IT-Projekte priorisieren
Von Redaktion techport.ai, IT-Beratung · Zuletzt aktualisiert am
Fast jedes mittelständische Unternehmen hat mehr IT-Vorhaben als Kapazität. Das ist normal. Zum Problem wird es, wenn alle Vorhaben gleichzeitig begonnen werden, weil niemand eine Reihenfolge festlegen will. Dann laufen zwölf Projekte zu je fünfzehn Prozent, jedes einzelne ist erklärbar verzögert, und am Jahresende ist keines fertig.
Ein Portfolio ist keine Liste. Es ist eine Entscheidung darüber, was gerade nicht gemacht wird, und die Bereitschaft, diese Entscheidung auszusprechen.
Woran Sie es merken
- Die Projektliste wird länger, aber es wird nichts abgeschlossen.
- Dieselben Personen sind in sechs Projekten eingeplant, jeweils mit zwanzig Prozent ihrer Zeit.
- Vorhaben starten, weil ein Bereichsleiter Druck macht, nicht weil sie an der Reihe wären.
- Am Jahresende ist das Budget verbraucht, aber niemand kann sagen, was daraus entstanden ist.
Warum das passiert
Priorisierung bedeutet, jemandem abzusagen, und das ist unangenehm. Solange keine gemeinsame Bewertungsgrundlage existiert, ist jede Absage eine persönliche Entscheidung gegen einen Kollegen. Deshalb werden Vorhaben lieber alle gestartet und dann still verzögert. Dazu kommt eine systematische Fehleinschätzung der Kapazität: Geplant wird mit der theoretischen Arbeitszeit, während Betrieb, Störungen und Urlaub in der Praxis die Hälfte davon binden.
So gehen wir vor
- Vorhaben vollständig sammeln. Wir tragen alle Vorhaben zusammen, auch die, die in Fachbereichen ohne IT-Beteiligung geplant sind, und beschreiben jedes in wenigen Sätzen mit Ziel, Nutzen und grobem Aufwand.
- Nach einheitlichen Kriterien bewerten. Wir bewerten jedes Vorhaben nach Nutzen für das Geschäft, Aufwand, Risiko bei Nichtstun und Abhängigkeiten von anderen Vorhaben. Pflichtvorhaben aus rechtlichen Gründen und Vorhaben mit auslaufender Wartung werden getrennt ausgewiesen, weil sie nicht wirklich zur Auswahl stehen.
- Kapazität realistisch gegenüberstellen. Wir ermitteln die tatsächlich verfügbare Projektkapazität im Haus, getrennt nach Rollen und Engpassressourcen, und legen die Vorhaben so lange in die Reihenfolge, bis die Kapazität erschöpft ist. Alles darunter ist die Warteliste, sichtbar und benannt.
- Regelmäßig entscheiden. Wir richten einen kurzen Turnus ein, in dem Fortschritt, Verschiebungen und neue Vorhaben behandelt werden, mit denselben Kriterien wie bei der ersten Bewertung. Damit wird Priorisierung zur Routine statt zur jährlichen Kraftprobe.
Was Sie davon haben
- Weniger gleichzeitige Vorhaben und dadurch mehr abgeschlossene.
- Absagen, die begründet sind und deshalb akzeptiert werden.
- Eine sichtbare Warteliste, die verhindert, dass Vorhaben durch die Hintertür starten.
Aus unseren Projekten
Bei der ersten vollständigen Sammlung finden wir in mittelständischen Unternehmen regelmäßig zwischen dreißig und fünfzig Vorhaben, von denen die IT etwa die Hälfte kennt. Der Rest liegt in Fachbereichen und wird erst sichtbar, wenn eine Schnittstelle oder ein Zugang gebraucht wird. Die zweite verlässliche Beobachtung betrifft die Kapazität: Wenn wir die geplanten Personentage der IT den tatsächlich verfügbaren gegenüberstellen, liegt die Planung im Schnitt beim Doppelten des Möglichen. Diese Gegenüberstellung ist unangenehm und beendet Diskussionen schneller als jede Bewertungsmatrix.
Häufige Fragen
Wie viele Projekte kann eine kleine IT-Abteilung gleichzeitig tragen?
Als Anhaltspunkt: ein größeres Vorhaben und zwei kleinere je Person, die tatsächlich Projektzeit hat, nicht je Kopf in der Abteilung. Entscheidend ist der Engpass, meist eine einzelne Person mit Systemwissen. Wer diesen Engpass in mehr als zwei Projekte gleichzeitig einplant, plant Verzögerung ein.
Wie gehen wir mit Vorhaben um, die von außen vorgegeben sind?
Rechtliche Pflichten und auslaufende Wartung sind keine Kandidaten für die Priorisierung, sondern feste Termine. Sie werden zuerst eingeplant und binden Kapazität, bevor über den Rest gesprochen wird. Diese Trennung verhindert die häufigste Enttäuschung: dass ein sinnvolles Vorhaben ausgewählt und dann von einer Pflicht verdrängt wird.
Sprechen wir über IT-Projekte priorisieren
Im Erstgespräch klären wir in dreißig Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
Weiterführend
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