerichtet. Archiviert wird die Bilddarstellung, während die strukturierte Datei als Original gilt. Das fällt erst bei einer Prüfung auf.
Gut zu wissen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 sind sonstige Formate mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig. Ab dem 1. Januar 2027 besteht die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr, kleinere Unternehmen haben bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung. Es gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten, wobei die strukturierte Datei aufzubewahren ist.
Häufige Fragen
Reicht ZUGFeRD oder brauchen wir XRechnung?
Beides erfüllt die Anforderungen, wenn die Norm eingehalten wird. ZUGFeRD kombiniert eine strukturierte Datei mit einer Bilddarstellung in einer PDF-Datei und ist für gemischte Empfängerkreise praktisch. XRechnung ist ein reines Datenformat und wird von öffentlichen Auftraggebern verlangt. In der Praxis ist es sinnvoll, beim Empfang beide Formate zu unterstützen und beim Versand das zu wählen, was Ihre Kunden erwarten.
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland?
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst, für grenzüberschreitende Umsätze gelten eigene Regelungen, und auf europäischer Ebene sind weitere Vorgaben zur digitalen Meldung in Vorbereitung. Wer sein System umstellt, sollte diese Entwicklung mitdenken, statt eine Lösung ausschließlich für den heutigen Stand zu bauen.
Sprechen wir über E-Rechnung umsetzen
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